Hilfe ALSA

Nachfolgend wird jeder Prozesschritt der Personalplanung mit ALSA (ALSA PP) erklärt und beschrieben.

Planung eröffnen

Die Benutzerin / der Benutzer kann zwischen den Planungen bereits eröffneter Schuljahre wechseln und für das nächste Schuljahr eine neue Planung eröffnen.

1 Schuljahr Dropdown-Feld: Über den Pfeil des Dropdown-Feldes am oberen Rand im Modul ALSA Personalplanung (ALSA PP) wählt man eine bereits eröffnete Planung. Der Wechsel zwischen den Planungen verschiedener Schuljahre ist jederzeit möglich und ermöglicht somit beispielsweise während der aktuellen Planung einen Vergleich mit der letztjährigen Planung.

2 Schuljahr eröffnen: Mit dem Plus-Button wird ein Schuljahr eröffnet, für welches noch keine Planung besteht. Im Dialogfenster wird das Schuljahr ausgewählt. Zudem können mit der Auswahl "Basierend auf" Daten eines anderen Planjahres in die neu eröffnete Planung übernommen werden.

Tipps & Tricks: Bevor ein neues Schuljahr eröffnet werden kann, müssen die Feiertage des neuen Schuljahrs in ALSA Ressourcen & Anstellungen (ALSA R/A) erfasst sein. Dies erfolgt über die bisherige Erfassung unter der Rubrik Admin > "Ferien und Feiertage verwalten".

3 Planung löschen: Durch Anklicken des Papierkorb-Buttons löscht man eine bereits eröffnete Planung. Anschliessend kann das entsprechende Schuljahr neu eröffnet werden.

4 Hilfebutton: Erscheint auf einer Seite ein Hilfebutton, können damit Informationen und Bedienungshilfen zur aktuellen Seite geöffnet werden.

Kontingente

Die Benutzerin / der Benutzer erhält einen Überblick über die gesprochenen sowie verplanten Ressourcen. Das heisst konkret, wie viele Ressourcen total zur Verfügung stehen und wie viele davon im ALSA Modul Personalplanung (ALSA PP) bereits einer Organisationseinheit zugeordnet sind. Im Weiteren besteht ein Überblick über die Verteilgefässe und deren Stand bezogen auf die verplanten Ressourcen.

1 Ressourcenkontingente: Die Mitteilung über die offiziell zugeteilten Ressourcen respektive bewilligten Anträge erfolgt im ALSA Modul Ressourcen & Anstellungen (ALSA R/A). Die Eingaben der Ressourcen im ALSA PP erfolgen manuell und können jederzeit überschrieben und / oder ergänzt werden. Damit ist eine frühzeitige Planung vor der definitiven Ressourcensprechung möglich.

Pro Kontingent (Kindergarten/Primarschule oder Sekundarstufe I) gibt es eine eigene Spalte, da die Ressourcen getrennt gesprochen und entsprechend eingesetzt werden müssen.

Das gesamte Ressourcenkontingent steht der Schule, getrennt für die beiden Kontingente, für die Planung zur Verfügung. Die Einheit ist Wochenlektionen bezogen auf das ganze Schuljahr.

Werden Ressourcen in der Planung eingesetzt (Zuordnung in der Rubrik Organisationseinheiten), reduziert sich automatisch der Wert "davon unverplant".

Das Total des Ressourcenkontingents kann auf Verteilgefässe verteilt werden. In einer eigenen Zeile wird angezeigt, wie viele Ressourcen noch keinem Verteilgefäss zugewiesen sind. Über diese Anzeigen wird der Überblick über bewusst zurückgehaltene Ressourcen bewahrt.

Tipps & Tricks: Soll die Planung vor der Bekanntgabe der definitiven Ressourcenkontingente im Februar durch das BKS beginnen, können die Kontingente mittels der erwarteten Schülerinnen- und Schülerzahlen und den Faktoren des laufenden Schuljahrs der Standard- und Zusatzkomponenten annäherungsweise berechnet werden.

2 Verteilgefässe: Verteilgefässe beziehen sich immer auf eines der Kontingente "Kindergarten/Primarschule" (KG/PRIM) oder "Sekundarstufe I" (SEK I). Die Bezeichnung der Verteilgefässe ist frei wählbar und kann so der eigenen Organisation angepasst werden. Sobald Ressourcen aus einem Verteilgefäss verplant werden, reduziert sich das Feld "davon unverplant" des entsprechenden Verteilgefässes um die verplante Anzahl Wochenlektionen. Mindestens ein Verteilgefäss pro zugeteiltem Kontingent muss eingerichtet werden, damit in der späteren Planung der Organisationseinheiten eine Zuordnung möglich ist.

  • Beispiel: Ein Verteilgefäss soll der Stufenschulleitung SeReal zugewiesen werden. Das Verteilgefäss kann den Namen "Leitung SeReal" oder auch den Namen der entsprechen-den Leitungsperson tragen. Dieser Person steht nun der zugeteilte Anteil der Ressourcen aus dem Kontingent "Sekundarstufe I" für die Planung zur Verfügung.

Personen: Übersicht über alle Personen (Personenliste)

Die Personenliste zeigt alle Personen, die zum jetzigen Zeitpunkt bei der Anstellungsbehörde erfasst sind und somit für die Planung zur Verfügung stehen.

1 Noch nicht eingelesene angestellte Personen aus dem der Planung vorangehendem Schuljahr werden hinzugefügt: Durch das Anklicken dieses Symbols werden alle Personen hinzugefügt, die zum Zeitpunkt des vorangehenden Schuljahrs (ausgehend vom Planungszeitraum bei der Anstellungsbehörde) angestellt waren. In der Regel handelt es sich um die Anstellungen des laufenden Schuljahrs.

  • Beispiel: Geplant werden soll das Schuljahr 2020/21. Mit diesem Icon werden alle Personen eingelesen, die im Schuljahr 2019/20 einen gültigen Vertrag besitzen und noch nicht in der Personenliste aufgeführt sind (keine Überschreibung).

2 Bestehende Person zur Planung hinzufügen: Durch das Anklicken dieses Symbols können der Personenliste einzelne Personen hinzugefügt werden. Ist die gewählte Person bereits in der Personenliste vorhanden, wird sie nicht doppelt hinzugefügt, sondern die Details dieser Person werden angezeigt. Mit dieser Funktion können neu erfasste Personen inklusive erstellte Vakanzen und Personen, die zunächst nur mit reduzierten Stammdaten erfasst sind, hinzugefügt werden.

3 Neue Vakanz-Person erstellen: Durch das Anklicken dieses Symbols wird der Personenliste eine Vakanz hinzugefügt. Eine Vakanz besitzt noch keine Personalnummer, da für sie im ALSA Modul Ressourcen & Anstellungen (ALSA R/A) noch keine reduzierten Stammdaten erfasst wurden. Der Vakanz kann ein beliebiger Name gegeben werden. Vakanzen können in der Planung als Platzhalter genutzt und jederzeit 1:1 durch eine Person ersetzt werden.

4 Löschen: Über dieses Symbol kann eine Person aus der Personenliste gelöscht werden. Wird eine Person gelöscht, werden auch alle allfälligen Zuteilungen in der Planung der Organisationseinheiten gelöscht. Eine bereits in ALSA R/A erfasste Person (mit Personalnummer) wird nur aus der Liste der Personenliste gelöscht, nicht aber aus ALSA R/A.

5 Zum Personendetail: Durch das Anklicken der Personalnummer oder des Worts "Vakanz" in farbiger Schrift wird die Detailsicht der Person geöffnet.

6 Auslastung: Die Auslastung zeigt an, ob die Planung mit der Eingabe des Wunschpensums übereinstimmt.

  • a Wunschpensum unterschritten
  • b Wunschpensum eingehalten
  • c Wunschpensum überschritten
  • d Kein Wunschpensum erfasst

7 Verschiebung Jahresarbeitszeit: Dieses Symbol erscheint, sobald im Personendetail für die Person eine Verschiebung der Jahresarbeitszeit in den Berufsfeldern vorgenommen wurde. Ist das Symbol rot, hat eine unerlaubte Verschiebung stattgefunden. Diese muss korrigiert werden.

8 Bemerkung vorhanden: Dieses Symbol erscheint, wenn für die Person im Personendetail eine Bemerkung hinterlegt wurde.

9 Filter Suchbegriff: In der Personenliste kann nach den Begriffen der folgenden Spalten gefiltert werden:

  • Pers.-Nr.
  • Person (Name und Vorname oder Bezeichnung der Vakanz)
  • Geb. Datum
  • Funktion (es kann beispielsweise der Begriff "Primar" eingegeben werden - als Resultat werden alle Personen gefiltert, die in der Lohnfunktion die Bezeichnung "Primar" aufweisen)

10 Filter Auslastung: In der Personenliste kann nach der Auslastung des Wunschpensums gefiltert werden. Es können zum Beispiel alle Personen angezeigt werden, die eine Unterschreitung des Wunschpensums aufweisen. Hat eine Person verschiedene Lohnfunktionen, werden immer alle Lohnfunktionen der Person angezeigt, auch wenn die Auslastung einer der Lohnfunktionen nicht der Filterung entsprechen.

Personen: Personendetail

Die Benutzerin / der Benutzer kann in der Detailplanung weitere Eingaben zu einer Person vornehmen (Wunschpensum, Bemerkungen). Die Detailplanung zeigt zudem die verplante Jahresarbeitszeit pro Lohnfunktion sowie die Aufteilung in die Berufsfelder.

1 Allgemeine Angaben zur Person: Die allgemeinen Daten zur Person sind nicht änderbar. Sofern eine Lehrperson bis zum 31. Januar das 50. oder 60. Altersjahr erreicht hat, erfolgt eine Entlastung von einer Unterrichtslektion respektive zwei Unterrichtslektionen im Berufsfeld Unterricht und Klasse (BF1) auf das zweite Semester. Da die Personalplanung in ALSA immer auf ein ganzes Schuljahr ausgelegt ist, wird dieser Tatsache nur mit einem Hinweis bei dieser Lehrperson unterhalb des Geburtsdatums Rechnung getragen. Das Normalpensum wird beim Semesterwechsel nicht angepasst. Vereinbarte Anpassungen müssen von der planungsverantwortlichen Person in der Planung vorgenommen werden. Die Lohnzahlung ab dem 01. Februar erfolgt korrekt mit Bezug auf das entsprechende neue Normalpensum gemäss Altersjahr.

2 Person durch eine Vakanz ersetzen: Die Person wird durch eine Vakanz ersetzt und verschwindet so aus der Personenübersicht. Diese Funktion ermöglicht die Planung, auch wenn die Nachfolge einer austretenden Person noch nicht geregelt ist.

3 Bemerkungen zur Person erfassen: Die Bemerkungen zu einer Person sind für alle Benutzer und Benutzerinnen der Anstellungsbehörde mit Berechtigung zur Personalplanung einsehbar. Daher sollten nur arbeits- und anstellungsspezifische Bemerkungen erfasst werden, die die Persönlichkeitsrechte der Person berücksichtigen.

4 Pensenplanung:

  • a Funktion: Lohnfunktion(en), für die ein gültiger Vertrag besteht oder welche die Person in der Planung ausüben soll. Durch das Anklicken der Funktion (farbige Schrift) öffnet sich ein Editor, in dem die Höhe des Wunschpensums angepasst werden kann. Die Eingabe des Wunschpensums ist optional.
  • b Normalpensum: Gibt die Anzahl Wochenlektionen oder Wochenstunden für ein 100%-Pensum an.
  • c Wunschpensum: Gibt die genaue Zahl oder den Rahmen in der entsprechenden Einheit an, für die ein Pensum im Schuljahr gewünscht wird.
  • d Verplant: Gibt den bereits verplanten Einsatz in der Einheit des Wunschpensums an.
  • e JAZ verplant: Gibt den bereits verplanten Einsatz in Jahresstunden an (JAZ = Jahres-arbeitszeit).
  • f VZÄ: Gibt den bereits verplanten Einsatz in Vollzeitäquivalent (VZÄ) an.
  • g Auslastung: Zeigt die Einhaltung des Wunschpensums an (rotes Kästchen links = un-terschritten, grünes Kästchen in der Mitte = eingehalten, rotes Kästchen rechts = über-schritten, ohne Farbe = kein Wunschpensum erfasst).
  • h Papierkorb: Löscht die Lohnfunktion der Person. Damit wird die Person in der Planung überall dort herausgelöscht, wo sie mit dieser Lohnfunktion verplant war.
  • i Lohnfunktion hinzufügen: Durch Anklicken dieses Symbols kann eine weitere Lohnfunktion für die Person hinzugefügt werden.

5 JAZ pro Berufsfeld: Die Totalzeile für Jahresarbeitszeit (JAZ) und Vollzeitäquivalent (VZÄ) gibt den verplanten Anteil der JAZ und VZÄ über alle Lohnfunktionen der Person an. Darunter ist die JAZ verteilt auf die einzelnen Berufsfelder aufgeführt (nur bei Lehrpersonen). Die Summe der JAZ aller Berufsfelder entspricht nur dann der Totalsumme JAZ, wenn die Person ausschliesslich als Lehrperson angestellt ist.

6 Verteilung Berufsfelder: Die grafische Darstellung zeigt die Verteilung der JAZ auf die einzelnen Berufsfelder. Die Verteilung erfolgt in erster Linie über die Standardverteilung (BF1: verplante WL * 60 Stunden, BF2-4 = der Rest zu je 1/3). Einsätze, die in der Planung direkt auf das BF4 eingegeben wurden, erscheinen in der Grafik ausschliesslich im BF4 und sind grau dargestellt (fix). Eine fixe Zuweisung kann nur in der Planung korrigiert oder gelöscht werden, indem die Zuordnung von "BF4" auf "Standardverteilung" geändert wird. Ausserdem besteht die Möglichkeit, Jahresarbeitszeit von einem Berufsfeld in ein anderes zu verschieben.

  • j Verschiebung hinzufügen: Durch Anklicken dieses Symbols öffnet sich eine (neue) Verschiebungszeile. Zur Auswahl stehen alle erlaubten Möglichkeiten zur Verschiebung der JAZ von einem Berufsfeld in ein anderes. Es muss die Anzahl der zu verschiebenden Stunden angegeben und es kann optional eine Begründung erfasst werden. Die verschobene Zeit wird orange dargestellt (Verschoben). Sollte eine Verschiebung nicht gewollt sein, muss diese über das Papierkorb-Symbol am Ende der Zeile rückgängig gemacht werden. Die Stunden, die "verschoben" oder "fix" zugeordnet wurden, werden in der Grafik farblich hervorgehoben. Diese Stunden können nicht nochmals verschoben werden.
  • Beispiel: Sind bei einer Lehrperson 35 Stunden im BF4 erfasst und wurden davon 20 Stunden in der Planung bewusst dem BF4 zugeordnet, können für diese Person nur noch maximal 15 Stunden aus dem BF4 in ein anderes BF verschoben werden (die 20 Stunden sind fix). Das Gleiche gilt für bereits verschobene Stunden.
Tipps & Tricks: Der Abschnitt "Verteilung Berufsfelder" wird nur bei Lehrpersonen und erst dann angezeigt, wenn die Lehrperson in einer Organisationseinheit geplant wurde.

Personen: Personendetail einer Vakanz

1 Bezeichnung und Geburtsdatum: Die Bezeichnung der Vakanz kann individuell erfasst werden und das Alter ist standardmässig 30 Jahre (änderbar).

2 Pensenplanung: Für die Vakanz kann eine Lohnfunktion und optional ein Wunschpensum erfasst werden, damit die Vakanz in der Planung wie eine normale Person eingesetzt werden kann.

3 Vakanz durch Person ersetzen: Eine Vakanz kann jederzeit 1:1 durch eine andere Person ersetzt werden. Durch das Anklicken dieses Symbols öffnet sich die Personenliste der Anstellungsbehörde. Durch die Auswahl einer dieser Personen, wird die Vakanz überschrieben und das Geburtsdatum ausgetauscht. Ist die Vakanz in der Planung bereits in einer Organisationseinheit verwendet worden, so wird sie dort (in allen Einsätzen) durch diese Person ersetzt.

Unterrichtsfächer

Die Benutzerin / der Benutzer kann die Unterrichtsfächer der Schule pro Schultyp (Kindergarten, Primarstufe, Sekundarstufe I) verwalten und schafft so einen Überblick über die für die Schule relevanten Unterrichtsfächer. Die vom Kanton vorgegebenen Stundentafeln können eingelesen und die erfassten Unterrichtsfächer wie ein Katalog geführt werden, aus dem die Planung bedient werden kann. Die Verwaltung der Unterrichtsfächer ist optional. Unterrichtsfächer können auch erst bei der Planung für jede Organisationseinheit manuell erfasst werden. Eine weitere Planungsvariante stellt die Fächererfassung für eine Abteilung dar, von der Kopien auf andere Abteilungen eingefügt werden können. Die Unterrichtsfächer müssen aktiv in die Planung eingelesen werden. Eine Änderung unter Unterrichtsfächer führt NICHT automatisch zu einer Anpassung bei einem bereits verwendeten Unterrichtsfach in der Planung.

1 Vorgabe Kanton (Stundentafel) anzeigen: Über diesen Link wird die Schulportalseite aufgerufen, auf der die Stundentafeln des Kantons aufgeschaltet sind.

2 Unterrichtsfach aus Stundentafel generieren: Durch Anklicken dieses Symbols werden alle Unterrichtsfächer aus der Stundentafel eingelesen. Es kann ausgewählt werden, ob das Einlesen pro Schultyp oder über alle Schultypen hinweg ausgeführt werden soll. Das Einlesen der Stundentafel kann jederzeit erfolgen. Allenfalls bereits erfasste Unterrichtsfächer werden dabei nicht verändert. Sollte sich ein Namenskonflikt ergeben, wird die Bezeichnung des erzeugten Unterrichtsfachs mit einer Nummer ergänzt. Die eingefügten Unterrichtsfächer können einzeln oder mittels Mehrfachauswahl gelöscht werden.

  • Hinweis: Für die Schultypen "Werkjahr", "Berufswahljahr" und "Integrations- und Berufsfindungsklasse" sind KEINE Stundentafeln hinterlegt. Informationen zu den Stundentafeln dieser Schultypen sind unter dem Link "Vorgaben Kanton (Stundentafel) anzeigen" abgelegt.

3 Schulstufen und Schultypen: Es erscheinen alle Schulstufen (Kindergarten, Primarstufe, Sekundarstufe) mit den jeweiligen Schultypen. Mit dem Pfeil-Symbol kann jede Schulstufe auf- oder zugeklappt werden.

4 Unterrichtsfach hinzufügen: Durch Anklicken dieses Symbols öffnet sich ein Editor, um ein Unterrichtsfach manuell hinzufügen zu können. Es spielt dabei keine Rolle, ob das Symbol oberhalb oder unterhalb der Liste angeklickt wird. Es handelt sich um die gleiche Funktion, immer auf einen Schultyp bezogen. Die Auflistung der Unterrichtsfächer erfolgt alphabetisch.

5 Unterrichtsfächer löschen: Durch Anklicken dieses Symbols werden alle markierten Unterrichtsfächer gelöscht.

6 Stiftsymbol: Ermöglicht Änderungen der Eingaben für dieses Fach. Wird ein bereits in der Planung verwendetes Fach geändert, hat diese Änderung keinen Einfluss auf die Planung. Gewünschte Änderungen in der Planung müssen manuell in jeder betroffenen Organisationeinheit vorgenommen werden.

7 Papierkorb: Löscht das Fach für diesen Schultyp in dieser Übersicht. Wird dieses Fach in der Planung bereits verwendet, bleibt es in der Planung erhalten.

8 Filterfunktionen: Die gesamte Liste kann nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert werden: Freie Textsuche, Schultyp, Lohnfunktion, Pensenkategorie. Die einzelnen Filter können frei kombiniert werden und schränken das Resultat immer weiter ein. Dabei werden nur die Inhalte der Liste eingeschränkt, die Gruppen (Schulstufe und Schultyp) bleiben immer alle sichtbar. Ist eine Schulstufe zugeklappt, werden die Fächer nicht angezeigt, auch wenn sie den Filterkriterien entsprechen würden.

9 Editor Unterrichtsfächer: In den Editor gelangt man durch das Hinzufügen eines neuen Unterrichtsfachs oder durch das Ändern (Stiftsymbol) eines bestehenden Unterrichtsfachs.

  • a Unterrichtsfach: Die Bezeichnung des Fachs ist frei wählbar.
  • b Einheit: Benennt die Einheit der Dotation.
  • c Funktion: Gibt die Lohnfunktion an, welche für das Fach vorgesehen ist. Hier ist die Eingabe optional. Spätestens in der Planung muss jedem Fach eine Funktion zugeordnet werden. Ist die Kombination von Einheit und Funktion nicht kompatibel, kann die Eingabe nicht gespeichert werden (eine Fehlermeldung erscheint beim Versuch zu speichern).
  • d Pensenkategorie: Gibt die Pensenkategorie an, die für die spätere Pensenmeldung verwendet werden soll. Hier ist die Eingabe optional. Spätestens in der Planung muss jedem Fach eine Pensenkategorie zugeordnet werden. Wurde zuvor eine Funktion ausgewählt, orientiert sich die Auswahl der Pensenkategorien an der erlaubten Kombination.
  • e Dotation: Die Spalten der Dotation weisen immer alle Jahrgänge des entsprechenden Schultyps auf. Die Dotation kann pro Jahrgang festgelegt werden oder es kann durch das Setzen eines Hakens markiert werden, dass das Fach für bestimmte Jahrgänge relevant ist. In der Detailplanung wird dann dieses Fach eingelesen, sofern der ausgewählte Jahrgang übereinstimmt.
  • f Speichern und Neu: Neben dem Speichern und Abbrechen besteht die Möglichkeit den Eintrag zu speichern und danach im Editor zu verbleiben, um direkt den nächsten Eintrag vornehmen zu können.
Tipps & Tricks: In der Übergangszeit der gestaffelten Einführung des Aargauer Lehrplans Volksschule auf der Oberstufe werden mit dem Einlesen der Stundentafel die alten sowie die neuen Fächer aufgeführt inklusive der Dotation für die entsprechenden Klassen.
Tipps & Tricks: Die Unterrichtsfächer stehen in einem Katalog der gesamten Anstellungsbehörde zur Verfügung. Änderungen wie die Bezeichnung eines Unterrichtsfachs gelten somit für alle Nutzer des entsprechenden Schultyps.

Organisationseinheiten: Organisation planen

Die Benutzerin / der Benutzer erfasst alle Organisationseinheiten (beispielsweise Abteilungen). Durch die Möglichkeit der Vergabe einer provisorischen Dotation pro Organisationseinheit dient diese Übersicht auch der Grobplanung. Weiterhin gibt sie mittels Symbolen Auskunft über den Stand des Planungsstatus der einzelnen Organisationseinheiten.

1 Organisationeinheit hinzufügen: Durch Anklicken dieses Symbols öffnet sich ein Editor, um eine Organisationseinheit hinzufügen zu können. Es spielt dabei keine Rolle, ob das Symbol oberhalb oder unterhalb der Liste angeklickt wird. Es handelt sich um die gleiche Funktion, immer auf einen Schultyp bezogen.

2 Editor Organisationseinheit: Die im Editor gemachten Einträge werden in die Übersicht übernommen und können hier wieder geändert oder gelöscht werden. Ausserdem wird die Übersicht aufgrund der Detailplanung laufend angepasst.

  • a Bezeichnung: Die Bezeichnung der Organisationseinheit ist frei wählbar.
  • b Schulhaus: Es stehen die in ALSA hinterlegten Schulhäuser zur Verfügung.
  • c Verteilgefäss: Es stehen die Verteilgefässe zur Verfügung, die dem Kontingent des Schultyps entsprechen.
  • d Dotation provisorisch: Es besteht die Möglichkeit einer provisorischen Vergabe von Ressourcen. Diese dient der Grobplanung des Ressourceneinsatzes. Innerhalb eines Schultyps ist die Vergabe in der Übersicht über alle Organisationseinheiten vergleichbar. Im Export Organisationsübersicht (Auswertungen) sind die Werte über alle Schultypen und Schulstufen auswertbar.
  • e Restkontingent: Das Restkontingent im Editor zeigt die Differenz zwischen den zugewiesenen Ressourcen im gewählten Verteilgefäss und den bereits provisorisch verteilten Ressourcen. Der Wert dient zur Übersicht in der Grobplanung, bezieht sich also auf die provisorische Dotation und nicht die effektiv verplanten Wochenlektionen.
  • f Anzahl SuS: Es können die Anzahl Schülerinnen und Schüler (SuS) pro Klasse für diese Organisationseinheit angegeben werden. Alternativ dazu kann eine Klasse als relevant für die Organisationseinheit markiert werden. Eines von beidem ist zwingend, damit ALSA beim Einlesen von Unterrichtsfächern auf die richtigen Stundentafeln zugreifen kann.
  • g Speichern und Neu: Neben dem Speichern und Abbrechen besteht die Möglichkeit, den Eintrag zu speichern und danach im Editor zu verbleiben, um direkt den nächsten Eintrag vornehmen zu können.

3 Stiftsymbol: Ermöglicht Änderungen der Eingaben für diese Organisationseinheit.

4 Papierkorb: Löscht die Organisationseinheit endgültig aus der Planung.

5 Spalte "effektiv": Zeigt die effektiv in der Planung eingesetzte Ressourcenmenge für die Organisationseinheit an. Diese Zelle ist automatisch abgefüllt.

6 Grünes Schloss: Ein grünes Schloss zeigt an, dass die Planung für diese Organisationseinheit abgeschlossen ist. Das Abschliessen einer Planung pro Organisationseinheit erfolgt aktiv durch die verantwortliche Person in der Detailplanung. Ist das Schlosssymbol grau, ist die Planung noch nicht abgeschlossen.

7 Grüne Person: Eine grüne Person zeigt an, dass jedem Unterrichtsfach in einer Organisationseinheit eine Person zugeordnet wurde. Ist das Personensymbol grau, sind in der Organisationseinheit noch Unterrichtsfächer erfasst, denen noch keine Person zugeordnet wurde.

8 Sprechblase: Eine Sprechblase zeigt an, dass für die Organisationseinheit eine Bemerkung erfasst wurde.

9 Totalzeile: Die Totalzeile ist die Summe aller Organisationseinheiten pro Schultyp und stellt die Summe der effektiv verplanten und der provisorisch angenommenen Dotation gegenüber.

10 Organisationseinheit: Durch das Anklicken der farbig hinterlegten Bezeichnung einer bestimmten Organisationseinheit wird die Detailplanung geöffnet.

11 Filterfunktionen: Die gesamte Liste kann nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert werden: Freie Textsuche, Schultyp, Schulhäuser, Verteilgefässe. Die einzelnen Filter können frei kombiniert werden und schränken das Resultat immer weiter ein. Dabei werden nur die Inhalte der Liste eingeschränkt, die Gruppen (Schulstufe und Schultyp) bleiben immer alle sichtbar.

Tipps & Tricks: Als Organisationseinheit können sowohl Jahrgangsklassen, Mehrjahrgangsklassen sowie auch schultypübergreifende Abteilungen (beispielsweise Lerninseln) gebildet werden.

Organisationseinheiten: Detailplanung

Die Benutzerin / der Benutzer erfasst für alle Organisationseinheiten die zugehörenden Unterrichtsfächer und definiert dafür die einzusetzende Lohnfunktion, den Zeitraum für das Unterrichtsfach, das vorgesehene Pensum, sowie die zugehörige Pensenkategorie. Mit der Zuordnung der Person, welche das Unterrichtsfach erteilt, ist die Planung abgeschlossen und für die Pensenmeldung vorbereitet.

Die Ausstattung der Organisationseinheit mit den entsprechenden Unterrichtsfächern kann auf verschiedene Arten erfolgen.

1 Organisationseinheit automatisch ausstatten: Eine leere Organisationseinheit kann automatisch aus dem Unterrichtsfächerkatalog ausgestattet werden. Hierbei werden alle Fächer aus der Übersicht der Unterrichtsfächer eingefügt, die zum Schultyp und Klasse der Organisationseinheit passen. Bei Mehrjahrgangsklassen wird die höhere Dotation eines Faches eingelesen. Sofern dem Fach bereits eine Funktion und eine Pensenkategorie zugeordnet wurden, werden diese ebenfalls eingelesen. Eine Organisationseinheit kann mit dieser Funktion aber auch in eine andere, leere Organisationeinheit kopiert werden. Für die Kopie stehen nur Organisationseinheiten zur Auswahl, die im Jahrgang übereinstimmen. Übernommen werden alle Planungswerte mit Ausnahme der Personen. Ist das Symbol grau, ist eine Organisationseinheit bereits ausgestattet mit mindestens einem Unterrichtsfach. Eine automatische Ausstattung oder eine Kopie kann dann nicht mehr erfolgen.

2 Einzelne Unterrichtsfächer aus dem Unterrichtsfächerkatalog einlesen: Es können einzelne Unterrichtsfächer aus dem Unterrichtsfächerkatalog eingelesen werden (zum Beispiel gleiches Fach infolge Teamteaching). Zur Auswahl stehen nur die Unterrichtsfächer, die zum Schultyp und Jahrgang der Organisationseinheit passen. Alle dem Unterrichtsfach hinterlegten Daten werden übernommen (Dotation pro Klasse, Lohnfunktion und Pensenkategorie).

3 Neues Unterrichtsfach hinzufügen: Es kann ein neues Unterrichtsfach hinzugefügt werden.

4 Unterrichtsfach: Durch das Anklicken der farbig hinterlegten Bezeichnung des Unterrichtsfachs wird der Editor zur Ausstattung des Fachs geöffnet.

5 Papierkorb: Löscht das Unterrichtsfach aus der Organisationseinheit.

6 Abgeschlossen: Mit der Aktivierung dieser Check-Box kennzeichnet man eine Organisationseinheit als fertig geplant.

7 Vorgaben Kanton (Stundentafel) anzeigen: Zur Information kann die Kantonsseite zu den Vorgaben zur Stundentafel im Schulportal aufgerufen werden.

8 Pensum Total / Restkontingent und Dotation provisorisch: Es wird angezeigt, wie viel Pensum für die Organisationseinheit effektiv verplant wurde und dieses wird der provisorischen Dotation der Grobplanung gegenübergestellt. Ausserdem ist ersichtlich, wie viele Wochenlektionen (WL) dem betroffenen Verteilgefäss nach Abzug dieser Planung noch zur Verfügung steht. Alle Angaben sind dafür in Wochenlektionen bezogen auf ein Schuljahr umgerechnet worden.

  • Beispiel: 1 WL für den Zeitraum vom 01.08.-31.01. entspricht auf das ganze Schuljahr ≈ 0,5 WL

9 Ausstattung eines Unterrichtsfachs (im Editor): Für die Ausstattung eines Unterrichtsfachs sind verschiedene Eingaben nötig. Alle Eingaben bis auf die Bezeichnung des Unterrichtsfachs und der Funktion sind zunächst optional. Spätestens für das Übernehmen der Pensenmeldung in ALSA Ressourcen & Anstellungen (ALSA R/A) müssen alle weiteren Eingaben erfolgen. Alle nachfolgenden Eingaben betreffen einzig die entsprechende Organisationseinheit. Es besteht kein automatisches Abfüllen des Unterrichtsfächerkatalogs.

  • a Unterrichtsfach: Die Bezeichnung des Unterrichtsfachs kann jederzeit geändert werden.
  • b Funktion: Sofern dem Fach noch keine Lohnfunktion hinterlegt ist, muss diese hier erfasst werden.
  • c Person: Im Dropdown stehen alle Personen zur Auswahl, die der zuvor ausgewählten Lohnfunktion entsprechen. Ist die gewünschte Person nicht aufgeführt, muss entweder die Funktion angepasst oder bei der Person die gewählte Lohnfunktion hinzugefügt werden.
  • d Pensum / Einheit: Ist die Dotation aus dem Unterrichtsfächerkatalog übernommen worden, kann sie hier bei Bedarf überschrieben werden (Beispiel Halbklassenunterricht). Es stehen nur Einheiten zur Auswahl, die zur ausgewählten Funktion passen.
  • e Zeitraum: Es ist jeder Zeitraum möglich, der sich im ausgewählten Planungsschuljahr befindet.
  • f Berufsfeld: Das Feld wird nur angezeigt, wenn eine Lohnfunktion einer Lehrperson ausgewählt wurde. Standardmässig ist die "Standardverteilung" ausgewählt (vgl. Rubrik Personen). Handelt es sich um ein Fach, das explizit dem Berufsfeld 4 zugewiesen werden soll (besondere Aufgaben für die Schule), kann es hier ausgewählt werden.
  • g Pensenkategorie: Zur Auswahl stehen nur Pensenkategorien, die zur ausgewählten Lohnfunktion passen.
  • h Bemerkung: Zu dem Fach kann eine Bemerkung erfasst werden. In dem Fall erscheint nach der Speicherung in der Übersicht ein Sprechblasensymbol hinter dem Fach.

Pensen übernehmen

Die Benutzerin / der Benutzer kann gemäss dem Stand der Planung eine Pensenübernahme in ALSA Ressourcen & Anstellungen (ALSA R/A) simulieren. Hierbei werden die verplanten Pensen daraufhin überprüft, ob alle Eingaben korrekt und vollständig für eine Pensenübernahme vorliegen.

1 Auswahl des Schultyps: Bevor die Vorschau generiert wird, muss entschieden werden, ob die Vorschau für alle Schultypen oder nur für einen bestimmten Schultyp ausgeführt werden soll. Hierbei ist zu beachten, dass die Übernahme von Pensen in ALSA R/A der folgenden Regel unterliegt: "Für eine Person können Pensen mit einer identischen Pensenkategorie im gleichen Schuljahr nur einmal übernommen werden."

2 Vorschau generieren: Eine Vorschau kann jederzeit durchgeführt werden und führt noch nicht direkt zu einer Pensenübernahme. Wird eine Vorschau generiert, erhält sie den Status "wird erstellt". Je nach Grösse der Datenmengen, kann dies wenige Sekunden bis Minuten in Anspruch nehmen. Der Status ändert sich erst mit dem nochmaligen Aufrufen der Rubrik "Pensen übernehmen" oder Aktualisierung der Internetseite. Ist die Aufbereitung abgeschlossen, ändert der Status auf "Bereit".

3 Aufträge: In der Liste der Aufträge werden alle Aufträge angezeigt, für die eine Vorschau oder in einem zweiten Schritt eine Pensenübernahme stattgefunden hat.

  • a Vorschau generieren: Das Resultat der Vorschau wird geöffnet.
  • b Pensenmeldungen generieren: Das Resultat der Pensenübernahme wird geöffnet. Auch hier ändert der Status von "In Bearbeitung" erst mit dem erneuten Aufrufen der Rubrik in "Abgeschlossen".

Pensen übernehmen: Detailansicht

Die Benutzerin / der Benutzer kann nach dem Generieren der Vorschau einer Pensenübernahme entscheiden, ob diese tatsächlich durchgeführt werden soll. Die Übernahme der verplanten Pensen aus dem ALSA Modul Personalplanung (ALSA PP) führt zu einer Vorerfassung von Pensenmeldungen im ALSA Modul Ressourcen & Anstellungen (ALSA R/A). Diese vorbereitete Pensenmeldung erscheint in der Inbox. Hier muss jeder Pensenmeldung noch der zugehörige Vertrag zugewiesen werden. Ausserdem können in der vorerfassten Pensenmeldung noch Korrekturen vorgenommen werden. Erst das Abschicken der Pensenmeldung aus dem ALSA R/A führt zu einer Übertragung in das kantonale Personal- und Lohnsystem und damit zu einer Lohnzahlungsprüfung.

1 Vorschau - Pensenmeldung möglich: Die erste Tabelle der Vorschau zeigt an, welche Pensenmeldungen korrekt und vollständig sind und in ALSA R/A übernommen werden können. Die Tabelle zeigt alle Einträge an, mit denen bei einer Pensenübernahme die Pensenmeldung ausgefüllt würden. Durch Anklicken der farbig hinterlegten Personalnummer ist es möglich, nochmals auf die Personendetails zu kommen.

2 Pensenmeldungen generieren: Durch Anklicken dieses Buttons werden alle Pensenmeldungen der oberen Tabelle in der Inbox im ALSA R/A übernommen.

Tipps & Tricks: Da pro Person und Pensenkategorie nur einmalig eine Pensenübernahme möglich ist, ist die automatische Übernahme erst sinnvoll, wenn die Planung mehrheitlich oder ganz abgeschlossen ist.

3 Vorschau – Keine Pensenmeldung möglich: Die zweite Tabelle der Vorschau zeigt an, welche Pensenmeldungen gegen eine oder mehrere Prüfregel verstossen und damit nicht von ALSA R/A übernommen werden können. Folgende Begründungen kann es geben:

BegründungErläuterung
Person nicht in DetailplanungEine Person wird in der Detailplanung nicht verwendet.
VakanzEs handelt sich um eine Vakanz.
Pensum ausserhalb WunschpensumDie verplanten Pensen sind bei einer Funktion nicht im Bereich des Wunschpensums (Wurde kein Wunschpensum eingetragen, wird dies nicht geprüft)
Daten nicht vollständigDie Detailplanung ist nicht komplett (keine Person zugeordnet, kein Pensum erfasst, keine Pensenkategorie zugeordnet).
Pensenmeldung bereits vorhandenFür die Person ist im gleichen Schuljahr bereits ein Pensum mit einer identischen Pensenkategorie beim gleichen Schultyp erfasst.
Kein Zugriffsrecht auf die PersonAuf die Person besteht für die Anstellungsbehörde kein Zugriff (mehr).
Nicht regelkonforme Daten in der DetailplanungDie Detailplanung ist nicht valide (beispielsweise eine ungültige Pensenkategorie).

Wurde gegen eine Regel verstossen, liegt die Ursache in der Detailplanung einer Organisationseinheit oder bei der Person. Aus der Tabelle "Keine Pensenmeldung möglich" kann direkt auf diese beiden Bereiche zugegriffen werden.

  • a Personalnummer: Durch Anklicken der farbig hinterlegten Personalnummer wird der Bereich Personendetail aufgerufen.
  • b OE: Durch Anklicken der farbig hinterlegten Organisationseinheit wird die Detailsicht der Organisationseinheit aufgerufen.
Tipps & Tricks: Hat man mit Anklicken der farbig hinterlegten Personalnummer oder Organisationseinheit die Seite gewechselt, kommt man mit dem Zurückbutton des Browsers wieder in die Übersicht der Pensenübernahme zurück.

Protokoll Pensenmeldungen generieren

Die Benutzerin / der Benutzer kann sich nach dem Generieren der Pensenmeldungen jederzeit das Protokoll der Generierung der Aufträge anzeigen lassen. Das Protokoll zeigt die zu dem Zeitpunkt generierten Pensenmeldungen an und jene, welche nicht generiert werden konnten.

4 Pensenmeldung generiert: Die erste Tabelle des Protokolls zeigt an, welche Pensenmeldungen in ALSA R/A übernommen wurden.

5 Keine Pensenmeldung generiert: Die zweite Tabelle zeigt an, welche Pensenmeldungen gegen eine oder mehrere Prüfregel(n) verstossen hat / haben und damit nicht übernommen wurden.

Tipps & Tricks: Ein Pensum zwischen einem und drei Monaten (Stundenlohn) wird von ALSA R/A aus dem ALSA PP als eine Pensenmeldung übernommen. In ALSA R/A muss jedoch pro Monat eine Pensenmeldung erfasst und gemeldet werden.

Auswertungen

Die Benutzerin / der Benutzer kann sich alle Eingaben zu den erfassten Organisationseinheiten und der Detailplanung für weitere Analysen nach Excel exportieren. Ausserdem kann aufgrund der Planungsdaten pro Person eine Pensenvereinbarung erstellt werden, die den Einsatz der Person aufzeigt.

1 Export Daten Organisationsübersicht und Detailplanung: Grundsätzlich sind alle Eingabedaten, die in der Rubrik Organisationseinheiten erfasst wurden, auswertbar. Es wird unterschieden zwischen den Daten der Organisationsplanung (alle Organisationseinheiten, Grobplanung) und den Daten der Detailplanung pro einzelner Organisationseinheit. Bereits beim Erstellen der Auswertung ist es möglich, Filter zu setzen, um die Daten für bestimmte Bereiche (Beispiel Schultyp) zu generieren. Wird kein Filter gesetzt, werden alle Daten zu allen Bereichen aufbereitet. Gewisse Filter schliessen sich gegenseitig aus. Sobald der Filter "Schulstufe", "Schultyp" oder "Verteilgefäss" ausgewählt wurde, kann keiner der anderen beiden dazu gewählt werden. In dem Fall ist das Auswahlfeld der anderen Filter grau hinterlegt. Grundsätzlich können Filterungen auch in der späteren Excel-Tabelle vorgenommen werden.

2 Export ausführen: Durch Anklicken dieses Buttons wird die Datenaufbereitung angestossen.

Tipps & Tricks: Die Datei wird in Excel im Format .csv erstellt. Die Datei sollte danach im Excel-Format (.xlsx) abgespeichert werden, um etwaige Änderungen (Bsp. Formeln oder Formatierungen) zu behalten.

3 Pensenvereinbarung: Eine Pensenvereinbarung kann nur für Personen ausgeführt werden, die in der Detailplanung verwendet wurden. Die Pensenvereinbarung wird in einem vordefinierten pdf-Format erstellt. Sie kann über eine oder alle Personen oder gemäss Filter erstellt werden. Die einzelnen pdf-Dateien der Personen werden alle in einer pdf-Datei abgelegt.

  • a Mit oder ohne Details zu Unterrichtsfächern: Vor dem Erstellen kann entschieden werden, ob die Pensenvereinbarung die Zuteilung der Person auf die einzelnen Organisationseinheiten und Unterrichtsfächer ausweisen soll oder nicht. Das Zuschalten wird über die Aktivierung der Checkbox vorgenommen.

Dieser Inhalt richtet sich an

Schuladministration, Schulleitung