Hilfe ALSA

Nachfolgend werden die Prozessschritte in ALSA erklärt und beschrieben.

Personalplanung mit ALSA (ALSA PP)

Planung eröffnen

Die Benutzerin / der Benutzer kann zwischen den Planungen bereits eröffneter Schuljahre wechseln und für das nächste Schuljahr eine neue Planung eröffnen.

1 Schuljahr Dropdown-Feld: Über den Pfeil des Dropdown-Feldes am oberen Rand im Modul ALSA Personalplanung (ALSA PP) wählt man eine bereits eröffnete Planung. Der Wechsel zwischen den Planungen verschiedener Schuljahre ist jederzeit möglich und ermöglicht somit beispielsweise während der aktuellen Planung einen Vergleich mit der letztjährigen Planung.

2 Schuljahr eröffnen: Mit dem Plus-Button wird ein Schuljahr eröffnet, für welches noch keine Planung besteht. Im Dialogfenster wird das Schuljahr ausgewählt. Zudem können mit der Auswahl "Basierend auf" Daten eines anderen Planjahres in die neu eröffnete Planung übernommen werden.

Tipps & Tricks: Bevor ein neues Schuljahr eröffnet werden kann, müssen die Feiertage des neuen Schuljahrs in ALSA Ressourcen & Anstellungen (ALSA R/A) erfasst sein. Dies erfolgt über die bisherige Erfassung unter der Rubrik Admin > "Ferien und Feiertage verwalten".

3 Planung löschen: Durch Anklicken des Papierkorb-Buttons löscht man eine bereits eröffnete Planung. Anschliessend kann das entsprechende Schuljahr neu eröffnet werden.

4 Hilfebutton: Erscheint auf einer Seite ein Hilfebutton, können damit Informationen und Bedienungshilfen zur aktuellen Seite geöffnet werden.

Kontingente

Die Benutzerin / der Benutzer erhält einen Überblick über die gesprochenen sowie verplanten Ressourcen. Das heisst konkret, wie viele Ressourcen total zur Verfügung stehen und wie viele davon im ALSA Modul Personalplanung (ALSA PP) bereits einer Organisationseinheit zugeordnet sind. Im Weiteren besteht ein Überblick über die Verteilgefässe und deren Stand bezogen auf die verplanten Ressourcen.

1 Ressourcenkontingente: Die Mitteilung über die offiziell zugeteilten Ressourcen respektive bewilligten Anträge erfolgt im ALSA Modul Ressourcen & Anstellungen (ALSA R/A). Die Eingaben der Ressourcen im ALSA PP erfolgen manuell und können jederzeit überschrieben und / oder ergänzt werden. Damit ist eine frühzeitige Planung vor der definitiven Ressourcensprechung möglich.

Pro Kontingent (Kindergarten/Primarschule oder Sekundarstufe I) gibt es eine eigene Spalte, da die Ressourcen getrennt gesprochen und entsprechend eingesetzt werden müssen.

Das gesamte Ressourcenkontingent steht der Schule, getrennt für die beiden Kontingente, für die Planung zur Verfügung. Die Einheit ist Wochenlektionen bezogen auf das ganze Schuljahr. ALSA rechnet zudem die Wochenlektionen bezogen auf das Schuljahr auf Anzahl Vollzeitäquivalente (VZÄ) um.

Werden Ressourcen in der Planung eingesetzt (Zuordnung in der Rubrik Organisationseinheiten), reduziert sich automatisch der Wert "davon unverplant".

Das Total des Ressourcenkontingents kann auf Verteilgefässe verteilt werden. In einer eigenen Zeile wird angezeigt, wie viele Ressourcen noch keinem Verteilgefäss zugewiesen sind. Über diese Anzeigen wird der Überblick über bewusst zurückgehaltene Ressourcen bewahrt.

Tipps & Tricks: Soll die Planung vor der Bekanntgabe der definitiven Ressourcenkontingente im Februar durch das BKS beginnen, können die Kontingente mittels der erwarteten Schülerinnen- und Schülerzahlen und den Faktoren des laufenden Schuljahrs der Standard- und Zusatzkomponenten annäherungsweise berechnet werden.

2 Verteilgefässe: Verteilgefässe beziehen sich immer auf eines der Kontingente "Kindergarten/Primarschule" (KG/PRIM) oder "Sekundarstufe I" (SEK I). Die Bezeichnung der Verteilgefässe ist frei wählbar und kann so der eigenen Organisation angepasst werden. Sobald Ressourcen aus einem Verteilgefäss verplant werden, reduziert sich das Feld "davon unverplant" des entsprechenden Verteilgefässes um die verplante Anzahl Wochenlektionen. Mindestens ein Verteilgefäss pro zugeteiltem Kontingent muss eingerichtet werden, damit in der späteren Planung der Organisationseinheiten eine Zuordnung möglich ist.

  • Beispiel: Ein Verteilgefäss soll der Stufenschulleitung SeReal zugewiesen werden. Das Verteilgefäss kann den Namen "Leitung SeReal" oder auch den Namen der entsprechen-den Leitungsperson tragen. Dieser Person steht nun der zugeteilte Anteil der Ressourcen aus dem Kontingent "Sekundarstufe I" für die Planung zur Verfügung.

Personen: Übersicht über alle Personen (Personenliste)

Die Personenliste zeigt alle Personen, die zum jetzigen Zeitpunkt bei der Anstellungsbehörde erfasst sind und somit für die Planung zur Verfügung stehen.

1 Noch nicht eingelesene angestellte Personen aus dem der Planung vorangehendem Schuljahr werden hinzugefügt: Durch das Anklicken dieses Symbols werden alle Personen hinzugefügt, die zum Zeitpunkt des vorangehenden Schuljahrs (ausgehend vom Planungszeitraum bei der Anstellungsbehörde) angestellt waren. In der Regel handelt es sich um die Anstellungen des laufenden Schuljahrs.

  • Beispiel: Geplant werden soll das Schuljahr 2020/21. Mit diesem Icon werden alle Personen eingelesen, die im Schuljahr 2019/20 einen gültigen Vertrag besitzen und noch nicht in der Personenliste aufgeführt sind (keine Überschreibung).

2 Bestehende Person zur Planung hinzufügen: Durch das Anklicken dieses Symbols können der Personenliste einzelne Personen hinzugefügt werden. Ist die gewählte Person bereits in der Personenliste vorhanden, wird sie nicht doppelt hinzugefügt, sondern die Details dieser Person werden angezeigt. Mit dieser Funktion können neu erfasste Personen inklusive erstellte Vakanzen und Personen, die zunächst nur mit reduzierten Stammdaten erfasst sind, hinzugefügt werden.

3 Neue Vakanz-Person erstellen: Durch das Anklicken dieses Symbols wird der Personenliste eine Vakanz hinzugefügt. Eine Vakanz besitzt noch keine Personalnummer, da für sie im ALSA Modul Ressourcen & Anstellungen (ALSA R/A) noch keine reduzierten Stammdaten erfasst wurden. Der Vakanz kann ein beliebiger Name gegeben werden. Vakanzen können in der Planung als Platzhalter genutzt und jederzeit 1:1 durch eine Person ersetzt werden.

4 Löschen: Über dieses Symbol kann eine Person aus der Personenliste gelöscht werden. Wird eine Person gelöscht, werden auch alle allfälligen Zuteilungen in der Planung der Organisationseinheiten gelöscht. Eine bereits in ALSA R/A erfasste Person (mit Personalnummer) wird nur aus der Liste der Personenliste gelöscht, nicht aber aus ALSA R/A.

5 Zum Personendetail: Durch das Anklicken der Personalnummer oder des Worts "Vakanz" in farbiger Schrift wird die Detailsicht der Person geöffnet.

6 Auslastung: Die Auslastung zeigt an, ob die Planung mit der Eingabe des Wunschpensums übereinstimmt.

  • a Wunschpensum unterschritten
  • b Wunschpensum eingehalten
  • c Wunschpensum überschritten
  • d Kein Wunschpensum erfasst

7 Verschiebung Jahresarbeitszeit: Dieses Symbol erscheint, sobald im Personendetail für die Person eine Verschiebung der Jahresarbeitszeit in den Berufsfeldern vorgenommen wurde. Ist das Symbol rot, hat eine unerlaubte Verschiebung stattgefunden. Diese muss korrigiert werden.

8 Bemerkung vorhanden: Dieses Symbol erscheint, wenn für die Person im Personendetail eine Bemerkung hinterlegt wurde.

9 Filter Suchbegriff: In der Personenliste kann nach den Begriffen der folgenden Spalten gefiltert werden:

  • Pers.-Nr.
  • Person (Name und Vorname oder Bezeichnung der Vakanz)
  • Geb. Datum
  • Funktion (es kann beispielsweise der Begriff "Primar" eingegeben werden - als Resultat werden alle Personen gefiltert, die in der Lohnfunktion die Bezeichnung "Primar" aufweisen)

10 Filter Auslastung: In der Personenliste kann nach der Auslastung des Wunschpensums gefiltert werden. Es können zum Beispiel alle Personen angezeigt werden, die eine Unterschreitung des Wunschpensums aufweisen. Hat eine Person verschiedene Lohnfunktionen, werden immer alle Lohnfunktionen der Person angezeigt, auch wenn die Auslastung einer der Lohnfunktionen nicht der Filterung entsprechen.

Tipps & Tricks: Über die Lohnfunktion kann die Auflistung der Personen eingegrenzt werden. Wenn man zum Beispiel nur die Personen mit einer Anstellung für den Kindergarten sehen möchte, dann kann man im Suchfeld Kindergarten eingeben. Anschliessend werden nur noch die Personen angezeigt, denen die Funktion "Lehrperson Kindergarten" zugewiesen wurden.

Personen: Personendetail

Die Benutzerin/der Benutzer kann in der Detailplanung weitere Eingaben zu einer Person vornehmen (Wunschpensum, Bemerkungen). Die Detailplanung zeigt zudem die verplante Jahresarbeitszeit pro Lohnfunktion sowie die Aufteilung in die Berufsfelder.

1 Allgemeine Angaben zur Person: Die allgemeinen Daten zur Person sind nicht änderbar. Sofern eine Lehrperson bis zum 31. Januar das 50. oder 60. Altersjahr erreicht hat, erfolgt eine Entlastung von einer Unterrichtslektion respektive zwei Unterrichtslektionen im Berufsfeld Unterricht und Klasse (BF1) auf das zweite Semester. Da die Personalplanung in ALSA immer auf ein ganzes Schuljahr ausgelegt ist, wird dieser Tatsache nur mit einem Hinweis bei dieser Lehrperson unterhalb des Geburtsdatums Rechnung getragen. Das Normalpensum wird beim Semesterwechsel nicht angepasst. Vereinbarte Anpassungen müssen von der planungsverantwortlichen Person in der Planung vorgenommen werden. Die Lohnzahlung ab dem 01. Februar erfolgt korrekt mit Bezug auf das entsprechende neue Normalpensum gemäss Altersjahr.

2 Person durch eine Vakanz ersetzen: Die Person wird durch eine Vakanz ersetzt und verschwindet so aus der Personenübersicht. Diese Funktion ermöglicht die Planung, auch wenn die Nachfolge einer austretenden Person noch nicht geregelt ist.

3 Bemerkungen zur Person erfassen: Die Bemerkungen zu einer Person sind für alle Benutzer und Benutzerinnen der Anstellungsbehörde mit Berechtigung zur Personalplanung einsehbar. Daher sollten nur arbeits- und anstellungsspezifische Bemerkungen erfasst werden, die die Persönlichkeitsrechte der Person berücksichtigen.

4 Pensenplanung:

  • a Funktion: Lohnfunktion(en), für die ein gültiger Vertrag besteht oder welche die Person in der Planung ausüben soll. Durch das Anklicken der Funktion (farbige Schrift) öffnet sich ein Editor, in dem die Höhe des Wunschpensums angepasst werden kann. Die Eingabe des Wunschpensums ist optional.
  • b Normalpensum: Gibt die Anzahl Wochenlektionen oder Wochenstunden für ein 100%-Pensum an.
  • c Wunschpensum: Gibt die genaue Zahl oder den Rahmen in der entsprechenden Einheit an, für die ein Pensum im Schuljahr gewünscht wird.
  • d Verplant: Gibt den bereits verplanten Einsatz in der Einheit des Wunschpensums an.
  • e JAZ verplant: Gibt den bereits verplanten Einsatz in Jahresstunden an (JAZ = Jahres-arbeitszeit).
  • f VZÄ: Gibt den bereits verplanten Einsatz in Vollzeitäquivalent (VZÄ) an.
  • g Auslastung: Zeigt die Einhaltung des Wunschpensums an (rotes Kästchen links = un-terschritten, grünes Kästchen in der Mitte = eingehalten, rotes Kästchen rechts = über-schritten, ohne Farbe = kein Wunschpensum erfasst).
  • h Papierkorb: Löscht die Lohnfunktion der Person. Damit wird die Person in der Planung überall dort herausgelöscht, wo sie mit dieser Lohnfunktion verplant war.
  • i Lohnfunktion hinzufügen: Durch Anklicken dieses Symbols kann eine weitere Lohnfunktion für die Person hinzugefügt werden.

5 JAZ pro Berufsfeld: Die Totalzeile für Jahresarbeitszeit (JAZ) und Vollzeitäquivalent (VZÄ) gibt den verplanten Anteil der JAZ und VZÄ über alle Lohnfunktionen der Person an. Darunter ist die JAZ verteilt auf die einzelnen Berufsfelder aufgeführt (nur bei Lehrpersonen). Die Summe der JAZ aller Berufsfelder entspricht nur dann der Totalsumme JAZ, wenn die Person ausschliesslich als Lehrperson angestellt ist.

6 Verteilung Berufsfelder: Die grafische Darstellung zeigt die Verteilung der JAZ auf die einzelnen Berufsfelder. Die Verteilung erfolgt in erster Linie über die Standardverteilung (BF1: verplante WL * 60 Stunden, BF2-4 = der Rest zu je 1/3). Einsätze, die in der Planung direkt auf das BF4 eingegeben wurden, erscheinen in der Grafik ausschliesslich im BF4 und sind grau dargestellt (fix). Eine fixe Zuweisung kann nur in der Planung korrigiert oder gelöscht werden, indem die Zuordnung von "BF4" auf "Standardverteilung" geändert wird. Ausserdem besteht die Möglichkeit, Jahresarbeitszeit von einem Berufsfeld in ein anderes zu verschieben.

  • j Verschiebung hinzufügen: Durch Anklicken dieses Symbols öffnet sich eine (neue) Verschiebungszeile. Zur Auswahl stehen alle erlaubten Möglichkeiten zur Verschiebung der JAZ von einem Berufsfeld in ein anderes. Es muss die Anzahl der zu verschiebenden Stunden angegeben und es kann optional eine Begründung erfasst werden. Die verschobene Zeit wird orange dargestellt (Verschoben). Sollte eine Verschiebung nicht gewollt sein, muss diese über das Papierkorb-Symbol am Ende der Zeile rückgängig gemacht werden. Die Stunden, die "verschoben" oder "fix" zugeordnet wurden, werden in der Grafik farblich hervorgehoben. Diese Stunden können nicht nochmals verschoben werden.
  • Beispiel: Sind bei einer Lehrperson 35 Stunden im BF4 erfasst und wurden davon 20 Stunden in der Planung bewusst dem BF4 zugeordnet, können für diese Person nur noch maximal 15 Stunden aus dem BF4 in ein anderes BF verschoben werden (die 20 Stunden sind fix). Das Gleiche gilt für bereits verschobene Stunden.
Tipps & Tricks: Der Abschnitt "Verteilung Berufsfelder" wird nur bei Lehrpersonen und erst dann angezeigt, wenn die Lehrperson in einer Organisationseinheit geplant wurde.

Personen: Personendetail einer Vakanz

1 Bezeichnung und Geburtsdatum: Die Bezeichnung der Vakanz kann individuell erfasst werden und das Alter ist standardmässig 30 Jahre (änderbar).

2 Pensenplanung: Für die Vakanz muss eine Lohnfunktion und optional ein Wunschpensum erfasst werden, damit die Vakanz in der Planung wie eine normale Person eingesetzt werden kann.

3 Vakanz durch Person ersetzen: Eine Vakanz kann jederzeit 1:1 durch eine andere Person ersetzt werden. Durch das Anklicken dieses Symbols öffnet sich die Personenliste der Anstellungsbehörde. Durch die Auswahl einer dieser Personen, wird die Vakanz überschrieben und das Geburtsdatum ausgetauscht. Ist die Vakanz in der Planung bereits in einer Organisationseinheit verwendet worden, so wird sie dort (in allen Einsätzen) durch diese Person ersetzt.

Unterrichtsfächer

Die Benutzerin / der Benutzer kann die Unterrichtsfächer der Schule pro Schultyp (Kindergarten, Primarstufe, Sekundarstufe I) verwalten und schafft so einen Überblick über die für die Schule relevanten Unterrichtsfächer. Die vom Kanton vorgegebenen Stundentafeln können eingelesen und die erfassten Unterrichtsfächer wie ein Katalog geführt werden, aus dem die Planung bedient werden kann. Die Verwaltung der Unterrichtsfächer ist optional. Unterrichtsfächer können auch erst bei der Planung für jede Organisationseinheit manuell erfasst werden. Eine weitere Planungsvariante stellt die Fächererfassung für eine Abteilung dar, von der Kopien auf andere Abteilungen eingefügt werden können. Die Unterrichtsfächer müssen aktiv in die Planung eingelesen werden. Eine Änderung unter Unterrichtsfächer führt NICHT automatisch zu einer Anpassung bei einem bereits verwendeten Unterrichtsfach in der Planung.

1 Vorgabe Kanton (Stundentafel) anzeigen: Über diesen Link wird die Schulportalseite aufgerufen, auf der die Stundentafeln des Kantons aufgeschaltet sind.

2 Unterrichtsfach aus Stundentafel generieren: Durch Anklicken dieses Symbols werden alle Unterrichtsfächer aus der Stundentafel eingelesen. Es kann ausgewählt werden, ob das Einlesen pro Schultyp oder über alle Schultypen hinweg ausgeführt werden soll. Das Einlesen der Stundentafel kann jederzeit erfolgen. Allenfalls bereits erfasste Unterrichtsfächer werden dabei nicht verändert. Sollte sich ein Namenskonflikt ergeben, wird die Bezeichnung des erzeugten Unterrichtsfachs mit einer Nummer ergänzt. Die eingefügten Unterrichtsfächer können einzeln oder mittels Mehrfachauswahl gelöscht werden.

  • Hinweis: Für die Schultypen "Kindergarten", "Werkjahr", "Berufswahljahr" und "Integrations- und Berufsfindungsklasse" sind KEINE Stundentafeln hinterlegt. Informationen zu den Stundentafeln dieser Schultypen sind unter dem Link "Vorgaben Kanton (Stundentafel) anzeigen" abgelegt.

3 Schulstufen und Schultypen: Es erscheinen alle Schulstufen (Kindergarten, Primarstufe, Sekundarstufe) mit den jeweiligen Schultypen. Mit dem Pfeil-Symbol kann jede Schulstufe auf- oder zugeklappt werden.

4 Unterrichtsfach hinzufügen: Durch Anklicken dieses Symbols öffnet sich ein Editor, um ein Unterrichtsfach manuell hinzufügen zu können. Es spielt dabei keine Rolle, ob das Symbol oberhalb oder unterhalb der Liste angeklickt wird. Es handelt sich um die gleiche Funktion, immer auf einen Schultyp bezogen. Die Auflistung der Unterrichtsfächer erfolgt alphabetisch.

5 Unterrichtsfächer löschen: Durch Anklicken dieses Symbols werden alle markierten Unterrichtsfächer gelöscht.

6 Stiftsymbol: Ermöglicht Änderungen der Eingaben für dieses Fach. Wird ein bereits in der Planung verwendetes Fach geändert, hat diese Änderung keinen Einfluss auf die Planung. Gewünschte Änderungen in der Planung müssen manuell in jeder betroffenen Organisationeinheit vorgenommen werden.

7 Papierkorb: Löscht das Fach für diesen Schultyp in dieser Übersicht. Wird dieses Fach in der Planung bereits verwendet, bleibt es in der Planung erhalten.

8 Filterfunktionen: Die gesamte Liste kann nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert werden: Freie Textsuche, Schultyp, Lohnfunktion, Pensenkategorie. Die einzelnen Filter können frei kombiniert werden und schränken das Resultat immer weiter ein. Dabei werden nur die Inhalte der Liste eingeschränkt, die Gruppen (Schulstufe und Schultyp) bleiben immer alle sichtbar. Ist eine Schulstufe zugeklappt, werden die Fächer nicht angezeigt, auch wenn sie den Filterkriterien entsprechen würden.

9 Editor Unterrichtsfächer: In den Editor gelangt man durch das Hinzufügen eines neuen Unterrichtsfachs oder durch das Ändern (Stiftsymbol) eines bestehenden Unterrichtsfachs.

  • a Unterrichtsfach: Die Bezeichnung des Fachs ist frei wählbar.
  • b Einheit: Benennt die Einheit der Dotation.
  • c Funktion: Gibt die Lohnfunktion an, welche für das Fach vorgesehen ist. Hier ist die Eingabe optional. Spätestens in der Planung muss jedem Fach eine Funktion zugeordnet werden. Ist die Kombination von Einheit und Funktion nicht kompatibel, kann die Eingabe nicht gespeichert werden (eine Fehlermeldung erscheint beim Versuch zu speichern).
  • d Pensenkategorie: Gibt die Pensenkategorie an, die für die spätere Pensenmeldung verwendet werden soll. Hier ist die Eingabe optional. Spätestens in der Planung muss jedem Fach eine Pensenkategorie zugeordnet werden. Wurde zuvor eine Funktion ausgewählt, orientiert sich die Auswahl der Pensenkategorien an der erlaubten Kombination.
  • e Dotation: Die Spalten der Dotation weisen immer alle Jahrgänge des entsprechenden Schultyps auf. Die Dotation kann pro Jahrgang festgelegt werden oder es kann durch das Setzen eines Hakens markiert werden, dass das Fach für bestimmte Jahrgänge relevant ist. In der Detailplanung wird dann dieses Fach eingelesen, sofern der ausgewählte Jahrgang übereinstimmt.
  • f Speichern und Neu: Neben dem Speichern und Abbrechen besteht die Möglichkeit den Eintrag zu speichern und danach im Editor zu verbleiben, um direkt den nächsten Eintrag vornehmen zu können.
Tipps & Tricks: In der Übergangszeit der gestaffelten Einführung des Aargauer Lehrplans Volksschule auf der Oberstufe werden mit dem Einlesen der Stundentafel die alten sowie die neuen Fächer aufgeführt inklusive der Dotation für die entsprechenden Klassen.
Tipps & Tricks: Die Unterrichtsfächer stehen in einem Katalog der gesamten Anstellungsbehörde zur Verfügung. Änderungen wie die Bezeichnung eines Unterrichtsfachs gelten somit für alle Nutzer des entsprechenden Schultyps.

Organisationseinheiten: Organisation planen

Die Benutzerin / der Benutzer erfasst alle Organisationseinheiten (beispielsweise Abteilungen). Durch die Möglichkeit der Vergabe einer provisorischen Dotation pro Organisationseinheit dient diese Übersicht auch der Grobplanung. Weiterhin gibt sie mittels Symbolen Auskunft über den Stand des Planungsstatus der einzelnen Organisationseinheiten.

1 Organisationeinheit hinzufügen: Durch Anklicken dieses Symbols öffnet sich ein Editor, um eine Organisationseinheit hinzufügen zu können. Es spielt dabei keine Rolle, ob das Symbol oberhalb oder unterhalb der Liste angeklickt wird. Es handelt sich um die gleiche Funktion, immer auf einen Schultyp bezogen.

2 Editor Organisationseinheit: Die im Editor gemachten Einträge werden in die Übersicht übernommen und können hier wieder geändert oder gelöscht werden. Ausserdem wird die Übersicht aufgrund der Detailplanung laufend angepasst.

  • a Bezeichnung: Die Bezeichnung der Organisationseinheit ist frei wählbar.
  • b Schulhaus: Es stehen die in ALSA hinterlegten Schulhäuser zur Verfügung.
  • c Verteilgefäss: Es stehen die Verteilgefässe zur Verfügung, die dem Kontingent des Schultyps entsprechen.
  • d Dotation provisorisch: Es besteht die Möglichkeit einer provisorischen Vergabe von Ressourcen. Diese dient der Grobplanung des Ressourceneinsatzes. Innerhalb eines Schultyps ist die Vergabe in der Übersicht über alle Organisationseinheiten vergleichbar. Im Export Organisationsübersicht (Auswertungen) sind die Werte über alle Schultypen und Schulstufen auswertbar.
  • e Restkontingent: Das Restkontingent im Editor zeigt die Differenz zwischen den zugewiesenen Ressourcen im gewählten Verteilgefäss und den bereits provisorisch verteilten Ressourcen. Der Wert dient zur Übersicht in der Grobplanung, bezieht sich also auf die provisorische Dotation und nicht die effektiv verplanten Wochenlektionen.
  • f Anzahl SuS: Es können die Anzahl Schülerinnen und Schüler (SuS) pro Klasse für diese Organisationseinheit angegeben werden. Alternativ dazu kann eine Klasse als relevant für die Organisationseinheit markiert werden. Eines von beidem ist zwingend, damit ALSA beim Einlesen von Unterrichtsfächern auf die richtigen Stundentafeln zugreifen kann.
  • g Speichern und Neu: Neben dem Speichern und Abbrechen besteht die Möglichkeit, den Eintrag zu speichern und danach im Editor zu verbleiben, um direkt den nächsten Eintrag vornehmen zu können.

3 Stiftsymbol: Ermöglicht Änderungen der Eingaben für diese Organisationseinheit.

4 Papierkorb: Löscht die Organisationseinheit endgültig aus der Planung.

5 Spalte "effektiv": Zeigt die effektiv in der Planung eingesetzte Ressourcenmenge für die Organisationseinheit an. Diese Zelle ist automatisch abgefüllt.

6 Grünes Schloss: Ein grünes Schloss zeigt an, dass die Planung für diese Organisationseinheit abgeschlossen ist. Das Abschliessen einer Planung pro Organisationseinheit erfolgt aktiv durch die verantwortliche Person in der Detailplanung. Ist das Schlosssymbol grau, ist die Planung noch nicht abgeschlossen.

7 Grüne Person: Eine grüne Person zeigt an, dass jedem Unterrichtsfach in einer Organisationseinheit eine Person zugeordnet wurde. Ist das Personensymbol grau, sind in der Organisationseinheit noch Unterrichtsfächer erfasst, denen noch keine Person zugeordnet wurde.

8 Sprechblase: Eine Sprechblase zeigt an, dass für die Organisationseinheit eine Bemerkung erfasst wurde.

9 Totalzeile: Die Totalzeile ist die Summe aller Organisationseinheiten pro Schultyp und stellt die Summe der effektiv verplanten und der provisorisch angenommenen Dotation gegenüber.

10 Organisationseinheit: Durch das Anklicken der farbig hinterlegten Bezeichnung einer bestimmten Organisationseinheit wird die Detailplanung geöffnet.

11 Filterfunktionen: Die gesamte Liste kann nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert werden: Freie Textsuche, Schultyp, Schulhäuser, Verteilgefässe. Die einzelnen Filter können frei kombiniert werden und schränken das Resultat immer weiter ein. Dabei werden nur die Inhalte der Liste eingeschränkt, die Gruppen (Schulstufe und Schultyp) bleiben immer alle sichtbar.

Tipps & Tricks: Als Organisationseinheit können sowohl Jahrgangsklassen, Mehrjahrgangsklassen sowie auch klassenübergreifende Abteilungen (beispielsweise Chor) gebildet werden.

Organisationseinheiten: Detailplanung

Die Benutzerin / der Benutzer erfasst für alle Organisationseinheiten die zugehörenden Unterrichtsfächer und definiert dafür die einzusetzende Lohnfunktion, den Zeitraum für das Unterrichtsfach, das vorgesehene Pensum, sowie die zugehörige Pensenkategorie. Mit der Zuordnung der Person, welche das Unterrichtsfach erteilt, ist die Planung abgeschlossen und für die Pensenmeldung vorbereitet.

Die Ausstattung der Organisationseinheit mit den entsprechenden Unterrichtsfächern kann auf verschiedene Arten erfolgen.

1 Organisationseinheit automatisch ausstatten: Eine leere Organisationseinheit kann automatisch aus dem Unterrichtsfächerkatalog ausgestattet werden. Hierbei werden alle Fächer aus der Übersicht der Unterrichtsfächer eingefügt, die zum Schultyp und Klasse der Organisationseinheit passen. Bei Mehrjahrgangsklassen wird die höhere Dotation eines Faches eingelesen. Sofern dem Fach bereits eine Funktion und eine Pensenkategorie zugeordnet wurden, werden diese ebenfalls eingelesen. Eine Organisationseinheit kann mit dieser Funktion aber auch in eine andere, leere Organisationeinheit kopiert werden. Für die Kopie stehen nur Organisationseinheiten zur Auswahl, die im Jahrgang übereinstimmen. Übernommen werden alle Planungswerte mit Ausnahme der Personen. Ist das Symbol grau, ist eine Organisationseinheit bereits ausgestattet mit mindestens einem Unterrichtsfach. Eine automatische Ausstattung oder eine Kopie kann dann nicht mehr erfolgen.

2 Einzelne Unterrichtsfächer aus dem Unterrichtsfächerkatalog einlesen: Es können einzelne Unterrichtsfächer aus dem Unterrichtsfächerkatalog eingelesen werden (zum Beispiel gleiches Fach infolge Teamteaching). Zur Auswahl stehen nur die Unterrichtsfächer, die zum Schultyp und Jahrgang der Organisationseinheit passen. Alle dem Unterrichtsfach hinterlegten Daten werden übernommen (Dotation pro Klasse, Lohnfunktion und Pensenkategorie).

3 Neues Unterrichtsfach hinzufügen: Es kann ein neues Unterrichtsfach hinzugefügt werden.

4 Unterrichtsfach: Durch das Anklicken der farbig hinterlegten Bezeichnung des Unterrichtsfachs wird der Editor zur Ausstattung des Fachs geöffnet.

5 Papierkorb: Löscht das Unterrichtsfach aus der Organisationseinheit.

6 Abgeschlossen: Mit der Aktivierung dieser Check-Box kennzeichnet man eine Organisationseinheit als fertig geplant.

7 Vorgaben Kanton (Stundentafel) anzeigen: Zur Information kann die Kantonsseite zu den Vorgaben zur Stundentafel im Schulportal aufgerufen werden.

8 Pensum Total / Restkontingent und Dotation provisorisch: Es wird angezeigt, wie viel Pensum für die Organisationseinheit effektiv verplant wurde und dieses wird der provisorischen Dotation der Grobplanung gegenübergestellt. Ausserdem ist ersichtlich, wie viele Wochenlektionen (WL) dem betroffenen Verteilgefäss nach Abzug dieser Planung noch zur Verfügung steht. Alle Angaben sind dafür in Wochenlektionen bezogen auf ein Schuljahr umgerechnet worden.

  • Beispiel: 1 WL für den Zeitraum vom 01.08.-31.01. entspricht auf das ganze Schuljahr ≈ 0,5 WL

9 Ausstattung eines Unterrichtsfachs (im Editor): Für die Ausstattung eines Unterrichtsfachs sind verschiedene Eingaben nötig. Alle Eingaben bis auf die Bezeichnung des Unterrichtsfachs und der Funktion sind zunächst optional. Spätestens für das Übernehmen der Pensenmeldung in ALSA Ressourcen & Anstellungen (ALSA R/A) müssen alle weiteren Eingaben erfolgen. Alle nachfolgenden Eingaben betreffen einzig die entsprechende Organisationseinheit. Es besteht kein automatisches Abfüllen des Unterrichtsfächerkatalogs.

  • a Unterrichtsfach: Die Bezeichnung des Unterrichtsfachs kann jederzeit geändert werden.
  • b Funktion: Sofern dem Fach noch keine Lohnfunktion hinterlegt ist, muss diese hier erfasst werden.
  • c Person: Im Dropdown stehen alle Personen zur Auswahl, die der zuvor ausgewählten Lohnfunktion entsprechen. Ist die gewünschte Person nicht aufgeführt, muss entweder die Funktion angepasst oder bei der Person die gewählte Lohnfunktion hinzugefügt werden.
  • d Pensum / Einheit: Ist die Dotation aus dem Unterrichtsfächerkatalog übernommen worden, kann sie hier bei Bedarf überschrieben werden (Beispiel Halbklassenunterricht). Es stehen nur Einheiten zur Auswahl, die zur ausgewählten Funktion passen.
  • e Zeitraum: Es ist jeder Zeitraum möglich, der sich im ausgewählten Planungsschuljahr befindet.
  • f Berufsfeld: Das Feld wird nur angezeigt, wenn eine Lohnfunktion einer Lehrperson ausgewählt wurde. Standardmässig ist die "Standardverteilung" ausgewählt (vgl. Rubrik Personen). Handelt es sich um ein Fach, das explizit dem Berufsfeld 4 zugewiesen werden soll (besondere Aufgaben für die Schule), kann es hier ausgewählt werden.
  • g Pensenkategorie: Zur Auswahl stehen nur Pensenkategorien, die zur ausgewählten Lohnfunktion passen.
  • h Bemerkung: Zu dem Fach kann eine Bemerkung erfasst werden. In dem Fall erscheint nach der Speicherung in der Übersicht ein Sprechblasensymbol hinter dem Fach.

Pensen übernehmen

Die Benutzerin / der Benutzer kann gemäss dem Stand der Planung eine Pensenübernahme in ALSA Ressourcen & Anstellungen (ALSA R/A) simulieren. Hierbei werden die verplanten Pensen daraufhin überprüft, ob alle Eingaben korrekt und vollständig für eine Pensenübernahme vorliegen.

1 Auswahl des Schultyps: Bevor die Vorschau generiert wird, muss entschieden werden, ob die Vorschau für alle Schultypen oder nur für einen bestimmten Schultyp ausgeführt werden soll. Hierbei ist zu beachten, dass die Übernahme von Pensen in ALSA R/A der folgenden Regel unterliegt: "Für eine Person können Pensen mit einer identischen Pensenkategorie im gleichen Schuljahr nur einmal übernommen werden."

2 Vorschau generieren: Eine Vorschau kann jederzeit durchgeführt werden und führt noch nicht direkt zu einer Pensenübernahme. Wird eine Vorschau generiert, erhält sie den Status "wird erstellt". Je nach Grösse der Datenmengen, kann dies wenige Sekunden bis Minuten in Anspruch nehmen. Der Status ändert sich erst mit dem nochmaligen Aufrufen der Rubrik "Pensen übernehmen" oder Aktualisierung der Internetseite. Ist die Aufbereitung abgeschlossen, ändert der Status auf "Bereit".

3 Aufträge: In der Liste der Aufträge werden alle Aufträge angezeigt, für die eine Vorschau oder in einem zweiten Schritt eine Pensenübernahme stattgefunden hat.

  • a Vorschau generieren: Das Resultat der Vorschau wird geöffnet.
  • b Pensenmeldungen generieren: Das Resultat der Pensenübernahme wird geöffnet. Auch hier ändert der Status von "In Bearbeitung" erst mit dem erneuten Aufrufen der Rubrik in "Abgeschlossen".

Pensen übernehmen: Detailansicht / Protokoll Pensenmeldung generieren

Detailansicht

Die Benutzerin / der Benutzer kann nach dem Generieren der Vorschau einer Pensenübernahme entscheiden, ob diese tatsächlich durchgeführt werden soll. Die Übernahme der verplanten Pensen aus dem ALSA Modul Personalplanung (ALSA PP) führt zu einer Vorerfassung von Pensenmeldungen im ALSA Modul Ressourcen & Anstellungen (ALSA R/A). Diese vorbereitete Pensenmeldung erscheint in der Inbox. Hier muss jeder Pensenmeldung noch der zugehörige Vertrag zugewiesen werden. Ausserdem können in der vorerfassten Pensenmeldung noch Korrekturen vorgenommen werden. Erst das Abschicken der Pensenmeldung aus dem ALSA R/A führt zu einer Übertragung in das kantonale Personal- und Lohnsystem und damit zu einer Lohnzahlungsprüfung.

1 Vorschau - Pensenmeldung möglich: Die erste Tabelle der Vorschau zeigt an, welche Pensenmeldungen korrekt und vollständig sind und in ALSA R/A übernommen werden können. Die Tabelle zeigt alle Einträge an, mit denen bei einer Pensenübernahme die Pensenmeldung ausgefüllt würden. Durch Anklicken der farbig hinterlegten Personalnummer ist es möglich, nochmals auf die Personendetails zu kommen.

2 Pensenmeldungen generieren: Durch Anklicken dieses Buttons werden alle Pensenmeldungen der oberen Tabelle in der Inbox im ALSA R/A übernommen.

Tipps & Tricks: Da pro Person und Pensenkategorie nur einmalig eine Pensenübernahme möglich ist, ist die automatische Übernahme erst sinnvoll, wenn die Planung mehrheitlich oder ganz abgeschlossen ist.

3 Vorschau - Keine Pensenmeldung möglich: Die zweite Tabelle der Vorschau zeigt an, welche Pensenmeldungen gegen eine oder mehrere Prüfregel verstossen und damit nicht von ALSA R/A übernommen werden können. Folgende Begründungen kann es geben:

BegründungErläuterung
Person nicht in DetailplanungEine Person wird in der Detailplanung nicht verwendet
VakanzEs handelt sich um eine Vakanz
Pensum ausserhalb WunschpensumDie verplanten Pensen sind bei einer Funktion nicht im Bereich des Wunschpensums (Wurde kein Wunschpensum eingetragen, wird dies nicht geprüft)
Daten nicht vollständigDie Detailplanung ist nicht komplett (keine Person zugeordnet, kein Pensum erfasst, keine Pensenkategorie zugeordnet)
Pensenmeldung bereits vorhandenFür die Person ist im gleichen Schuljahr bereits ein Pensum mit einer identischen Pensenkategorie beim gleichen Schultyp erfasst
Kein Zugriffsrecht auf die PersonAuf die Person besteht für die Anstellungsbehörde kein Zugriff (mehr)
Nicht regelkonforme Daten in der DetailplanungDie Detailplanung ist nicht valide (beispielsweise eine ungültige Pensenkategorie)

Wurde gegen eine Regel verstossen, liegt die Ursache in der Detailplanung einer Organisationseinheit oder bei der Person. Aus der Tabelle "Keine Pensenmeldung möglich" kann direkt auf diese beiden Bereiche zugegriffen werden.

a Personalnummer: Durch Anklicken der farbig hinterlegten Personalnummer wird der Bereich Personendetail aufgerufen.

b OE: Durch Anklicken der farbig hinterlegten Organisationseinheit wird die Detailsicht der Organisationseinheit aufgerufen.

Tipps & Tricks: Hat man mit Anklicken der farbig hinterlegten Personalnummer oder Organisationseinheit die Seite gewechselt, kommt man mit dem Zurückbutton des Browsers wieder in die Übersicht der Pensenübernahme zurück.

Protokoll Pensenmeldungen generieren

Die Benutzerin / der Benutzer kann sich nach dem Generieren der Pensenmeldungen jederzeit das Protokoll der Generierung der Aufträge anzeigen lassen. Das Protokoll zeigt die zu dem Zeitpunkt generierten Pensenmeldungen an und jene, welche nicht generiert werden konnten.

4 Pensenmeldung generiert: Die erste Tabelle des Protokolls zeigt an, welche Pensenmeldungen in ALSA R/A übernommen wurden.

5 Keine Pensenmeldung generiert: Die zweite Tabelle zeigt an, welche Pensenmeldungen gegen eine oder mehrere Prüfregel(n) verstossen hat / haben und damit nicht übernommen wurden.

Tipps & Tricks: Ein Pensum zwischen einem und drei Monaten (Stundenlohn) wird von ALSA R/A aus dem ALSA PP als eine Pensenmeldung übernommen. In ALSA R/A muss jedoch pro Monat eine Pensenmeldung erfasst und gemeldet werden.

Auswertungen

Die Benutzerin / der Benutzer kann sich alle Eingaben zu den erfassten Organisationseinheiten und der Detailplanung für weitere Analysen nach Excel exportieren. Ausserdem kann aufgrund der Planungsdaten pro Person eine Pensenvereinbarung erstellt werden, die den Einsatz der Person aufzeigt.

1 Export Daten Organisationsübersicht und Detailplanung: Grundsätzlich sind alle Eingabedaten, die in der Rubrik Organisationseinheiten erfasst wurden, auswertbar. Es wird unterschieden zwischen den Daten der Organisationsplanung (alle Organisationseinheiten, Grobplanung) und den Daten der Detailplanung pro einzelner Organisationseinheit. Bereits beim Erstellen der Auswertung ist es möglich, Filter zu setzen, um die Daten für bestimmte Bereiche (Beispiel Schultyp) zu generieren. Wird kein Filter gesetzt, werden alle Daten zu allen Bereichen aufbereitet. Gewisse Filter schliessen sich gegenseitig aus. Sobald der Filter "Schulstufe", "Schultyp" oder "Verteilgefäss" ausgewählt wurde, kann keiner der anderen beiden dazu gewählt werden. In dem Fall ist das Auswahlfeld der anderen Filter grau hinterlegt. Grundsätzlich können Filterungen auch in der späteren Excel-Tabelle vorgenommen werden.

2 Export ausführen: Durch Anklicken dieses Buttons wird die Datenaufbereitung angestossen.

Tipps & Tricks: Die Datei wird in Excel im Format .csv erstellt. Die Datei sollte danach im Excel-Format (.xlsx) abgespeichert werden, um etwaige Änderungen (Bsp. Formeln oder Formatierungen) zu behalten.

3 Pensenvereinbarung: Eine Pensenvereinbarung kann nur für Personen ausgeführt werden, die in der Detailplanung verwendet wurden. Die Pensenvereinbarung wird in einem vordefinierten pdf-Format erstellt. Sie kann über eine oder alle Personen oder gemäss Filter erstellt werden. Die einzelnen pdf-Dateien der Personen werden alle in einer pdf-Datei abgelegt.

  • a Mit oder ohne Details zu Unterrichtsfächern: Vor dem Erstellen kann entschieden werden, ob die Pensenvereinbarung die Zuteilung der Person auf die einzelnen Organisationseinheiten und Unterrichtsfächer ausweisen soll oder nicht. Das Zuschalten wird über die Aktivierung der Checkbox vorgenommen.

ALSA Ressourcen

Inbox

Die Inbox stellt eine Art "To-do-Liste" der angemeldeten Person mit ihrer Rolle dar. Hier werden Anträge aufgeführt, die den Prozess noch nicht fertig durchlaufen haben und für deren Weiterbearbeitung die angemeldete Person zuständig ist. Zudem befinden sich hier ebenfalls die Anträge, welche vom BKS zurückgewiesen oder abgelehnt wurden und durch die Anstellungsbehörde erneut bearbeitet werden muss. Die Inbox ist beim Starten von ALSA die Startseite. Ein Antrag kann durch das Öffnen via Klick auf die Antragsnummer geöffnet und bearbeitet werden. Anträge, die durch die Anstellungsbehörde angestossen aber noch nicht fertig bearbeitet wurden, werden in der Inbox mit dem Status "Erfasst" aufgelistet und können jederzeit weiterbearbeitet werden.

Tipps & Tricks: Übersicht über die Prozesse und in welcher Rubrik sie gestartet werden:
  • Rubrik Ressourcen: Ressourcen beantragen (Weitere Ressourcen, Schulleitungsressourcenänderung, Härtefall, substanzielle Veränderung, Transfer)
  • Rubrik Verträge: Übersicht aller Verträge, Verträge auflösen, Verträge löschen
  • Rubrik Anträge personenbezogen: Geld-, Natural-, Team- und Urlaubsprämien ausrichten, Abwesenheitsmeldung reaktivieren, Personalplanungs-Tool Pensen Import
  • Rubrik Personen: Übersicht aller Personen (bis rückwirkend ein Jahr), Personenstammdaten einsehen und ändern, Person mittels reduzierte Stammdaten erfassen, Pensenmeldungen erfassen, Abwesenheiten melden, Vertrag erstellen, Vertrag ersetzen und auflösen

1 Suchfeld: Über das Suchfeld kann nach Begriffen aus allen vorhandenen Spalten der Auflistung gesucht werden. Die inkludiert auch Teile der Spalte Details wie der Name der Person oder deren Personalnummer.

2 Filtern nach Markierungen: Durch das Setzen einer farbigen Markierung (Fähnchen) im Antragsdetail, welches durch das Anklicken der Antragsnummer in der Inbox erreicht wird, können die Einträge in der Inbox organisiert werden. Die Farben können beliebig eingesetzt werden, beispielsweise für eine Zuordnung zu verschiedenen Personen oder um die Dringlichkeit der Anträge zu kennzeichnen. In der Inbox kann danach nach einer bestimmten Markierungsfarbe gefiltert werden, um nur diejenigen Anträge anzuzeigen, die durch Setzen der entsprechenden Markierung zugewiesen wurden. Um nach mehreren Farben von Markierungen gleichzeitig zu filtern, können diese nacheinander angewählt werden.

3 Hinweise auf Anhänge und Kommentare: Während der Bearbeitung eines Antrags ist es möglich, Kommentare oder in einigen Anträgen zwingend notwendige Anhänge mitzusenden. Damit in der Inbox schneller ersichtlich ist, ob ein Antrag einen Anhang oder einen neuen Kommentar besitzt, wird dieses am Ende der Zeile mit dem Symbol einer Büroklammer für den Anhang und einer Sprechblase für den Kommentar gekennzeichnet.

4 Antrag öffnen: Durch Anklicken der Antragsnummer sind die Antragsdetails ersichtlich.

5 Status: In dieser Spalte wird der Status des Antrags angezeigt. Beispielsweise sind Meldungen mit dem Status "Bewilligt" oder "Eingetragen" solche, die als gelesen markiert werden müssen. Hingegen sind Anträge mit dem Status "Erfasst" erstellte Anträge, die durch die Anstellungsbehörde noch nicht abgeschickt wurden. Beim Status "Zurückgewiesen" kann der Antrag gleich weiterbearbeitet werden.

6 Details: In dieser Spalte werden weitere Informationen zu den Anträgen angezeigt; Beispielsweise das betroffene Schuljahr, die betroffene Person oder das Ressourcenkontingent.

7 Sortierpfeil: Ist der Pfeil neben der Spaltenbezeichnung vorhanden, kann durch Anklicken des Pfeils nach der Spalte alphabetisch auf- oder absteigend sortiert werden.

8 Erstellter: In der Spalte kann über das Kürzel eingesehen werden, welche Person den Antrag erstellt hat beziehungsweise die letzte Änderung vorgenommen hat.

9 Auflistung exportieren: Durch Anklicken des Buttons kann die gesamte Liste der Anträge, die sich zurzeit in der Inbox befinden, in ein beliebiges Format (zum Beispiel eine Excel-Tabelle) exportiert werden.

Tipps & Tricks: Falls in einer Spalte ein Text nicht vollständig oder nur als Kürzel angezeigt wird, kann mit dem Cursor darübergefahren werden. Der vollständige Text wird dann mittels Tooltip angezeigt.
Tipps & Tricks: Ändert eine Anstellungsbehörde die Stammdaten einer Lehrperson, welche noch bei einer weiteren Schule angestellt ist, wird diese über die Änderungen in der Inbox automatisch und anonymisiert durch das System benachrichtigt.

Ressourcen

Die Rubrik Ressourcen beinhaltet alle laufenden und bewilligten Ressourcenanträge. Erfasste und als gelesen zu markierende Anträge sind zusätzlich in der Rubrik Inbox aufgeführt. Bewilligte Anträge können in der Rubrik Ressourcen geöffnet und reaktiviert werden. Noch nicht bewilligte Anträge in der Verantwortung der Sektion Ressourcen BKS können erst nach Abschluss der Überarbeitung weiterbearbeitet oder abgeschlossen werden. Das Lesen des Antrages ist jederzeit möglich.

1 Such- und Filterfunktion: Im Suchfeld kann nach Begriffen aller angezeigten Spalten ausser der Verantwortlichkeit gesucht werden. Werden mehrere Begriffe eingegeben, wird die Suche entsprechend den Begriffen eingeschränkt. Es kann in den zusätzlichen Filtern nach Art der Anträge gefiltert werden und auf nur "laufende Anträge" oder nur "bewilligte Aufträge" eingeschränkt werden.

2 Weitere Ressourcen beantragen (ehemals Förder- und Unterstützungsressourcen): Mit diesem Button werden folgende Ressourcenanträge durch den Schulträger gestartet:

Im Schuljahr 2019/2020

  • Begabtenförderung Musik
  • Instrumentalunterricht/Ensemble
  • Imstrumentalunterricht/Ensemble 6. Klasse
  • Regionaler Integrationskurs RIK
  • Ëinschulungsvorbereitungskurs EVK Asyl
  • Begabtenforderung Einzel- oder Gruppenunterricht
  • Begabtenforderung ergänzende schulische Massnahmen
  • DaZ Intensivunterricht und Stützunterricht ab 3. Klasse Primarschule
  • DaZ Kindergarten und Stützunterricht bis 2. Klasse Primarschule
  • DaZ Verlängerung
  • Einschulungsbegleitung
  • Kommunaler Integrationskurs KIK
  • Krisenassitenzen
  • Stützunterricht Englisch/Französisch
  • Verstärkte Massnahmen/UME

Ab Schuljahr 2020/2021

  • Begabtenförderung kantonal
  • Begabtenförderung Musik
  • Instrumentalunterricht / Ensemble
  • Instrumentalunterricht / Ensemble 6. Klasse
  • Regionaler Integrationskurs RIK
  • Einschulungsvorbereitungskurs EVK Asyl

3 Schulleitungsressourcenänderung beantragen: Schulleitungsressourcen werden basierend auf der Schülerzahl und der Organisationsform der Schule jeweils für drei Jahre gesprochen. Ergibt sich innerhalb der drei Jahre eine substanzielle Veränderung der Schülerzahlen, kann die Schule eine Zwischenveranlagung für ein neues Schulleitungspensum beantragen. Bestätigt die Sektion Ressourcen BKS den Bedarf nach einem höheren Schulleitungspensum, wird das bewilligte Pensum im System eingetragen.

4 Härtefall: Die Sektion Ressourcen BKS kann einem Schulträger im Härtefall ausnahmsweise für eine beschränkte Zeit situationsadäquat zusätzliche Ressourcen zu den Ressourcenkontingenten zuteilen.

5 Substanzielle Veränderung: Erhöht sich die Schülerzahl im Kindergarten und in der Primarschule oder auf der Oberstufe gegenüber den für die Berechnung relevanten statistischen Werten des Vorjahrs, kann mit dem Prozess der Substanziellen Veränderung geprüft werden, ob die Erhöhung der Schülerinnen und Schüler gemäss der Ressourcenverordnung als substanziell gilt und für wie viele Schülerinnen und Schüler entsprechende Ressourcen zugeteilt werden können. Eine substanzielle Veränderung liegt vor, wenn die Erhöhung der Schülerzahl mehr als 5% der Ressourcenkontingente, mindestens aber fünf Schülerinnen und Schüler beträgt.

6 Transfer: Schulen, deren Schülerinnen und Schüler pädagogische Leistungen bei anderen Schulträgern oder bei Sprachheilverbänden beziehen, können Ressourcen aus dem Ressourcenkontingent an jene transferieren. Die Anzahl der zu transferierenden Ressourcen werden zwischen Nehmer und Geber vereinbart. Der Nehmer-Schulträger startet den Prozess.

7 Auflistung exportieren: Durch Anklicken des Buttons kann die gesamte Auflistung der Ressourcenanträge als csv-Datei in eine Excel-Tabelle exportiert werden.

Härtefall

Für Härtefallressourcen wählt man das entsprechende Schuljahr und das betroffene Ressourcenkontingent. Mittels anschliessendem Klick auf den Speichern-Button gelangt man zum eigentlichen Formular. Falls bereits für dasselbe Schuljahr und Kontingent ein Härtefall beantragt und bewilligt wurde, kann kein neuer Antrag erfasst werden. In diesem Fall muss der letzte bewilligte Härtefall-Antrag aufgerufen und reaktiviert werden.

1 Antrag abschicken: Mit Klick auf den Haken wird der Antrag, mit der Möglichkeit zur Erfassung eines Kommentars, an die Sektion Schulaufsicht des BKS versendet.

2 Antrag löschen: Klickt man auf das "X", wird der Antrag gelöscht. Der Antrag ist anschliessend mit dem Status "Gelöscht" unter der Rubrik Ressourcen aufgeführt. Will man anschliessend doch einen Antrag stellen, startet man den Prozess neu.

3 Formular: In diesem Bereich werden die Informationen zum Härtefall erfasst und angezeigt.

  • a Neue Gruppe: Mit diesem Button werden Gruppen erstellt. Eine Gruppe ist beispielsweise ein einzelner Schüler oder eine Schülergruppe, für die während einem bestimmten Zeitraum Ressourcen beantragt werden sollen.
  • b Periode hinzufügen: Innerhalb einer Gruppe kann der Bedarf pro Zeiteinheit (Periode) verschieden ausfallen. Beispielsweise benötigt man für einen Schüler für den ersten Monat zwei Wochenlektionen und anschliessend bis zum Ende des ersten Semesters nur noch eine Wochenlektion. Die Zeiträume innerhalb einer Gruppe dürfen sich dabei nicht überschneiden.
  • c Bearbeitung einer Zeile: Mit Klick auf das Bleistift-Symbol kann man eine bereits erfasste Zeile ändern.
  • d Löschen einer Zeile: Eine erfasste Zeile kann mit Klick auf den Papierkorb wieder gelöscht werden.
    Beim Erstellen einer neuen Gruppe (a), beim Hinzufügen einer neuen Periode (b) oder mit Klick auf das Bearbeiten-Symbol (c) gelangt man in den Editor, um die nötigen Eingaben zu erfassen oder zu ändern. Die Referenz dient der Schule als interne Referenz, um einen Fall konkret zuordnen zu können. Die Bemerkung dient der Schule zur Erfassung von weiteren fallbezogenen Informationen.

4 Anhänge: Zusätzliche Dokumente zum Härtefall, beispielsweise schulpsychologische Gutachten oder Berichte von Lehrpersonen, können dem Antrag hinzugefügt werden.

Beilage zum Antrag Härtefallressourcen

5 Historie: Wie in ALSA üblich, können im Abschnitt Historie die vergangenen Prozessschritte des Antrags eingesehen werden.

Der Härtefallantrag wird in erster Instanz durch die Sektion Schulaufsicht im BKS geprüft. Sie empfiehlt der Sektion Ressourcen die Bewilligung oder die Ablehnung des Antrags – gegebenenfalls mit Anpassungen. Bei unklaren Angaben wird der Antrag mit einem Kommentar an die Schule zur Ergänzung zurückgewiesen. Solange ein Antrag beim BKS in Bearbeitung ist, kann er nur angesehen, nicht aber weiterbearbeitet werden.

Tipps & Tricks: Nur in untragbaren Ausnahmefällen werden zusätzlich zum Kontingent weitere Ressourcen via Härtefall-Antrag gesprochen. Ein Härtefall wird von zwei Instanzen im BKS genau geprüft. Eine detaillierte Begründung ist somit zwingend zu erfassen.

Substanzielle Veränderung

Eine substanzielle Veränderung wird separat für die beiden Ressourcenkontingente geprüft. Dazu wählt man das entsprechende Ressourcenkontingent und mit Klick auf den Speichern-Button gelangt man in das Formular zur Prüfung der substanziellen Veränderung.

Der Prozess ist nur zwischen dem 1. März und dem 31. Mai des vorangehenden Schuljahrs aufrufbar.

1 Antrag abschicken: Mit Klick auf den Haken wird der Antrag an das BKS versendet, mit der Möglichkeit, einen Kommentar für die Sachbearbeitung zu erfassen.

2 Antrag löschen: Klickt man auf das "X", wird der Antrag gelöscht. Der Antrag ist anschliessend mit dem Status "Gelöscht" unter der Rubrik Ressourcen aufgeführt.

3 Formular: Hier werden die Regeln der substanziellen Veränderung gemäss der Ressourcenverordnung abgebildet und die unter diesen Regeln berechnete relevante Änderung angezeigt.

  • a SuS bisher: Diese Zahlen entsprechen grundsätzlich der Anzahl SuS aus der Ressourcenzuteilung. Wurde bereits eine substanzielle Änderung für dasselbe Schuljahr beantragt und bewilligt, sind die SuS aus diesem Antrag bereits in der Anzahl berücksichtigt.
  • b SuS neu: Hier werden die neuen SuS pro Schultyp erfasst.
  • c relevante Änderung: ALSA berechnet gemäss der Regelung zur substanziellen Veränderung die relevante Änderung auf dem Kontingent und zeigt auch die Verteilung auf die Schultypen an.

4 Anhänge: Zwingend ist eine Namensliste aller Schülerinnen und Schüler des kommenden Schuljahres [Name, Vorname, Geburtsdatum, Schulstufe/Schultyp, Klasse] wenn möglich als Excel-Datei, z. B. Export aus LehrerOffice/Scolaris

5 Historie: Wie in ALSA üblich, können im Abschnitt Historie die vergangenen Prozessschritte des Antrags eingesehen werden.

Berechnungsbeispiel:
  • Kindergarten SuS: bisher 50, neu 56
  • Primarschule SuS: bisher 150, neu 159
Total ergibt sich eine Erhöhung der SuS-Zahlen im Kontingent Kindergarten/Primar um 15 SuS, also 7.5% der bisherigen SuS-Zahl des Kontingents. Beide Kriterien der substanziellen Veränderung (>= 5 SuS und >5%) sind somit erfüllt. 10 SuS sind unterhalb der 5%-Grenze, 5 SuS sind darüber.
Somit ist die relevante Änderung des Kontingents 5 SuS. Der Schultyp Kindergarten trägt zu 40% des Zuwachses bei (6 von 15 SuS), der Schultyp Primarschule zu 60%. Somit wird auf den Kindergarten 40% und auf die Primarschule 60% der relevanten Änderung (5 SuS) verteilt. Dies entspricht 2 SuS für den Kindergarten und 3 SuS für die Primarschule. Bei einer dezimalen Verteilquote wird kaufmännisch gerundet.

Transfer

Der Nehmer-Schulträger oder -Verband (Übernahme von Schülerinnen und Schülern und dafür vereinbarte Ressourcen) hat den Prozess angestossen und wählt neben dem entsprechenden Schuljahr auch das gewünschte Ressourcenkontingent und die Geber-Anstellungsbehörde. Alle für den Transfer berechtigten Institutionen, die zum gewählten Ressourcenkontingent kompatibel sind, werden im Dropdown des Auswahlfeldes angezeigt. Für eine Geber-/Nehmer-Kombination ist pro Kontingent und Schuljahr nur ein Antrag möglich. Finden mehrere Transfers statt, wird der bereits angelegte Transferantrag reaktiviert und ergänzt.

1 Antrag abschicken: Mit Klick auf den Haken wird der Antrag zur Prüfung versendet, mit der Möglichkeit, an die Geber-Anstellungsbehörde einen Kommentar zu verfassen.

2 Antrag löschen: Klickt man auf das "X", wird der Antrag gelöscht. Der Antrag ist anschliessend mit dem Status "Gelöscht" unter der Rubrik Ressourcen aufgeführt.

3 Formular: In diesem Abschnitt werden die Antragszeilen für den Transfer erfasst und angezeigt.

  • a Antragszeile hinzufügen: Mit Klick auf das + Symbol öffnet sich ein Editor, in welchem die Angaben für die entsprechende Transferzeile erfasst werden.
  • b Antragszeile bearbeiten: Das Bleistift-Symbol öffnet den Editor, damit eine bereits erfasste Zeile bearbeitet werden kann.
  • c Antragszeile löschen: Mit Klick auf den Papierkorb wird die Antragszeile gelöscht.

4 Anhänge: Falls gewünscht, kann ein Anhang zum Zweck der Dokumentation der gegenseitigen Vereinbarung angefügt werden.

5 Historie: Wie in ALSA üblich, können im Abschnitt Historie die vergangenen Prozessschritte des Antrags eingesehen werden.

Die Geber-Anstellungsbehörde erhält eine Inboxmeldung und kann den Antrag entweder bewilligen, ablehnen oder mit einem Kommentar zurücksenden.

Tipps & Tricks: Der Transfer ist ein Prozess zwischen zwei Schulträgern / Sprachheilverbänden. Das BKS ist in den Prozess nicht involviert.

Weitere Ressourcen

Die Bezeichnung "Förder- und Unterstützungsressourcen" wurde durch "Weitere Ressourcen" ersetzt.

Mit dem Prozess weitere Ressourcen werden folgende Ressourcenarten beantragt:

  • Begabtenförderung kantonal
  • Begabtenförderung Musik
  • Instrumentalunterricht / Ensemble
  • Instrumentalunterricht / Ensemble 6. Klasse
  • Regionaler Integrationskurs RIK
  • Einschulungsvorbereitungskurs EVK Asyl (nur relevant für den kantonalen Sozialdienst)

Weitere Informationen sind im Schulportal aufgeführt.

1 Allgemeine Pflichtangaben: Um weitere Ressourcen zu beantragen, wählt man das Schuljahr, die gewünschte Ressourcenart und den entsprechenden Schultyp aus.

2 Speichern: Hat man die Pflichtfelder ausgefüllt, kann man den Speichern-Button klicken und gelangt dadurch in den Detailbereich des Ressourcenantrags.

3 Antragsformulare: Einige Ressourcenarten benötigen ein separates Formular, welches ausserhalb von ALSA ausgefüllt und dem Antrag in ALSA angehängt werden muss. Mit Klick auf das Büroklammer-Symbol wird eine Link-Liste angezeigt. Mit Klick auf einen der angezeigten Links öffnet sich das entsprechende Formular. Dieses muss ausgefüllt und lokal gespeichert werden, damit es im Antrag unter Anhänge hinzugefügt werden kann.

4 Neue Gruppe: Mit Klick auf den Button "Neue Gruppe" gelangt man in den Zeileneditor, um die Angaben zu den Anzahl SuS, den zu beantragenden Ressourcen und dem Zeitraum zu erfassen. Je nach Ressourcenart wird zusätzlich das Schulhaus abgefragt.

5 Periode hinzufügen: Falls der Zeitraum des Unterrichts nicht kontinuierlich über das Schuljahr verteilt ist oder sich einzelne Angaben zur Gruppe (z.B. Anzahl Personen) über den Zeitraum verändern, kann dies durch einzelne Perioden abgegrenzt werden.

Tipps & Tricks: Für Gruppenunterricht wird die geführte Gruppe als eine Gruppe erfasst, während für den Einzelunterricht eine einzelne Person als Gruppe erfasst wird.
Eine Gruppe ist gekennzeichnet durch die gewählte Einheit. Fügt man innerhalb einer Gruppe eine neue Periode hinzu, darf es keine zeitlichen Überschneidungen der Perioden geben. Wird das Bis-Datum des bestehenden Eintrags geändert, kann das Von-Datum der nächsten Periode nur in der Zukunft liegen.
Wenn innerhalb einer Gruppe eine neue Periode angelegt wird, ist es für die Prüfung und für spätere Rückfragen hilfreich, wenn im Kommentarfeld der Grund für diese Änderung erfasst wird.
Tipps & Tricks: Bei unterjährig befristeten Anträgen muss das Von-Datum immer ein Montag und das Bis-Datum immer ein Sonntag sein. Falls der Antrag zu Beginn des Schuljahrs erfolgt, gilt als Startdatum der 01.08. Falls der Antrag bis zum Ende des Schuljahres dauert, ist der Antrag bis zum 31.07. zu erstellen. Ein Antrag für das erste Semester endet mit dem Sonntag vor den Sportferien. Ein Antrag für das zweite Semester beginnt am ersten Montag in den Sportferien.

6 Anhänge: Mit Klick auf den Button "Hinzufügen" kann man das zuvor ausgefüllte und gespeicherte Formular hinzufügen.

7 Antrag speichern: Erst wenn die Antragsseite gespeichert ist, kann der Antrag abgeschickt werden. Ist der Speichern-Button grau, sind alle Änderungen bereits gespeichert.

8 Antrag abschicken: Mit Klick auf den Haken sendet man den Antrag ab, mit der Möglichkeit, noch einen allgemeinen Kommentar zu erfassen. Das BKS prüft anschliessend den Antrag und kann diesen annehmen, ablehnen oder zur Überarbeitung zurückweisen. Während der Bearbeitung durch das BKS kann der Antrag in der Rubrik Ressourcen angesehen, aber nicht verändert werden. Mit einer Inboxmeldung wird die Schule informiert, dass der Antrag vom BKS bearbeitet wurde.

9 Antrag löschen: Hiermit wird der Antrag gelöscht und ist als solcher unter der Rubrik Ressourcen aufgeführt.

Tipps & Tricks: Die Summe aller Drittelslektionen für Instrumental-Einzelunterricht sind als eine Gruppe in Gruppe 1 einzugeben. Dies stellt eine Zusammenfassung der Eingaben aus dem detaillierten Antragsdokument dar. Die Anzahl Lektionen wird im Antragsformular aufgrund der Schülerzahl automatisch berechnet und kann in ALSA übertragen werden. Die Summe aller Lektionen für Ensemble ist in Gruppe 2 einzutragen.
Tipps & Tricks: Wenn sich die Anzahl Schülerinnen und Schüler in einem laufenden Kurs ändert (beispielsweise durch einen Neuzuzug), muss der letzte bewilligte Antrag reaktiviert und die Mutation mit erneutem Versenden des Antrags gemeldet werden.

Poolressourcen zuteilen

Mit einer Inboxmeldung wird der Schulträger / Sprachheilverband über die auf Basis der Schülerzahlen zugewiesenen Poolressourcen (Logopädie / Legasthenie) informiert. Weiter wird informiert, welcher Schulträger welchen Beitrag zur Gesamtsumme der Ressourcen beiträgt.

Mit Klick auf den Haken wird die Meldung als gelesen markiert und verschwindet aus der Inbox. In der Rubrik Ressourcen kann die Meldung jederzeit aufgerufen werden.

Tipps & Tricks: Falls im gleichen Schuljahr eine erneute Zuteilung der Poolressourcen durch die Sektion Ressourcen BKS erfolgt, werden die bisher gesprochenen Ressourcen durch die neuen überschrieben.

Zuteilung Schulleitungsressourcen

Mit einer Inboxmeldung wird der Schulträger über die auf Basis der Schülerzahlen zugewiesenen Schulleitungsressourcen informiert. Die Berechnung erfolgt alle drei Jahre, wird jedoch jährlich in ALSA eingetragen.

Öffnet man die Inboxmeldung und klickt auf den Haken "als gelesen markiert", verschwindet die Meldung aus der Inbox, kann jedoch weiterhin in der Rubrik Ressourcen aufgerufen werden.

Eine relevante Änderung der Schülerzahl hat gegebenenfalls eine Erhöhung des Schulleitungspensums zur Folge. Diese Anpassung wird über den Prozess "Schulleitungsressourcenänderung beantragen" beantragt.

Änderung Schulleitungsressourcen

Schulleitungsressourcen werden nicht wie Ressourcen zur Anstellung von Lehrpersonen jährlich beantragt und bewilligt, sondern aufgrund der Schülerzahlen und der Organisationsform von Schulen jeweils für drei Jahre festgesetzt. Ergibt sich innerhalb der drei Jahre eine substanzielle Veränderung der Schülerzahlen, kann die Schule eine Zwischenveranlagung für ein neues Schulleitungspensum beantragen. Dieses Antragsformular wird geprüft und die substanzielle Veränderung der Schülerzahlen je nach Schulgrösse kontrolliert. Bestätigt die Sektion Ressourcen BKS den Bedarf nach einem höheren Schulleitungspensum, wird das neue Pensum im System zugeteilt.

1 Gültig von: Ein Antrag auf Änderung muss immer auf den 1. des Monats gesetzt werden, in welchem die Erhöhung zum Tragen kommt und der Antrag eingereicht wird.

2 Anzahl SuS neu: Pro Schultyp müssen hier die SuS-Zahlen eingetragen werden.

3 Zusätzliches Pensum beantragt: Aufgrund der eingegebenen SuS-Zahlen wird hier automatisch ein zusätzliches Pensum berechnet. Dieser Wert kann jedoch auch manuell verändert werden.

4 Antrag versenden: Mit Klick auf den Haken wird der Antrag versendet. Es muss zwingend vorher eine detaillierte Namensliste aller Schülerinnen und Schüler zum beantragten Stand angehängt werden, bevor der Antrag abgeschickt werden kann. In den Namenslisten müssen Name, Vorname, Geburtsdatum, Schulstufe/Schultyp und Klasse aufgeführt sein, wenn möglich als Excel-Datei, z. B. Export aus LehrerOffice/Scolaris.

5 Antrag löschen: Gegebenenfalls mit einer Erfassung eines Kommentars kann der Antrag wieder gelöscht werden und ist als solcher unter der Rubrik Ressourcen aufgeführt.

Tipps & Tricks: Die Schülergrundlage für Schülerinnen und Schüler aus RIK (regionaler Integrationskurs) ist unter dem Schultyp "Regelschule übergreifend" erfasst.

ALSA Anstellungen

Verträge

In der Rubrik Verträge sind alle abgeschlossenen Verträge der Anstellungsbehörde mit Lehrpersonen, Schulleitungen und Assistenzpersonen sowie externen Fachpersonen aufgelistet. In dieser Rubrik befinden sich sowohl laufende, als auch aufgelöste Verträge. Über den Status ist ersichtlich, ob ein Vertrag laufend oder aufgelöst ist.

1 Suchfeld und Datumsfilter: Um einen Vertrag zu suchen, kann im Suchfeld nach jeglichen Begriffen der angezeigten Spalten gesucht werden. Beim Datumsfilter ist das heutige Datum automatisch als Stichtag eingetragen. Das bedeutet, dass alle Verträge, welche zum Stichtag gültig sind, angezeigt werden. Wird kein aktuell gültiger Vertrag gesucht (bereits aufgelöst oder für die Zukunft erstellt), muss der vorausgefüllte Stichtag aus dem Suchfeld gelöscht oder ein entsprechend anderes Datum eintragen werden.

2 Vertragsnummer: Durch Anklicken der Vertragsnummer können die Vertragsdetails eingesehen werden. Im Vertragsdetail können Verträge gelöscht oder aufgelöst werden. Ein bereits aufgelöster Vertrag kann auf ein früheres Datum erneut aufgelöst werden.

3 Stv.: Wenn ein Vertrag als Stellvertretungsvertrag erstellt wurde, wird dies in dieser Spalte angezeigt mit "Stv."

4 Pensum: In dieser Spalte wird das ausbezahlte Pensum inklusive Einheit angezeigt.

5 Von- / Bis-Datum: Diese Spalten zeigen an, in welchem Zeitraum der Vertrag Gültigkeit hat. Im Falle eines unbefristeten Vertrags (Normalfall) wird kein Datum in der Spalte "Bis" angezeigt.

6 Status: In der Auflistung sind sowohl laufende Verträge wie auch aufgelöste/beendete Verträge sichtbar. Der entsprechende Status wird in dieser Spalte angezeigt.

7 Auflistung exportieren: Durch Anklicken des Buttons kann die gesamte Liste der Verträge als csv-Datei in eine Excel-Tabelle exportiert werden.

Vertrag erstellen

Für die Vertragserstellung werden Personalien benötigt. Ist die Person bereits bei der Anstellungsbehörde angestellt, wird durch das System auf die Stammdaten zugegriffen und diese für die Erstellung des Vertrags verwendet. Steht die Person bei der Anstellungsbehörde noch nicht zur Verfügung, muss die Person zuerst mittels dem Prozess "Reduzierte Stammdaten erfassen" im System eingetragen werden.

Das System liest bei der Vertragserstellung den berechneten Lohn aus dem kantonalen Personal- und Lohnsystem (PULS) aus. Dieser wird zusammen mit weiteren Daten verwendet, um den Vertrag und die Lohnverfügung zu erstellen. Als Anstellungsbehörde der Lehrpersonen an der Volksschule fungieren in der Regel die Schulpflegen oder Kreisschulpflegen. Die Lehrpersonen an den kantonalen Schulen werden von den Schulleitungen angestellt. Verträge werden durch die Arbeitgeber/in und Arbeiternehmer/in unterzeichnet. Nach Erhalt der unterschriebenen Dokumente wird der Empfang verarbeitet und der Vertrag systemisch in ALSA abgelegt. Ab diesem Zeitpunkt kann der Vertrag nicht mehr geändert werden.

Im Schulportal sind weitere Informationen zu den Verträgen einsehbar. Ebenso ist die "Handreichung Anstellung von Assistenzpersonen und externen Fachpersonen" (PDF, 7 Seiten, 332 KB) im Schulportal abgelegt.

Tipps & Tricks: Eingaben in Formularbereichen in ALSA müssen immer von oben links nach unten rechts gemacht werden, damit voneinander abhängige Felder die korrekten Werte im Dropdown anzeigen.

Tipps & Tricks: Das Vorgehen ist sowohl für die Erstellung eines neuen Vertrags wie auch eines Ersatzvertrags dasselbe. Bei einem Ersatzvertrag wird zusätzlich der alte Vertrag im Formular als "Vorgängiger Vertrag" ausgewählt. Dieser muss im Anschluss der Vertragserstellung aufgelöst und entsprechend die Pensen abgegrenzt werden. Mit einem direkten Link wird der Prozess "Vertragsauflösung / ende" für den zu ersetzenden Vertrag gestartet.
Nicht vergessen: Bei jedem neu erstellten Vertrag muss zudem der Prozess der Pensenmeldung angestossen werden.

1 Formular ausfüllen: Die farbig hinterlegten Felder müssen zwingend und die anderen Felder optional ausgefüllt werden.

    • a Stellvertretungsvertrag: Mit der Aktivierung der Check-Box wird ein Vertrag als Stellvertretungsvertrag gekennzeichnet. Bei der Pensenmeldung ist dadurch die Angabe der abwesenden Person zwingend einzugeben.
    • b Anstellungsdauer: Hier wird angegeben, ob der Vertrag befristet oder unbefristet abgeschlossen werden soll. Bei einer befristeten Anstellung muss neben dem Feld "Vertrag gültig ab" zwingend das Feld "Vertrag gültig bis" ausgefüllt werden. Das Anstellungsverhältnis ist in der Regel unbefristet.
    • c Lohnfunktion: Falls die gewünschte Lohnfunktion nicht im Dropdown zur Verfügung steht, nehmen Sie bitte mit dem ALSA-Support im Anstellungsbereich Kontakt auf. Dieser wird die nötigen Anpassungen vornehmen.
    • d Pensenarten: Die zur Auswahl stehenden Pensenarten hängen von der ausgewählten Lohnfunktion, sowie von der Dauer der Anstellung ab. Anstellungen über drei Monate sind im "Beschäftigungsgrad" oder in "Wochenlektionen" vorzunehmen, damit eine Anstellung im Monatslohn ausgelöst wird. Anstellungen, die von vornherein unter drei Monaten sind, sind in "Stunden Total" oder "Lektionen Total" vorzunehmen, damit eine Anstellung im Stundenlohn (und somit nicht pensionskassenpflichtig) ausgelöst wird.
    • e Rahmenvertrag: Für Lohnfunktionen, die während des Semesters oder von Semester zu Semester von stark schwankenden Unterrichtsverpflichtungen beeinflusst werden und bei denen die Festlegung eines durchschnittlichen Beschäftigungsgrads deshalb von vornherein unmöglich ist, kann ein Rahmenvertrag abgeschlossen werden. Dafür muss unter Pensum ein minimales und ein maximales Pensum angegeben werden. Die Differenz der beiden Werte darf nicht mehr als sechs Wochenlektionen betragen.
    • f Pensum: Das entsprechende Pensum wird in der gewählten Pensenart direkt eintragen. Ist bei einer Assistenzperson die gewählte Einheit nicht identisch mit der Vertragseinheit, kann der Wert mittels dem Pensenrechner (Taschenrechnersymbol neben dem Feld Pensum) in die Zieleinheit umgerechnet werden. Der Vertragsrechner trägt bei jeder Umrechnung automatisch unter "Zusätzliche Vereinbarungen" die Ursprungseinheit und den Wert der Umrechnung ein.
    • g Abzug wegen fehlender Qualifikation: Beim zwingenden Lohnabzug ist eine entsprechende Kennzeichnung notwendig. Die zugrundeliegenden Angaben zur Ausbildung sind jeweils immer in den Personenstammdaten anzugeben.
    • h Besitzstand: Bei Lohnfunktionen, welche einen Besitzstand ermöglichen, wird bei der Vertragserstellung allgemein und bei jeder anzustellenden Person die Warnmeldung "Kontaktieren Sie für den Besitzstand bitte den ALSA-Support" angezeigt. Falls eine Person eingestellt wird, die aufgrund eines bestehenden Vertrags über einen Besitzstand verfügt, ist für den Jahreslohn und die Pensenhöhe der ALSA-Support zu kontaktieren. In allen anderen Fällen kann die Warnmeldung ignoriert und das Feld leer gelassen werden.
    • i Probezeit: Die Probezeit wird in Monaten eingegeben. Sie darf gemäss den gesetzlichen Bestimmungen nicht mehr als drei Monate dauern. Für Anstellungen ohne Probezeit (beispielsweise für kurze Stellvertretungen oder Ersatzverträge) kann das Feld leer gelassen werden.
    • j Kündigungsfrist: Die Felder sind mit den gesetzlichen Bestimmungen von einem Monat beziehungsweise drei Monaten vorausgefüllt. Bei unbefristeten oder befristeten Anstellungen, die länger als 12 Monate dauern, müssen die Felder zwingend ausgefüllt werden. Für kurze Stellvertretungen, wo eine Kündigungsfrist nicht sinnvoll ist, können die vorausgefüllten Felder manuell gelöscht werden. Es erscheint ein Kündigungsvorbehalt im Feld "Zusätzliche Vereinbarungen".
    • k Unterschrift: Die Unterschriftenauswahl muss vorgängig in der Rubrik "Admin" angelegt worden sein. Für die Unterschrift auf dem Vertrag muss zwingend eine unterschriftsberechtigte Person ausgewählt werden. Wird keine zweite unterschriftsberechtigte Person ausgewählt, erscheint auch nur eine Unterschriftenzeile auf dem Anstellungsvertrag.
    • l Vorgängiger Vertrag: Falls ein anderer Vertrag ersetzt werden soll, wird hier der zu ersetzende Vertrag ausgewählt. Der Prozess zur Vertragsauflösung des zu ersetzenden Vertrags wird dann vorbereitet (vergleiche letzten Abschnitt "Vertrag ersetzen" in diesem Kapitel).
    • m Zusätzliche Vereinbarung: Falls dem Vertrag zusätzliche Vereinbarungen hinzugefügt werden sollen, können diese hier eingegeben werden (zum Beispiel Anzahl Lektionen zu Lasten der Gemeinde oder unterrichtetes Fach). Bei Gebrauch des Pensenrechners werden die ursprüngliche Penseneinheit und die Menge hier vermerkt. Bei der Erstellung von befristeten Stellvertretungsverträgen wird ein Kündigungsvorbehalt automatisch hinzugefügt. Alle zusätzlichen Vereinbarungen (inklusive dieser Standardtexte) können mutiert werden.
Tipps & Tricks: Für Instrumentallehrpersonen wird gemäss der Verordnung über den Instrumentalunterricht der Unterricht in Gruppen mit drei Schülerinnen oder Schülern mit einer Lektion pro Woche erteilt. Anstelle des Gruppenunterrichts können einzelne Schülerinnen und Schüler in einer Drittelslektion pro Woche unterrichtet werden. D.h. es wird nicht kaufmännisch gerundet, sondern mit 0.33 bzw. bei zwei Schülerinnen und Schülern 0.67 besoldet. Für drei Schüler wird jedoch nicht 0.99 sondern 1 Lektion als Pensum angegeben.

2 Änderungen speichern: Durch Anklicken des Speichern-Buttons startet der nächste Prozessschritt, der Detailansicht des Vertragsabschlusses. Durch anschliessendes Anklicken des Hakens und der optionalen Eingabe eines Kommentars inklusive Bestätigung wird ein Anstellungsvertrag und die Lohnverfügung generiert, die danach im Bereich Anhänge eingesehen und von da aus ausgedruckt werden können. In der Inbox erscheint der Eintrag für den erstellten Vertrag.

3 Vertrag und Lohnverfügung ablegen: Wenn das ausgedruckte Exemplar des Vertrags vom Arbeitgeber/in und vom Arbeitnehmer/in unterzeichnet ist, muss die Vertragsvorlage ebenfalls mit Klick auf den Haken definitiv abgelegt werden. Das anschliessend angezeigte Fenster zeigt den Vertragsabschluss im Detail, analog der Öffnung eines bereits bestehenden Vertrags. Aus dieser Ansicht kann ein Vertrag wieder aufgelöst oder gelöscht werden.

Tipps & Tricks: In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass ein Vertrag fälschlicherweise erstellt wurde und daher gelöscht anstatt aufgelöst werden sollte. Ein Grund könnte sein, dass der Vertrag mit falschen Daten erstellt wurde oder ein zweiter Vertrag für das Gleiche erstellt wurde (vorhandener Vertrag übersehen).

4 Vertragsdaten korrigieren: Vor dem definitiven Ablegen kann der Vertrag noch durch Klick auf das Bleistiftsymbol angepasst werden. Dabei werden neue Vertragsvorlagen erstellt.

5 Vertragserstellung abbrechen: Mit Klick auf das X kann der Vorgang abgebrochen werden. Bei nachträglichen Änderungen (nach der Ablage des Vertrags und der Lohnverfügung) muss der Vertrag durch einen neuen ersetzt oder gelöscht werden.

6 Anhänge: In der Detailansicht des Vertrags sind die pdf-Dateien des Anstellungsvertrags und der Lohnverfügung einsehbar.

Vertrag ersetzen

Wird gemäss Ausführungen zum Buchstaben I ein vorgängiger Vertrag ausgewählt und dadurch ersetzt, ist der Prozess nach Ablegen des Vertrags und der Lohnverfügung noch nicht beendet. Es erscheint eine weitere Maske mit dem Status "Vertragsauflösung / -ende abwarten". Durch das Klicken auf den Link wird der ursprüngliche Vertrag und die dazu gehörende Pensenmeldung an die Vertragsauflösung angepasst. Sobald die Nacharbeiten durch den Personaldienst Lehrpersonen (PEL) abgeschlossen wurden, erscheint eine Meldung in der Inbox der Anstellungsbehörde über die durchgeführte Vertragsauflösung. Das Pensum für den neuen Vertrag muss spätestens zu diesem Zeitpunkt gemeldet werden.

Vertrag auflösen

Es dürfen nur Anstellungsverträge aufgelöst werden, die rechtmässig beendet wurden.

Bereits in ALSA aufgelöste Verträge können auf ein früheres Datum erneut aufgelöst werden. Dies kann vorkommen, wenn eine Anstellung im gegenseitigen Einverständnis früher als die gesetzlichen Bestimmungen vorschreiben, beendet wird.

Beim Erreichen der durch das Dekret festgelegten Altersgrenze oder beim Bestehen eines befristeten Vertrages, wird das Pensum direkt im System freigegeben und die Anstellung wird aufgelöst. Die Anstellungsbehörde erhält in diesen Fällen eine Meldung in der Inbox, mit der die Vertragsauflösung/-beendigung angestossen werden muss.

Im Schulportal sind weitere Informationen zum Thema Vertragsauflösung sowie in der Handreichung Personalführung im Kapitel Personaltrennung erläutert. Das Dokument "Handreichung Personalführung" ist im Schulportal abgelegt.

1 Formular ausfüllen: Die farbig hinterlegten Felder müssen zwingend ausgefüllt werden. Im Falle eines Ersatzvertrags sind die Felder bereits durch das System vorausgefüllt. Es muss nur noch die Check-Box betreffend Merkblatt aktiviert werden, um den Vorgang abschliessen zu können.

  • a Austrittsgrund: In diesem Feld wird der konkrete Austrittsgrund (beispielsweise Pensionierung oder Invalidität) festgehalten. Hinweis: Handelt es sich um einen Vertragsersatz, so wird der Prozess über die Erstellung eines neuen Vertrages gestartet und der zu ersetzende Vertrag muss nicht manuell aufgelöst werden.
  • b Freistellungsdatum: Ein Freistellungsdatum muss nur in Fällen einer Freistellung eingetragen werden. In diesen Fällen muss nachgelagert noch eine Abwesenheit mit dem Grund "Freistellung" gemeldet werden.
  • c Merkblatt "Austritt" abgegeben: Erst durch die Aktivierung dieser Check-Box ist es möglich, die Vertragsauflösung zu speichern. Die Check-Box dient als Erinnerung, dass das entsprechende Merkblatt abgegeben wird. Das Merkblatt kann im Schulportal heruntergeladen werden. Dem Arbeitnehmer muss das Austrittsmerkblatt bei der Beendigung eines Anstellungsverhältnisses abgegeben werden (Informationspflicht der Anstellungsbehörde als Arbeitgeber). Der Erhalt des Merkblattes ist vom Arbeitnehmer mit der Unterschrift zu bestätigen.

2 Änderungen speichern: Durch Anklicken des Speichern-Buttons wird der nächste Prozessschritt angestossen. Es wird die Detailsicht der Vertragsauflösung angezeigt, welche mit einem Klick auf den Haken abgeschlossen oder mit einem Klick auf das X abgebrochen werden kann. Weiterhin sind die Anhänge und die Historie sichtbar.

Abschluss Vertragsauflösung / -ende: Die Vertragsauflösung ist nach Anklicken des Hakens durchgeführt und im anschliessenden Fenster gibt es einen direkten Link zur automatisch angepassten Pensenmeldung, sofern für diesen Vertrag bereits eine Pensenmeldung gemacht wurde. Die Vertragsauflösung erscheint in der Inbox, da sie noch als gelesen markiert werden muss.

Anträge personenbezogen

In der Rubrik Anträge personenbezogen ist eine Liste aller personenbezogenen, laufenden, gelöschten und abgeschlossenen Anträge mit dem aktuellen Status und den Verantwortlichkeiten vorhanden. Dabei ist ersichtlich, ob ein Antrag zurzeit durch den Personaldienst Lehrpersonen BKS (PEL) überprüft wird, durch die Anstellungsbehörde weiterbearbeitet werden muss oder bereits abgeschlossen ist. Falls sich der Antrag in einem Status befindet, der eine Weiterbearbeitung durch die Anstellungsbehörde verlangt, befindet sich derselbe Antrag zusätzlich auch in der Rubrik Inbox.

1 Such- und Filterfunktion: Im Suchfeld können nach Begriffen aller angezeigten Spalten ausser der Verantwortlichkeit gesucht werden. Mit den weiteren Feldern kann nach der Art der Anträge und zusätzlich nach "Laufende Anträge" oder "Bewilligte Anträge" gefiltert werden.

Tipps & Tricks: Das Suchen mit Hilfe der Personalnummer kann nützlich sein, wenn sich der Name der Person während der Anstellung ändert.

2 Geldprämien ausrichten: Ein Antrag für die Ausrichtung von Geldprämien kann für mehrere Personen gleichzeitig gestellt werden. Somit wird dieser Prozess nicht aus der Rubrik Personen gestartet, sondern aus der Rubrik Anträge personenbezogen.

3 Natural-, Team- und Urlaubsprämien ausrichten: Wie bei der Ausrichtung der Geldprämien können auch Natural-, Team- und Urlaubsprämien für mehrere Personen im selben Antrag gestartet werden.

4 Personalplanungs-Tool Pensen Import: Mittel- und Sonderschulen können diesen Button zum Einlesen ihrer ausserhalb von ALSA geplanten Pensen nutzen und generieren so vorerfasste Pensenmeldungen in ALSA. In einem zweiten Schritt müssen die vorerfassten Pensenmeldungen in der Inbox geöffnet und dann in der Pensenmeldung ergänzt werden. Volksschulen verwenden für die Personalplanung das Modul PP in ALSA.

5 Detailansicht der Anträge / Reaktivierung einer Abwesenheitsmeldung: Durch Anklicken der Antragsnummer öffnet sich die Detailansicht des entsprechenden Antrags. Über diesen Weg wird der entsprechende Prozess zur Reaktivierung von Abwesenheitsmeldungen gestartet. Dabei muss die abgeschlossene und bewilligte Abwesenheit zur Person gesucht und ausgewählt werden. Der Zeitraum muss danach entsprechend angepasst werden (siehe Abwesenheit melden).

6 Auflistung exportieren: Durch Anklicken des Buttons kann die gesamte Liste der personenbezogenen Anträge als csv-Datei in eine Excel-Tabelle exportiert werden.

Reduzierte Stammdaten erfassen

Ist ein Anstellungsvertrag mit einer Person abzuschliessen, die nicht bereits an der Anstellungsbehörde angestellt ist, braucht es eine Anfrage mittels Antragsformular reduzierte Stammdaten an den Personaldienst Lehrpersonen BKS (PEL). Im kantonalen Personal- und Lohnsystem (PULS) wird geprüft, ob die Person bereits vorhanden ist. Falls dies der Fall ist, werden der anfragenden Anstellungsbehörde die für sie relevanten Informationen zur Person ausgegeben. Falls die Person noch nicht erfasst ist, wird für sie ein neuer Personalstamm angelegt und der anfragenden Anstellungsbehörde zugeordnet.

Im Schulportal sind weitere Informationen zur Führung der Personenstammdaten und das Personalienformular abrufbar.

1 Formular ausfüllen: In diesem Formular sind alle Felder zwingend auszufüllen, daher sind sie farbig hinterlegt. Benötigt werden neben dem steuerrechtlichen Wohnsitz der Person die SV-Nummer, der vollständige Name gemäss Identitätskarte oder Pass, das Geburtsdatum, das Geschlecht und die Nationalität. Für Doppelbürger kann nur eine Nationalität angegeben werden. Falls es sich dabei um einen CH-Doppelbürger (beispielsweise CH/DE) handelt, ist die schweizerische Nationalität anzugeben. Hinweis: die Personalnummer muss nur angegeben werden, falls diese vorhanden ist.

Tipps & Tricks: Falls eine ausländische Lehrperson noch über keine SV-Nummer verfügt, müssen die vorausgefüllten Zahlen "756" aus dem entsprechenden Feld gelöscht werden, sonst kann der Antrag nicht ohne SV-Nummer eingereicht werden. Der Personaldienst Lehrpersonen wird die Person bei der SVA entsprechend anmelden und die SV-Nummer beantragen.

2 Änderungen speichern: Durch Anklicken des Speichern-Buttons startet der nächste Prozessschritt. Es wird die Detailansicht des Antrags angezeigt, welcher mit einem Klick auf den Haken abgeschlossen oder mit einem Klick auf das X abgebrochen werden kann. Weiterhin ist das Hochladen von Anhängen möglich und die Historie wird angezeigt.

Stammdatenänderung

Die Personenstammdaten werden im kantonalen Personal- und Lohnsystem (PULS) geführt. Die Anstellungsbehörden erfassen und bearbeiten die Personenstammdaten ihrer Lehrpersonen in ALSA. Sie sind für die korrekte und zeitnahe Erfassung aller Personenstammdaten verantwortlich.

Anpassungen, welche keine Prüfung und Weiterbearbeitung durch den Personaldienst Lehrpersonen BKS (PEL) bedingen, werden direkt durch das System verarbeitet (beispielsweise die Änderung der Hausnummer). Anpassung, die eine Prüfung durch den PEL bedingen, werden entsprechend kontrolliert und entweder genehmigt beziehungsweise eingetragen, zurückgewiesen, weil beispielsweise noch Anhänge fehlen oder begründet abgelehnt (beispielsweise die Änderung des Namens). Ist eine Lehrperson bei mehreren Anstellungsbehörden angestellt, werden die weiteren Anstellungsbehörden über die durchgeführten Änderungen in einem anonymisierten Antrag via Inbox informiert.

Im Schulportal sind weitere Informationen zur Führung der Personenstammdaten, Abläufe bei Mutationen und das Personalienformular zur schulinternen Verwendung abrufbar.

Stammdaten ändern: Mittels Überschreiben eines bestehenden oder eines noch leeren Feldinhaltes werden Stammdatenmutationen vorbereitet. Die einzelnen Abschnitte (Allgemein, Personalien, Lohnzahlung, Ehegatte / Ehegattin – Partner / Partnerin, Kinder, Weitere und Lehrdiplome) können mit Klick auf die Bezeichnung oder auf den Pfeil neben der Bezeichnung aufgeklappt und anschliessend bearbeitet und / oder ergänzt werden.

Pflichtfelder sind farbig hinterlegt. Ohne diese auszufüllen, ist es nicht möglich, Änderungen zu speichern. Auch alle weiteren zu erfassenden Stammdaten sind von Gesetzes wegen nötig. Beispielsweise muss der Ehegatte oder die Partnerin für die Pensionskasse erfasst werden.

Im Folgenden sind weitere Hinweise und Erläuterungen (Auflistung nicht abschliessend) aufgeführt:

  • Für Bankverbindungen muss die IBAN eingegeben werden. Kontonummern von ausländischen Banken werden vom System nicht akzeptiert. Die anzustellende Person benötigt ein Bank- oder Postkonto in der Schweiz.
  • Angaben zu Kindern lösen nicht automatisch eine Anmeldung für die Familienzulagen aus (diese müssen via Formular SVA beantragt werden).
  • Mit den Angaben zur bisherigen Tätigkeiten werden dem PEL Hinweise für Wiedereintritte und für die Berechnung von Dienstaltersgeschenke gemacht.
  • Die Rubrik "Lehrdiplome" kann nur für Lehrpersonen mit bereits gemeldeten Pensen ausgefüllt werden.
  • Als Konfession wird für Personen mit Aufenthaltsstatus Schweizer/in und Wohnort Schweiz oder Aufenthaltsstatus C durch das System selbst mit "nicht relevant" ausgefüllt. Für Quellensteuerpflichtige muss eine der Landeskirchen ausgewählt werden. Für Quellensteuerpflichtige, welche keiner Landeskirche zugehören, kann ebenfalls die Eingabe "nicht relevant" ausgewählt werden.
  • Änderungen betreffend Name, Zivilstand, Ausländerstatus oder den Eintrag eines Kindes müssen mit einer Dokumentkopie des entsprechenden Nachweises im Anhang belegt werden. Bei neuen Lehrpersonen ist zudem eine Kopie des Personalausweises und gegebenenfalls der Aufenthaltsbewilligung nötig.
  • Bankmutationen per Ende Monat, nachdem der Lohnlauf bereits durchlaufen ist, können nicht im PULS eingetragen werden, da Änderungen in der Abrechnungsvergangenheit nicht möglich sind. Das Mutationsdatum muss auf Anfang des darauffolgenden Monats gesetzt werden, ansonsten kann der Antrag nicht genehmigt werden.

Änderungen speichern: Durch Anklicken des Speichern-Buttons öffnet sich das nächste Fenster. Es wird die Detailansicht des Antrags angezeigt, welcher mit einem Klick auf den Haken abgeschlossen oder mit einem Klick auf das X abgebrochen werden kann. Weiterhin ist das Hochladen von Anhängen möglich und die Historie wird angezeigt.

Tipps & Tricks: Während den Lohnläufen und weiteren jahresendbezogenen Anpassungen können Stammdatenänderungen nicht verarbeitet werden. Eine Stammdatenänderung kann erstellt und gespeichert, der Antrag jedoch noch nicht eingereicht werden. Über die Fehlermeldung "PULS zurzeit bedingt durch einen Lohnlauf gesperrt." wird darauf hingewiesen. Der Antrag kann nach dem Lohnlauf aus der Inbox abgeschickt werden. Dabei ist zu beachten, dass das Mutationsdatum des Antrags auf das heutige oder ein zukünftiges Datum gesetzt werden muss. Die Sperrzeiten aufgrund eines Lohnlaufs sind im Schulportal veröffentlicht.

Pensenmeldung

Bei einer an der Schule angestellten Person wird die Lohnauszahlung nicht aufgrund der Vertragserstellung ausgelöst, sondern aufgrund der Pensenmeldung. Jeweils vor Schuljahresbeginn oder bei einer Änderung im Anstellungsverhältnis wird pro Person, die an der Schule angestellt ist, von der Schule ein Antrag in ALSA ausgefüllt. Dieses besagt, in welchem Schulhaus und auf welcher Stufe wie viele Lektionen für eine gewisse Ressourcenart eingesetzt werden (zum Beispiel 20 Lektionen pro Woche für Unterricht nach Stundentafel im Kindergarten). Bei einer Stellvertretung muss zusätzlich ausgewiesen werden, welche Lektion für welche abwesende Person erteilt wird. Diese Angaben werden automatisch durch das System oder vom Personaldienst Lehrpersonen BKS (PEL) geprüft. Ist die Meldung in Ordnung, wird das Pensum als effektiv im aktuellen Schuljahr geleistetes Pensum im System eingetragen. Um eine Pensenmeldung für eine Person zu machen, müssen ein gültiger Vertrag im System hinterlegt und zahlungsrelevante Stammdaten erfasst sein.

Wurde die Planung mit dem Modul ALSA Personalplanung (ALSA PP) durchgeführt, können daraus Pensenmeldungen vorbereitet und in die Inbox übernommen werden. Diesen vorbereiteten Pensenmeldungen müssen dann nur noch die entsprechenden Verträge zugeordnet werden.

Im Schulportal sind weitere prozessrelevante Informationen zum Thema Pensenmeldung aufgeführt.

Tipps & Tricks: Eine Pensenmeldung kann aus einem oder mehreren Pensenkärtchen bestehen. Beispielsweise sind mindestens zwei Pensenkärtchen nötig, wenn eine Person zwei verschiedene Pensenkategorien unterrichtet. Für Personen mit Anstellungen im Stundenlohn erfordert die Lohnauszahlung zudem für jeden Monat ein separates Pensenkärtchen.
Tipps & Tricks: Die Lohnauszahlung für die Lehrperson erfolgt durch die Pensenmeldung in ALSA. Zum Schuljahresbeginn (Eingabefrist bis zum 10.06.) oder bei einer Pensenänderung wird von der Anstellungsbehörde in ALSA eine Pensenmeldung (längstens für ein Schuljahr) vorgenommen. Für Pensen, die in ALSA bis einschliesslich zum 10. des Monats gemeldet werden, erfolgt die Bearbeitung im laufenden Monat (zum Lohnlauf). Dabei kann es sich auch um eine provisorische Pensenmeldung handeln, welche zu einem späteren Zeitpunkt noch angepasst werden kann. Falls während der Schuljahresverarbeitung kein Pensum ab August eingetragen ist, schliesst das System auf einen Austritt der Lehrperson. Dadurch wird der 13. Monatslohn anteilsmässig an die Lehrperson ausbezahlt. Dieser muss im Anschluss bei einem nicht Austreten der Lehrperson wieder zurückgefordert werden (wird direkt vom nächsten Monatslohn abgezogen).

Pensenmeldung neu erstellen:

1 Schuljahr wählen: Mit dem Dropdown wird das Schuljahr ausgewählt, für welches ein Pensum gemeldet werden soll.

2 Formular Pensenkärtchen: Durch Anklicken des Buttons "Neues Pensum" öffnet sich der Formularbereich des Pensenkärtchens.

  • a Schultyp: In diesem Feld wird der Schultyp ausgewählt. Hinweis: Für Schulleitungen und Instrumentallehrpersonen der Volksschule ist der Schultyp "Regelschule übergreifend" zu wählen.
  • b Pensenkategorie: Die auswählbaren Kategorien hängen vom gewählten Schultyp ab.
  • c Pensum gültig von / bis: Der Zeitraum beträgt maximal ein ganzes Schuljahr. Für diesen Fall kann der Button "Ganzes Schuljahr" angeklickt werden, um die Felder automatisch zu befüllen.
  • d Pensum Vereinbarung: Dies entspricht dem vereinbarten Pensum. Relgelfall: Anstellungen über drei Monate sind im "Beschäftigungsgrad" oder "Wochenlektionen" vorzunehmen, damit eine Anstellung im Monatslohn ausgelöst wird. Anstellungen, die von vornherein unter drei Monaten sind, sind in "Stunden Total" oder "Lektionen Total" vorzunehmen, damit eine Anstellung im Stundenlohn ausgelöst wird. Wird die Einheit Wochenlektion gewählt, erscheint eine weitere Zeile für den Pensenausgleich. Das Feld wird unter Punkt 7 weiter unten beschrieben. Hinweis: Die Einheit Total Stunden bei Lehrpersonen wird beispielsweise dann verwendet, wenn diese ausserhalb des Unterrichts Konzeptarbeit verrichtet. Hinweis: Assistenzpersonen können auch im Monatslohn mit einem vereinbarten Pensum in Totalstunden angestellt werden (beispielsweise für 110 Totalstunden für das ganze Schuljahr).
  • e Pensum Auszahlung: Das Pensum Auszahlung entspricht dem vertraglich definierten Pensum.
  • f Vertrag: Damit wird die Pensenmeldung mit dem entsprechenden Vertrag verknüpft.
  • g Stellvertretung für: Bei Pensenmeldungen für eine Stellvertretung muss die dazugehörige Abwesenheitsmeldung verknüpft werden.
  • h Arbeitsort (Schule): Hier wird das Schulhaus, in welchem unterrichtet wird, eingetragen. Wird das Pensum in mehreren Schulhäusern unterrichtet, muss das es mit dem Button "Aufteilen" auf die entsprechenden Schulhäuser verteilt werden.
  • i Zu Lasten: Falls die gemeldeten Pensen zu Lasten Gemeinde oder PH/Dritte ausbezahlt werden, muss die Eingabe in diesem Feld entsprechend angepasst werden.
Tipps & Tricks: Für Instrumentallehrpersonen wird gemäss der Verordnung über den Instrumentalunterricht der Unterricht in Gruppen mit drei Schülerinnen oder Schülern mit einer Lektion pro Woche erteilt. Anstelle des Gruppenunterrichts können einzelne Schülerinnen und Schüler in einer Drittelslektion pro Woche unterrichtet werden. D.h. es wird nicht kaufmännisch gerundet, sondern mit 0.33 bzw. bei zwei Schülerinnen und Schülern 0.67 besoldet. Für drei Schüler wird jedoch nicht 0.99 sondern 1 Lektion als Pensum angegeben.
Tipps & Tricks: Für den Springer beziehungsweise die Springerin wird ein Vertrag über das ganze Schuljahr ausgestellt (Vertrag analog einer Lehrperson). Die Pensenmeldung des Springers erfolgt einmalig für das ganze Schuljahr. In der Pensenmeldung werden die Pensenhöhe und die Springerkategorie gemäss Vertrag (beispielsweise Primar) eingegeben. Bei der Springer-Pensenmeldung wird keine Verknüpfung zwischen dem Springer und der abwesenden Person gemacht, da zum Zeitpunkt der Pensenmeldung noch gar nicht alle Abwesenheiten, für die der Springer eingesetzt wird, bekannt sind.

3 Vertragsvergleich: Sobald die Pensenmeldung mit einem Vertrag verknüpft wird, wird farblich angezeigt, ob der Vertrag und das eingetragene Pensum stimmig sind. Falls der Vergleich in "rot" erscheint, kann an dieser Stelle die Abweichung eingesehen werden. Bei einer Übereinstimmung der Pensenmeldung mit dem entsprechenden Vertrag färbt sich der Button grün.

4 Speichern: Durch Anklicken des Speichern-Buttons werden die gemachten Eingaben gespeichert. Danach kann die Pensenmeldung mit Klick auf den Haken abgeschickt oder mit Klick auf das "X" abgebrochen werden kann.

INFO: Hinweis manuelle Prüfung der Pensenmeldung durch den PEL: Die meisten Pensenmeldungen werden im System automatisch geprüft und benötigen keine weiteren Schritte. Der Prozess wird nach dem Abschicken der Pensenmeldung abgeschlossen. In diesem Fall werden mit dem Abschicken verfasste Kommentare im Antrag gespeichert, jedoch nicht durch den PEL eingesehen. Pensenmeldungen inaktiver Lehrpersonen, Pensenmeldungen mit zu löschenden Pensen und Pensen für Stellvertretungen werden immer an den PEL zur Prüfung weitergeleitet. Nach erfolgreicher Nachbearbeitung erscheint der Antrag in der Rubrik Anträge personenbezogen und ist somit abgeschlossen.
INFO: Neu gesprochene Ressourcen, welche noch nicht beim PEL vorliegen: Falls neue Ressourcen, welche bis anhin noch nicht in der Anstellungsbehörde vorlagen, gesprochen wurden, erscheint bei der Meldung des Pensums folgender Fehler: «Für die Stelle ‘'00000xxx' der Pensenkategorie 'YYYY' konnte zu Ihrer Anstellungsbehörde 'ZZZZ von 'TT.MM.JJJJ' bis 'TT.MM.JJJJ' keine Planstelle ermittelt werden. Melden Sie sich bitte bei PEL.» Im vorliegenden Fall speichern Sie den Antrag und nehmen umgehend mit dem ALSA-Support im Anstellungsbereich Kontakt auf. Dieser wird die nötigen Anpassungen vornehmen.

Bestehende Pensenmeldung ändern / löschen:

Ist bereits ein Pensenkärtchen der Person vorhanden (aus ALSA PP oder ein bereits gemeldetes Pensum), müssen die fehlenden Angaben ergänzt oder die nötigen Anpassungen (beispielsweise unterjährige Pensenänderung) vorgenommen werden. Bei der Pensenänderungen muss zusätzlich ein neues Pensum erfasst und gemeldet werden. Die beiden Pensenkärtchen decken dann den Datumsbereich des ganzen Schuljahrs wieder ab. Bei vorbereiteten Pensenkärtchen aus dem ALSA PP muss noch der Vertrag verknüpft werden. Anschliessend kann das Pensum bereits gemeldet werden.

5 Papierkorb: Das Pensenkärtchen wird gelöscht.

6 Pensenmeldung kopieren: Um eine ähnliche Pensenmeldung zu erfassen, können Pensenkärtchen kopiert und danach abgeändert werden.

7 Pensenausgleich: Das Ziel des Pensenausgleichs ist ein immer gleicher, langjähriger Vertrag, wobei Schwankungen der Pensen von maximal fünf Wochenlektionen von einem Schuljahr zum anderen über das Gleitzeitkonto "Pensenausgleich" abgefangen werden können. Ein Pensenausgleich darf durch die Mittelschulen NICHT erfasst werden (Pensensaldo in SchulNetz führen).

8 Löschung beantragen: Bei bereits gemeldeten Pensen kann im Pensenkärtchen die Löschung beantragt werden; Beispielsweise, wenn eine falsche Pensenkategorie ausgewählt wurde. Es ist zwingend ein Grund für die Löschung zu erfassen. Falls bei einem Pensum noch Abwesenheiten und Stellvertretungen gemeldet sind, kann die Löschung erst beantragt werden, wenn die dazu gehörenden Pensenmeldungen der Stellvertretungen und Abwesenheit vorgängig gelöscht wurden. Falls notwendig kann bereits im gleichen Antrag das neue/geänderte Pensum mit den zu löschenden Pensen mitgeschickt werden. Dadurch kann eine bessere Prüfung durch den PEL erfolgen.

Abwesenheit melden

Jede Abwesenheit einer Person, die einen ganzen Tag umfasst, muss gemeldet werden. Auch während der unterrichtsfreien Zeit sind Abwesenheiten zu erfassen. Abwesenheiten beziehen sich immer direkt auf ein bereits gemeldetes Pensum. Abwesenheiten über einen bestimmten Zeitraum, mit mehreren Abwesenheitsgründen, können als Abwesenheitsereignis in einem Antrag gemeldet werden (beispielsweise Krankheit -> Mutterschaftsurlaub -> unbezahlter Urlaub). Die Anstellungsbehörde kann einen abgeschlossenen Antrag reaktivieren, verlängern und überarbeiten sowie erneut an den PEL senden.

Weitere prozessrelevante Informationen, Merkblätter und Formulare zu Abwesenheiten und Stellvertretungen sind im Schulportal publiziert.

Tipps & Tricks: Erforderliche Dokumente zu längeren Abwesenheitsmeldungen zum Beispiel auf Grund von Krankheit können allenfalls erst zu einem späteren Zeitpunkt oder müssen monatlich nachgereicht werden. Damit einzureichende Dokumente zeitgerecht beim PEL eintreffen, kann der PEL beim Prüfen einer Abwesenheitsmeldung dem Antrag ein Datum zur Dokumentnachreichung hinzufügen. Der Antrag wird im Anschluss bewilligt und zum definierten Zeitpunkt automatisch in ALSA reaktiviert und in der Inbox zur Bearbeitung aufgeführt.

1 Zeitraum der Abwesenheitsmeldung: Mit der Eingabe des Abwesenheitszeitraums für das Ereignis werden alle in diesem Zeitraum betroffenen Pensen der entsprechenden Lehrperson aufgerufen.

2 Abwesenheitsmeldung hinzufügen: Durch Anklicken des Plus-Symbols innerhalb der zum Zeitraum passenden Pensenkärtchen wird eine Abwesenheitsmeldung zum entsprechenden Pensum hinzugefügt. Betrifft die Abwesenheit mehrere Pensenkärtchen, muss für alle betroffenen Pensen eine Abwesenheitsmeldung erfasst werden.

3 Gemeldete Abwesenheiten +/- 6 Monate ab Datum: Hier werden bestehende Abwesenheitsmeldungen der entsprechenden Person aufgeführt. Dies dient als Übersicht, damit allenfalls bereits gemeldete Abwesenheiten ersichtlich sind.

4 Abwesenheit erfassen: Durch Anklicken des Plus-Symbols des betroffenen Pensenkärtchens, wird das Dialogfeld geöffnet, um die weiteren Informationen zur Abwesenheit zu erfassen.

  • a Abwesenheitstyp: Aus dem Dropdown wird der entsprechende Abwesenheitstyp ausgewählt. Entsprechend dieser Eingabe werden dann die entsprechend auszufüllenden Felder darunter eingeblendet. Je nach Abwesenheitstyp unterscheiden sich diese.
  • b Abwesend von / bis: Die zeitliche Abwesenheit gemäss Abwesenheitstyp wird hier eingegeben.
  • c Abwesendes Pensum: Bei Lehrpersonen muss genau angegeben werden, an welchen Tagen welche Lektionen aufgrund der Abwesenheit betroffen sind. Dies ist für die Beantragung der Stellvertretungsressourcen relevant. Im Falle einer im Beschäftigungsgrad angestellten Person muss die Abwesenheit total über den gesamten Zeitraum eingetragen werden.
  • d davon beantragtes Pensum für Stv.: Bei im Voraus planbaren Absenzen (beispielsweise Weiterbildung) darf ab dem ersten Tag, bei nicht planbaren Absenzen (beispielsweise Krankheit) ab dem zweiten Tag eine bezahlte Stellvertretung eingesetzt werden. Entsprechend müssen die Anzahl Lektionen bzw. Stunden des ersten Abwesenheitstags von der Anzahl Total Lektionen bzw. Total Stunden (Feld "Abwesenheit total über gesamten Zeitraum") abgezogen werden.

5 Case Management: Für Abwesenheiten über 30 Tage und in Kombination mit den Abwesenheitstypen Krankheit, Krankheit teilweise, Unfall und Unfall teilweise muss zwingend ein Case Management geführt werden. Das Eingabefeld zur Erfassung des Case Managements (CM) in ALSA erscheint auch für Abwesenheiten unter 30 Tagen automatisch und kann, sofern gewünscht, ausgefüllt werden. Durch das Ausfüllen dieses Feldes ist noch keine Anmeldung beim CM erfolgt. Diese muss gemäss den Ausführungen im Schulportal gemacht werden.

6 Abwesenheit löschen: Durch Anklicken des Papierkorb-Symbols kann die Abwesenheitsbox wieder gelöscht werden.

Tipps & Tricks: Abwesenheiten aufgrund Unfall müssen zusätzlich zur Meldung in ALSA noch mittels separatem Unfallmeldeformular gemäss den Vorgaben des Versicherungsamts AGV gemeldet werden.
INFO Hinweis zum Abwesenheitsgrund §41: Wird als Abwesenheitstyp «Abwesenheit §41 VALL» ausgewählt, muss über ein zusätzliches Eingabefeld der konkrete Grund eingegeben werden. Wird der Antrag reaktiviert kann der konkrete Grund für die «Abwesenheit §41 VALL» nicht geändert werden.

7 Speichern: Durch Anklicken des Speichern-Buttons wird der nächste Prozessschritt gestartet, in dem die Abwesenheitsmeldung abgesendet (Haken) oder abgebrochen (X) werden kann. Unter Anhänge müssen die erforderlichen Dokumente (beispielsweise Arztzeugnis bei Unfall oder Krankheit, Aufgebot bei Militär oder Zivilschutz, Vertragszusatz bei unbezahltem Urlaub oder Bewilligung der Abteilung bei Weiterbildungen) hinzugefügt werden.

Tipps & Tricks: Änderungen einer Abwesenheitsmeldung beeinflussen den Vertrag und die Pensenmeldungen von den Stellvertretungen. Falls bei einer Löschung der Abwesenheit noch Pensen für Stellvertretungen gemeldet sind, kann die Abwesenheit nicht - ohne vorgängige Löschung der Pensenmeldung der Stellvertretung - zur Löschung beantragt werden.

Eine bereits abgeschlossene Abwesenheit kann reaktiviert werden, indem das Detail des Antrags aus der Rubrik Anträge personenbezogen aufgerufen wird. Über diesen Weg wird der entsprechende Prozess zur Reaktivierung von Abwesenheitsmeldungen gestartet. Dabei muss die abgeschlossene und bewilligte Abwesenheit zur Person gesucht und ausgewählt werden. Der Zeitraum muss danach entsprechend angepasst werden.

Tipps & Tricks für Kreisschulen oder Gemeindeverbände: Unter den Feiertagen sind nur diejenigen Daten einzutragen, die für alle Schulorte gelten und für einen ganzen Tag schulfrei sind. Alle anderen Feiertage müssen in der jeweiligen Abwesenheitsmeldung manuell berücksichtigt werden. D.h., wenn eine Lehrperson an einem nicht-gemeinsamen Datum schulfrei hat, müssen die betroffenen Einzellektionen vom Feld "davon für Stellvertretung" manuell subtrahiert und somit die Anzahl Lektionen korrigiert werden.

Geldprämie

Die zur Verfügung stehende Prämiensumme für das nächste Kalenderjahr wird jeweils vom Grossen Rat im November/Dezember beschlossen. Eine allfällige neue Prämiensumme wird durch den Personaldienst Lehrpersonen BKS (PEL) in ALSA eingespielt. Die Anstellungsbehörden werden über eine Meldung in der Inbox über allfällige neue Prämienguthaben informiert. Wird diese als gelesen markiert, kann sie weiterhin in der Rubrik Ressourcen aufgerufen werden.

1 verfügbarer Prämienbetrag: Aufgrund der Schulgrösse stehen pro Anstellungsbehörde eine gewisse Anzahl Prämiengelder für an der Schule angestellte Personen zur Verfügung. Prämiengelder, die in einem Schuljahr nicht vergeben wurden, werden automatisch ins nächste Schuljahr übertragen. Der angegebene Wert informiert über die noch zur Verfügung stehenden Prämiengelder nach Abzug der im Antrag bereits erfassten Prämien.

2 Person hinzufügen: Mit dem Button kann eine weitere Person aus der Personenliste hinzugefügt werden, um dieser einen Prämienbetrag zuzuweisen.

3 Prämienbetrag: Der Prämienbetrag muss zwischen 400 Franken und 5’000 Franken liegen und auf 100 Franken gerundet sein. Pro Kalenderjahr dürfen einer Person gesamthaft nicht mehr als 5’000 Franken Prämien ausgerichtet werden. Prämienauszahlungen einer, an mehreren Anstellungsbehörden angestellten Lehrperson werden kumuliert und vom System überprüft.

4 Speichern: Durch Anklicken des Speichern-Buttons öffnet sich das nächste Fenster, in dem das Abschicken des Antrags finalisiert wird.

Prämien werden in der Regel automatisch durch das System bewilligt und in das kantonale Personal- und Lohnsystem (PULS) eingetragen. Falls die begünstigte Person über keine aktive Anstellung oder eine Anstellung zu Lasten der Gemeinde oder PH/Dritte verfügt, wird der Antrag zur Prüfung an PEL zugestellt.

Natural-, Team- und Urlaubsprämie

Die zur Verfügung stehende Prämiensumme für das nächste Kalenderjahr wird jeweils vom Grossen Rat im November/Dezember beschlossen. Eine allfällige neue Prämiensumme wird durch den Personaldienst Lehrpersonen BKS (PEL) in ALSA eingespielt. Die Anstellungsbehörden werden über eine Meldung in der Inbox über allfällige neue Prämienguthaben informiert. Wird diese als gelesen markiert, kann sie weiterhin in der Rubrik Ressourcen aufgerufen werden.

1 verfügbarer Prämienbetrag: Aufgrund der Schulgrösse stehen pro Anstellungsbehörde eine gewisse Anzahl Prämiengelder für an der Schule angestellte Personen zur Verfügung. Prämiengelder, die in einem Schuljahr nicht vergeben wurden, werden ins nächste Schuljahr automatisch übertragen. Der angegebene Wert informiert über die noch zur Verfügung stehenden Prämiengelder nach Abzug der im Antrag bereits erfassten Prämien.

2 Neue Naturalprämie: Für Naturalprämien können Werte zwischen 1 Franken und 500 Franken eingegeben werden. Naturalprämien werden dem PEL zur Genehmigung vorgelegt. Im Fall einer Zurückweisung kann die Prämienausrichtung überarbeitet und erneut eingereicht werden.

3 Neue Urlaubsprämie: Urlaubsprämien können maximal 5 Tage pro Person betragen (umgerechnet entspricht ein Urlaubstag 700 Franken). Urlaubsprämien werden freigegeben, wenn die entsprechende Abwesenheitsmeldung zur Bewilligung an den PEL eingeht.

4 Neue Teamprämie: Für Teamprämien müssen Quittungen via "Anhänge" dem PEL übermittelt werden. Die Gemeinde bezahlt die Auslage zur Teamprämie und stellt die Rechnung an den PEL via Zentralerechnungsstelle (ZRS) mit Angabe einer Referenznummer. Teamprämien werden freigegeben, sobald die Rechnung von der Gemeinde beim BKS zur Zahlung freigegeben wird.

5 Speichern: Durch Anklicken des Speichern-Buttons öffnet sich das nächste Fenster, in dem das Abschicken des Antrags finalisiert wird.

Tipps & Tricks: Die Ausrichtung von verschiedenen Prämienarten in einem Antrag ist ebenfalls möglich (wie zur Veranschaulichung im Bild dargestellt), jedoch aufgrund der unterschiedlichen Bewilligungsform nicht zu empfehlen.

Personalplanungs-Tool Pensen Import

Sonder- und Mittelschulen können Pensenmeldungen aus dem alten Personalplanungs-Tool (PPT) in ALSA importieren. Startet man den Prozess, muss zuerst das Schuljahr ausgewählt werden, für das die Pensenmeldung erfasst werden sollen. Zur Verfügung stehen das laufende und das zukünftige Schuljahr. Nach dem Speichern gelangt man zum nächsten Prozessschritt.

1 CSV hinzufügen: Mit Klick auf den Durchsuchen-Button wählt man die aus dem PPT generierte csv-Datei aus. Mit anschliessendem Klick auf den Hinzufügen-Button wird die Datei hochgeladen. Mit erneutem Klick auf "Durchsuchen…" kann man die hinzugefügte Datei mit einer anderen ersetzen.

2 CSV Vorschau: Die in der hinzugefügten csv-Datei enthaltenen Daten werden in diesem Abschnitt angezeigt. Mit anschliessendem Klick auf den Vorprüfen-Button werden im Anschluss an die Auflistung die Resultate der Vorprüfung angezeigt.

3 Resultate der Vorprüfung: Die Verarbeitungsmeldungen weisen darauf hin, mit welchen Datenimporten keine automatische Pensenvorerfassung durchgeführt werden kann. Wird bei der Vorprüfung eine Fehlermeldung aufgrund eines Schulhauses ausgewiesen, wird das Pensum dieser Lehrperson trotzdem verarbeitet und als Pensenmeldung vorerfasst. Das Schulhaus muss in dem Fall jedoch manuell im Pensenkärtchen nacherfasst werden.

4 Import verarbeiten: Mit dem Haken werden die importierten Daten zur Verarbeitung freigegeben und aus den fehlerfreien Daten pro Person und Pensenkategorie ein Pensenkärtchen vorerfasst. Die vorerfassten Pensenmeldungen werden in der Inbox angezeigt und müssen noch mit den fehlenden Informationen ergänzt werden.

5 Auftrag löschen: Mit Klick auf das X wird der Antrag gelöscht, kann jedoch weiterhin mit dem Status gelöscht in der Rubrik "Anträge personenbezogen" eingesehen werden.

Tipps & Tricks: Grundsätzlich können die Daten aus dem PPT mehrmals in ALSA eingelesen werden. Ist für eine Lehrperson jedoch schon eine Pensenmeldung für das entsprechende Schuljahr mit dem gleichen Schultyp und der gleichen Pensenkategorie (vor-)erfasst, lässt ALSA keine erneute automatische Vorerfassung dieser Pensenmeldung zu, sondern weist diese stattdessen in der Liste der Vorprüfung aus. Aus diesem Grund wird das Einlesen der Pensen aus dem PPT erst nach Fertigstellung der Planung – zumindest pro Schultyp – empfohlen.

Personen

In der Rubrik Personen sind alle für die Anstellungsbehörde erfassten Personen mit einer Anstellung im Zeitraum von heute bis 12 Monate in die Vergangenheit aufgelistet. Aus der Rubrik Personen werden alle personenbezogenen Prozesse gestartet mit Ausnahme der Geld-, Natural-, Team- und Urlaubsprämien (da ein Prämienantrag mehrere Personen betreffen kann und somit nicht personenspezifisch ist).

1 Suchfeld: Über die Suchfunktion kann nach den Begriffen der Spalten in der Übersicht gesucht werden. Weil die Rubrik Personen einen Einblick in das kantonale Personal- und Lohnsystem (PULS) aufzeigt, ist die Suchfunktion an dieses angepasst. Dabei ist zu beachten, dass gleichzeitig ausschliesslich nach dem Inhalt einer Spalte gesucht werden kann. Die gleichzeitige Eingabe von Vor- und Nachname im Suchfeld führt zu keinem Ergebnis, da Vor- und Nachnamen in separaten Spalten aufgeführt sind. Sonderzeichen sind in dieser Rubrik aufgrund der Verknüpfung mit dem PULS ebenfalls nicht enthalten

Tipps & Tricks: Durch Anklicken der Personalnummer sind die Personendetails ersichtlich. Um für die Person einen Prozess zu starten, muss die gesamte Zeile angewählt werden. Die markierte Person wird optisch hervorgehoben.

2 Personenbezogenen Prozess starten: Bis auf den Prozess "Reduzierte Stammdaten erfassen" muss jeweils eine Person ausgewählt (markiert) sein, damit ein Prozess gestartet werden kann. Erst nach der Auswahl einer Person werden die entsprechenden Symbole farbig und somit anklickbar.

  • a Personendaten öffnen: Durch Anklicken des Lupensymbols (oder der Personalnummer) öffnet sich der Detailbereich der Person.
  • b Stammdaten ändern: Hier werden Änderungen in den Stammdaten der angestellten Person angepasst. Dies inkludiert auch Ergänzungen der Stammdaten der Person, die mittels reduzierter Stammdaten neu erfasst wurde.
  • c Reduzierte Stammdaten erfassen: Dieser Prozess wird angestossen, wenn eine neue Person bei der Anstellungsbehörde erfasst werden soll.
  • d Pensen melden: Mit diesem Button wird der Prozess "Pensen melden" gestartet.
  • e Absenzen erfassen: Absenzen von Personen werden über diese Funktion gemeldet.
  • f Vertrag erstellen: Dieser Prozess wird verwendet, um neue Verträge zu erstellen oder bestehende zu ersetzen.
  • g Vertrag auflösen: Mit diesem Prozess wird ein bestehender Vertrag aufgelöst.

3 Auflistung exportieren: Durch Anklicken des Buttons kann die gesamte Personenliste als csv-Datei in eine Excel-Tabelle exportiert werden.

Tipps & Tricks: Der Prozess "Vertrag auflösen" kann auch aus der Rubrik Verträge gestartet werden. Im Vertragsdetail erscheint der gleiche Button für die Vertragsauflösung wie in der Rubrik Personen.
Tipps & Tricks: Der Prozess "Vertrag auflösen" kann auch aus der Rubrik Verträge gestartet werden. Im Vertragsdetail erscheint der gleiche Button für die Vertragsauflösung wie in der Rubrik Personen.

Personendetail

Im Detail einer Person werden die Stammdaten der Person aus dem kantonalen Personal- und Lohnsystem (PULS) abgerufen.

1 Stammdatenänderung: Durch Anklicken des Buttons öffnet sich der Formularbereich, in dem Änderungen in den Stammdaten der Person vorgenommen werden können. Über die Rubrik Personen und mit Klick auf denselben Button gelangt man in dieselbe Formularsicht.

2 Anzeige der Stammdaten: Die Stammdaten sind in Kategorien gruppiert aufgeführt: Personalien, Lohnzahlung, Ehegatte / Ehegattin – Partner / Partnerin, Kinder, Weitere und Lehrdiplome. Mit Klick auf die Begriffe oder die jeweiligen Pfeile neben den Begriffen wird die Kategorie aufgeklappt. Die Stammdaten dieser Kategorie werden dann angezeigt.

Standard-Auswertungen

Standard-Auswertungen sind programmierte Auswertungen im PDF-Format. Über die Filterfunktionen vor der Ausführung einer Auswertung kann die Datenausgabe eingegrenzt werden. Ist ein Filterfeld grau hinterlegt, kann nach diesem nicht mehr gefiltert werden. Dies kommt vor, weil gewisse Filterfelder mit anderen nicht kombinierbar sind.

1 Übersicht Stellvertretungen: Diese Auswertung liefert eine Gegenüberstellung der Abwesenheiten zu den entsprechenden Stellvertretungen.

2 Vertrag und Pensum pro Person: Diese Auswertung liefert eine Übersicht pro Person über deren Verträge und den gemeldeten Pensen pro Vertrag.

3 Pensenkontrolle: Die Pensenkontrolle liefert eine Gegenüberstellung der bewilligten Ressourcen pro Schultyp und Ressourcenart und den tatsächlich für diese Bereiche gemeldeten Pensen.

Exporte für Adhoc-Auswertungen

Die Adhoc-Auswertungen dienen dem Export von Daten aus den Prozessen in ALSA. Diese Auswertungen werden als csv-Datei erstellt und können in Excel weiterbearbeitet werden. Es stehen verschiedene Adhoc-Auswertungen zur Verfügung.

Anstellungen:

  • Export Pensendaten: Dieser Export zeigt alle gemeldeten Pensen der Anstellungsbehörde. Optional können die gelöschten Pensen mitangezeigt werden.
  • Export Vertragsdaten: Mit diesem Export können Vertragsdaten exportiert werden. Inkludiert sind neben den laufenden Verträgen beispielsweise auch die erfassten und aufgelösten Verträge.
  • Export Abwesenheiten: Dieser Export enthält die Abwesenheitsdaten.

Ressourcen:

  • Export Ressourcen Grundausstattung: Dieser Export beinhaltet die Ressourcen der Ressourcengruppe "Grundausstattung" auf Abteilungsebene. Die Verwendung dieses Reports ist somit nur sinnvoll bis und mit Schuljahr 2019/20.
  • Export Lerngruppen: Dieser Export beinhaltet die Ressourcen der Ressourcengruppe "Lerngruppenunterricht" auf Abteilungsebene. Die Verwendung dieses Reports ist somit nur sinnvoll bis und mit Schuljahr 2019/20.
  • Export Ressourcen Pool: Im Export Ressourcen Pool werden die Ressourcen aus der Ressourcengruppe "Poolressourcen" angezeigt. Ab dem Schuljahr 2020/21 können damit die Ressourcenart Logopädie/Legasthenie ausgewertet werden.
  • Export Weitere Ressourcen: Die "Förder- und Unterstützungsressourcen" wurden umbenannt in "Weitere Ressourcen". Dieser Export zeigt alle Ressourcen aus der Ressourcengruppe "Weitere Ressourcen". Dazu gehören beispielsweise die Ressourcenarten Begabtenförderung kantonal, Begabtenförderung Musik, Instrumentalunterricht/Ensemble oder Regionaler Integrationskurs RIK.
  • Export Ressourcen Schulleitung: Dieser Export zeigt alle Ressourcen der Ressourcengruppe "Schulleitungsressourcen".
  • Export Transfer: Dieser Export zeigt die durchgeführten Transfers der Anstellungsbehörde ab dem Schuljahr 2020/21. Für die Schuljahre bis und mit 2019/20 ist dieser Report leer.
  • Export Alle Ressourcen: Mit diesem Export können alle Ressourcengruppen und alle Ressourcenarten exportiert werden.

Unterstützung:

  • Export hängige Abwesenheitsanträge und Vertragsauflösungen: Dieser Export zeigt alle noch offenen Abwesenheitsanträge oder pendente Vertragsauflösungen. Die Einträge sind auch in der Inbox aufgeführt.

1 Exporte aufklappen: Durch Anklicken der Bezeichnung des gewünschten Exports oder des Pfeils neben der Bezeichnung wird der Filterbereich der Auswertung aufgeklappt.

2 Filterbereich: Bei jedem Export stehen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Damit kann die Ausgabe der Daten wie gewünscht eingegrenzt werden.

3 Export ausführen: Durch Anklicken des Buttons wird die csv-Datei generiert. Sie kann nach erfolgtem Download für die Bearbeitung geöffnet und gespeichert werden.

Tipps & Tricks: Da die Auswertungen in Excel weiterverarbeitet werden können, ist es auch möglich, keine Einschränkung bei der Filterung in ALSA zu machen beziehungsweise die Filterung später im Excel vorzunehmen.
Tipps & Tricks: Die Exporte werden in Excel als csv-Datei geöffnet. Sollen beispielsweise Zellformatierungen oder Formeln in den Dokumenten abgespeichert werden, muss die Datei als xlsx und nicht als csv-Datei abgespeichert werden.

Logoverwaltung

In der Rubrik Admin - Logoverwaltung kann eine Bilddatei (png, gif, jpg, tip oder bmp) in ALSA hochgeladen werden, die dann jeweils auf den in ALSA erstellten Anstellungsverträgen und Lohnverfügungen angezeigt wird. Beim Hochladen eines Anstellungsbehörden-Logos wird die Skalierung und Qualität geprüft. Das hochgeladene Bild wird in ein Rechteck von 25mm x 17.3mm (bei 300 dpi 295px x 204px) eingepasst, ohne das Seitenverhältnis anzupassen. Ist das Logo kleiner als 22m2 (bei 300dpi 260x260px=0.0676 Megapixel) wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.

Um das Logo zu testen, kann ein Beispielvertrag generiert werden. Dabei wird die Platzierung und Grösse des aktuellen Logos geprüft.

Tipps & Tricks: Hochgeladene Logos können nicht direkt gelöscht werden. Durch das Hochladen eines neuen Logos wird das bisherige automatisch ersetzt. Falls kein Logo mehr in den Anstellungsverträgen und den Lohnverfügungen aufgeführt werden sollen, kann das Logo durch das Hochladen eines weissen Bildes ersetzt werden.

Ferien und Feiertage verwalten

1 Ferien: Vom kantonalen Personal- und Lohnsystem (PULS) werden die generellen Ferienwochen pro Schuljahr eingespielt. Im Abschnitt Ferien werden diese für das gewählte Schuljahr angezeigt. Die Anstellungsbehörden werden gebeten, die Feriendaten jeweils nach der Aufschaltung pro Schuljahr auf ihre Aktualität zu prüfen.

2 Feiertage: Die Schulen müssen zusätzlich die nationalen und lokalen Feiertage (wie beispielsweise Karfreitag, Ostermontag, Pfingsten), welche nicht in die Schulferien fallen sowie die schulfreien Tage (beispielsweise Brückentage) ergänzen. Weil sich die Anzahl der abwesenden Lektionen der Abwesenheitsmeldung auf die zu leistenden Arbeitstage bezieht, ist eine Eingabe der nationalen und lokalen Feiertage sowie der schulfreien Tage zwingend notwendig.

  • a Feiertag hinzufügen: Mit Klick auf den Button "Feiertag hinzufügen" werden die Feiertage erfasst.
  • b Feiertag erfassen und speichern: Durch Anklicken des Speichern-Buttons wird die erfasste Feiertagszeile gespeichert.
  • c Anzeige und Löschen der Feiertage: Die erfassten Feiertage werden untereinander angezeigt und können mit Klick auf den Papierkorb auch wieder gelöscht werden.
Tipps & Tricks: Es können nur ganze Tage als Ferientage eingegeben werden. Folglich heisst das für die Anstellungsbehörde, dass bei einer Abwesenheitsmeldung beispielsweise für den 1. Mai (welcher nur halbtags unterrichtet wird), entsprechend die Stellvertretungsressourcen um einen halben Tag manuell verringert werden. Ein Automatismus erfolgt nicht.

Unterschriften verwalten

Mit der Unterschriftenverwaltung ist es möglich, eine Auswahlliste der unterschriftberechtigten Personen anzulegen. Auf diese Auswahlliste kann bei der Vertragserstellung zugegriffen werden. Die Pflege mindestens einer Unterschrift in der Unterschriftenverwaltung muss vor der Vertragserstellung erfolgen. Weitere Unterschriften sind optional.

1 Unterschrift hinzufügen: Die Unterschrift beinhaltet immer Name, Vorname und die Funktion der Person. Nach dem Speichern der hinzugefügten Unterschrift kann diese nicht mehr geändert werden. Bei einer Fehleingabe muss die Unterschrift gelöscht und eine neue hinzugefügt werden.

2 Standard setzen: Ist eine Unterschrift als Standard gesetzt, wird diese Unterschrift bei der Vertragserstellung automatisch aufgeführt. Das Anwählen einer anderen Unterschrift anhand der Auswahlliste ist weiterhin möglich.

3 Papierkorb: Durch Anklicken des Papierkorbs wird die Unterschrift gelöscht.

Dieser Inhalt richtet sich an

Schuladministration, Schulleitung