Hilfe ALSA

Die Benutzerin / der Benutzer kann zwischen den Planungen bereits eröffneter Schuljahre wechseln und für das nächste Schuljahr eine neue Planung eröffnen.

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1 Schuljahr Dropdown-Feld: Über den Pfeil des Dropdown-Feldes am oberen Rand im Modul ALSA Personalplanung (ALSA PP) wählt man eine bereits eröffnete Planung. Der Wechsel zwischen den Planungen verschiedener Schuljahre ist jederzeit möglich und ermöglicht somit beispielsweise während der aktuellen Planung einen Vergleich mit der letztjährigen Planung.

2 Schuljahr eröffnen: Mit dem Plus-Button wird ein Schuljahr eröffnet, für welches noch keine Planung besteht. Im Dialogfenster wird das Schuljahr ausgewählt. Zudem können mit der Auswahl "Basierend auf" Daten eines anderen Planjahres in die neu eröffnete Planung übernommen werden. Folgende Daten werden dabei übernommen:

• Verteilgefässe (ohne Dotation)
• Personen inkl. Wunschpensum, vorgesehener Einsatz im Verteilgefäss und Funktion
• Unterrichtsfächerkatalog
• Organisationseinheiten
  • Anzahl SuS werden durch Haken ersetzt
  • Schulhaus und Verteilgefäss
  • Ausstattung/Planung
    • Unterrichtsfach
    • Funktion
    • Zeitraum wird auf das ganze Schuljahr gesetzt
    • Pensenkategorie

3 Planung löschen: Durch Anklicken des Papierkorb-Buttons löscht man eine bereits eröffnete Planung der gesamten Schule mit allen Schulstufen und -typen. Der Warnhinweis "ACHTUNG: Soll die gesamte Planung [Schuljahr] der gesamten Schule wirklich unwiderruflich gelöscht werden?" macht darauf aufmerksam. Anschliessend kann das entsprechende Schuljahr neu eröffnet werden.

4 Hilfebutton: Erscheint auf einer Seite ein Hilfebutton, können damit Informationen und Bedienungshilfen zur aktuellen Seite geöffnet werden.

Die Benutzerin / der Benutzer erhält einen Überblick über die gesprochenen sowie verplanten Ressourcen. Das heisst konkret, wie viele Ressourcen total zur Verfügung stehen und wie viele davon im ALSA Modul Personalplanung (ALSA PP) bereits einer Organisationseinheit zugeordnet sind. Im Weiteren besteht ein Überblick über die Verteilgefässe und deren Stand bezogen auf die verplanten Ressourcen.

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1 Ressourcenkontingente: Die Mitteilung über die offiziell zugeteilten Ressourcen respektive bewilligten Anträge erfolgt im ALSA Modul Ressourcen & Anstellungen (ALSA R/A). Die Eingaben der Ressourcen im ALSA PP erfolgen manuell und können jederzeit überschrieben und / oder ergänzt werden. Damit ist eine frühzeitige Planung vor der definitiven Ressourcensprechung möglich.

Pro Kontingent (Kindergarten/Primarschule oder Sekundarstufe I) gibt es eine eigene Spalte, da die Ressourcen getrennt gesprochen und entsprechend eingesetzt werden müssen.

Das gesamte Ressourcenkontingent steht der Schule, getrennt für die beiden Kontingente, für die Planung zur Verfügung. Die Einheit ist Wochenlektionen bezogen auf das ganze Schuljahr. ALSA rechnet zudem die Wochenlektionen bezogen auf das Schuljahr auf Anzahl Vollzeitäquivalente (VZÄ) um.

Werden Ressourcen in der Planung eingesetzt (Zuordnung in der Rubrik Organisationseinheiten), reduziert sich automatisch der Wert "davon unverplant".

Das Total des Ressourcenkontingents kann auf Verteilgefässe verteilt werden. In einer eigenen Zeile wird angezeigt, wie viele Ressourcen noch keinem Verteilgefäss zugewiesen sind. Über diese Anzeigen wird der Überblick über bewusst zurückgehaltene Ressourcen bewahrt.

2 Verteilgefässe: Verteilgefässe beziehen sich immer auf eines der Kontingente "Kindergarten/Primarschule" (KG/PRIM) oder "Sekundarstufe I" (SEK I). Die Bezeichnung der Verteilgefässe ist frei wählbar und kann so der eigenen Organisation angepasst werden. Sobald Ressourcen aus einem Verteilgefäss verplant werden, reduziert sich das Feld "davon unverplant" des entsprechenden Verteilgefässes um die verplante Anzahl Wochenlektionen. Mindestens ein Verteilgefäss pro zugeteiltem Kontingent muss eingerichtet werden, damit in der späteren Planung der Organisationseinheiten eine Zuordnung möglich ist.

• Beispiel: Ein Verteilgefäss soll der Stufenschulleitung SeReal zugewiesen werden. Das Verteilgefäss kann den Namen "Leitung SeReal" oder auch den Namen der entsprechenden Leitungsperson tragen. Dieser Person steht nun der zugeteilte Anteil der Ressourcen aus dem Kontingent "Sekundarstufe I" für die Planung zur Verfügung.

Die Personenliste zeigt alle Personen, die zum jetzigen Zeitpunkt bei der Anstellungsbehörde erfasst sind und somit für die Planung zur Verfügung stehen.

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1 Personen importieren: Die Funktion importiert alle Personen, die im dieser Planung vorangegangenen Schuljahr einen gültigen Vertrag besessen haben oder auf die im der Planung korrespondierenden Schuljahr eine Berechtigung besteht (gültiger Vertrag oder Freigabe) und in der aktuellen Planung noch nicht vorhanden sind.

2 Bestehende Person zur Planung hinzufügen: Durch das Anklicken dieses Symbols können der Personenliste einzelne Personen hinzugefügt werden. Ist die gewählte Person bereits in der Personenliste vorhanden, wird sie nicht doppelt hinzugefügt, sondern die Details dieser Person werden angezeigt.

3 Neue Vakanz-Person erstellen: Durch das Anklicken dieses Symbols wird der Personenliste eine Vakanz hinzugefügt. Eine Vakanz besitzt noch keine Personalnummer, da für sie im ALSA Modul Ressourcen & Anstellungen (ALSA R/A) noch keine reduzierten Stammdaten erfasst wurden. Der Vakanz kann ein beliebiger Name gegeben werden. Vakanzen können in der Planung als Platzhalter genutzt und jederzeit 1:1 durch eine Person ersetzt werden.

4 Löschen: Über dieses Symbol kann eine Person aus der Personenliste gelöscht werden. Wird eine Person gelöscht, werden auch alle allfälligen Zuteilungen in der Planung der Organisationseinheiten gelöscht. Eine bereits in ALSA R/A erfasste Person (mit Personalnummer) wird nur aus der Liste der Personenliste gelöscht, nicht aber aus ALSA R/A.

5 Zum Personendetail: Durch das Anklicken der Personalnummer oder des Worts "Vakanz" in farbiger Schrift wird die Detailsicht der Person geöffnet.

6 Auslastung: Die Auslastung zeigt an, ob die Planung mit der Eingabe des Wunschpensums übereinstimmt.

• a Wunschpensum unterschritten
• b Wunschpensum eingehalten
• c Wunschpensum überschritten
• d Kein Wunschpensum erfasst

7 Verschiebung Jahresarbeitszeit: Dieses Symbol erscheint, sobald im Personendetail für die Person eine Verschiebung der Jahresarbeitszeit in den Berufsfeldern vorgenommen wurde. Ist das Symbol rot, hat eine unerlaubte Verschiebung stattgefunden. Diese muss korrigiert werden.

8 Bemerkung vorhanden: Dieses Symbol erscheint, wenn für die Person im Personendetail eine Bemerkung hinterlegt wurde.

9 Filter Suchbegriff: In der Personenliste kann nach den Begriffen der folgenden Spalten gefiltert werden:

• Pers.-Nr.
• Person (Name und Vorname oder Bezeichnung der Vakanz)
• Geb. Datum
• Funktion (es kann beispielsweise der Begriff "Primar" eingegeben werden - als Resultat werden alle Personen gefiltert, die in der Lohnfunktion die Bezeichnung "Primar" aufweisen)

10 Filter Auslastung: In der Personenliste kann nach der Auslastung des Wunschpensums gefiltert werden. Es können zum Beispiel alle Personen angezeigt werden, die eine Unterschreitung des Wunschpensums aufweisen. Hat eine Person verschiedene Lohnfunktionen, werden immer alle Lohnfunktionen der Person angezeigt, auch wenn die Auslastung einer der Lohnfunktionen nicht der Filterung entspricht.

11 Filter Vorgesehener Einsatz im Verteilgefäss: Sofern den Personen im Personendetail ein oder mehrere Verteilgefässe zugewiesen wurden (optional), können nur die Personen mithilfe dieses Filters angezeigt werden, die für das gewählte Verteilgefäss vorgesehen sind.

12 Filter Tatsächlicher Einsatz im Verteilgefäss: Wird in diesem Filter ein Verteilgefäss ausgewählt, zeigt die Personenliste nur die Personen an, die in der Detailplanung einer Organisationseinheit mit entsprechendem Verteilgefäss zugewiesen wurden.

13 Handreichung Berufsauftrag anzeigen: Über diesen Link wird der Berufsauftrag der Lehrerinnen und Lehrer angezeigt, in dem unter anderem die Jahresarbeitszeiten für das Planungsjahr aufgeführt sind.

Im Personendetail werden planungsrelevante Informationen einer Person zusammengefasst. Einige Daten können oder müssen gepflegt werden, andere Informationen werden aufgrund der Einsatzplanung der Person automatisch angezeigt.

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1 Allgemeine Angaben zur Person: Die allgemeinen Daten zur Person sind nicht änderbar. Sofern eine Lehrperson bis zum 31. Januar das 50. oder 60. Altersjahr erreicht hat, erfolgt eine Entlastung von einer Unterrichtslektion respektive zwei Unterrichtslektionen im Berufsfeld 1 auf das zweite Semester. Da die Personalplanung in ALSA immer auf ein ganzes Schuljahr ausgelegt ist, wird dieser Tatsache nur mit einem Hinweis bei dieser Lehrperson unterhalb des Geburtsdatums Rechnung getragen. Das Normalpensum wird beim Semesterwechsel nicht angepasst. Vereinbarte Anpassungen müssen von der planungsverantwortlichen Person in der Planung vorgenommen werden. Die Lohnzahlung ab dem 01. Februar erfolgt korrekt mit Bezug auf das entsprechende neue Normalpensum gemäss Altersjahr.

2 Person durch eine Vakanz ersetzen: Die Person wird durch eine Vakanz ersetzt und verschwindet so aus der Personenübersicht. Diese Funktion ermöglicht die Planung, auch wenn die Nachfolge einer austretenden Person noch nicht geregelt ist.

3 Bemerkungen zur Person erfassen: Die Bemerkungen zu einer Person sind für alle Benutzer und Benutzerinnen der Anstellungsbehörde mit Berechtigung zur Personalplanung einsehbar. Daher sollten nur arbeits- und anstellungsspezifische Bemerkungen erfasst werden, die die Persönlichkeitsrechte berücksichtigen.

4 Bemerkungen für Pensenvereinbarung: In diesem Feld können Bemerkungen eingetragen werden, die in der Pensenvereinbarung übernommen werden sollen.

5 Vorgesehener Einsatz im Verteilgefäss: In diesem Bereich kann für jede Person festgelegt werden, in welchem oder welchen Verteilgefäss(en) die Person eingesetzt werden soll. Mit dem Plus-Symbol werden Verteilgefässe zugewiesen, mit dem Papierkorb kann die Verbindung auch wieder gelöscht werden. Die Zuordnung hilft, die Personenübersicht auf diejenigen Personen zu begrenzen, die für ein bestimmtes Verteilgefäss vorgesehen sind. Beim Kopieren der Planung aus einem früheren Schuljahr werden die Zuordnungen übernommen.

6 Detailplanung: In diesem Abschnitt werden alle bereits verplanten Einsätze der Person detailliert aufgeführt. Durch Anklicken der farbigen Organisationseinheit gelangt man direkt zur Detailplanung dieser Organisationseinheit.

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7 Pensenplanung:

• a Funktion: Lohnfunktion(en), für die ein gültiger Vertrag besteht oder welche die Person in der Planung ausüben soll. Durch das Anklicken der Funktion (farbige Schrift) öffnet sich ein Editor, in dem die Höhe des Wunschpensums angepasst werden kann. Die Eingabe des Wunschpensums ist optional.
• b Normalpensum: Gibt die Anzahl Wochenlektionen oder Wochenstunden (Assistenzperson Volksschule) für ein 100%-Pensum an.
• c Wunschpensum: Gibt die genaue Zahl oder den Rahmen in der entsprechenden Einheit an, für die ein Pensum im Schuljahr gewünscht wird.
• d Verplant: Gibt den bereits verplanten Einsatz in der Einheit des Wunschpensums an.
• e JAZ verplant: Gibt den bereits verplanten Einsatz in Jahresstunden an (JAZ = Jahresarbeitszeit).
• f VZÄ: Gibt den bereits verplanten Einsatz in Vollzeitäquivalent (VZÄ) an.
• g Auslastung: Zeigt die Einhaltung des Wunschpensums an (rotes Kästchen links = unterschritten, grünes Kästchen in der Mitte = eingehalten, rotes Kästchen rechts = überschritten, ohne Farbe = kein Wunschpensum erfasst).
• h Papierkorb: Löscht die Lohnfunktion der Person. Damit wird die Person in der Planung überall dort herausgelöscht, wo sie mit dieser Lohnfunktion verplant war.
• i Lohnfunktion hinzufügen: Durch Anklicken dieses Symbols kann eine oder eine weitere Lohnfunktion für die Person hinzugefügt werden.

8 JAZ pro Berufsfeld: Die Totalzeile für Jahresarbeitszeit (JAZ) und Vollzeitäquivalent (VZÄ) gibt den verplanten Anteil der JAZ und VZÄ über alle Lohnfunktionen der Person an. Darunter ist die JAZ verteilt auf die einzelnen Berufsfelder aufgeführt (nur bei Lehrpersonen). Die Summe der JAZ aller Berufsfelder entspricht nur dann der Totalsumme JAZ, wenn die Person ausschliesslich als Lehrperson angestellt ist.

9 Verteilung Berufsfelder: Die grafische Darstellung zeigt die Verteilung der JAZ auf die einzelnen Berufsfelder. Die Verteilung erfolgt in erster Linie über die Standardverteilung (BF1 "Schule": 92% der verplanten JAZ von Einträgen mit Standardverteilung, BF2 "Unterricht": Rest der verplanten JAZ von Einträgen mit Standardverteilung). Einsätze, die in der Planung direkt auf das BF2 eingegeben wurden, erscheinen in der Grafik ausschliesslich im BF2 und sind dunkelgrau dargestellt (fix). Eine fixe Zuweisung kann nur in der Planung korrigiert oder gelöscht werden, indem die Zuordnung von "BF2" auf "Standardverteilung" geändert wird. Ausserdem besteht die Möglichkeit, Jahresarbeitszeit von einem Berufsfeld in ein anderes zu verschieben.

• j Verschiebung hinzufügen: Durch Anklicken dieses Symbols öffnet sich eine (neue) Verschiebungszeile. Zur Auswahl stehen die Möglichkeiten zur Verschiebung der JAZ von einem Berufsfeld in das andere. Die Anzahl Stunden und eine Begründung (optional) muss erfasst werden. Die verschobene Zeit wird orange dargestellt (verschoben). Soll eine Verschiebung rückgängig gemacht werden, geschieht dies über das Papierkorb-Symbol am Ende der Zeile. Die Stunden, die "verschoben" oder "fix" zugeordnet wurden, werden in der Grafik farblich unterschieden. Diese Stunden können nicht nochmals verschoben werden.

• Beispiel: Wurden bei einer Lehrperson 166 Stunden im BF2 erfasst und davon 67 Stunden in der Planung bewusst dem BF2 zugeordnet sowie 2 Stunden vom BF1 ins BF2 verschoben, können für diese Person nur noch maximal 97 Stunden aus dem BF2 in das BF1 verschoben werden (69 Stunden sind fix).

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1 Bezeichnung und Geburtsdatum: Die Bezeichnung der Vakanz kann individuell erfasst werden und das Alter ist standardmässig 30 Jahre (änderbar).

2 Pensenplanung: Für die Vakanz muss eine Lohnfunktion und optional ein Wunschpensum erfasst werden, damit die Vakanz in der Planung wie eine normale Person eingesetzt werden kann.

3 Vakanz durch Person ersetzen: Eine Vakanz kann jederzeit 1:1 durch eine andere Person ersetzt werden. Durch das Anklicken dieses Symbols öffnet sich die Personenliste der Anstellungsbehörde. Durch die Auswahl einer dieser Personen, wird die Vakanz überschrieben und das Geburtsdatum ausgetauscht. Ist die Vakanz in der Planung bereits in einer Organisationseinheit verwendet worden, so wird sie dort (in allen Einsätzen) durch diese Person ersetzt.

Die Benutzerin / der Benutzer kann die Unterrichtsfächer der Schule pro Schultyp (Kindergarten, Primarstufe, Sekundarstufe I) verwalten und schafft so einen Überblick über die für die Schule relevanten Unterrichtsfächer. Die vom Kanton vorgegebenen Stundentafeln können eingelesen und die erfassten Unterrichtsfächer wie ein Katalog geführt werden, aus dem die Planung bedient werden kann. Die Verwaltung der Unterrichtsfächer ist optional. Unterrichtsfächer können auch erst bei der Planung für jede Organisationseinheit manuell erfasst werden. Eine weitere Planungsvariante stellt die Fächererfassung für eine Abteilung dar, von der Kopien auf andere Abteilungen eingefügt werden können. Die Unterrichtsfächer müssen aktiv in die Planung eingelesen werden. Eine Änderung unter Unterrichtsfächer führt NICHT automatisch zu einer Anpassung bei einem bereits verwendeten Unterrichtsfach in der Planung. Wurde die Planung auf Basis der Vorjahresplanung eröffnet, wird die Stundentafel ebenfalls vom Vorjahr übernommen.

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1 Vorgabe Kanton (Stundentafel) anzeigen: Über diesen Link wird die Schulportalseite aufgerufen, auf der die Stundentafeln des Kantons aufgeschaltet sind.

2 Unterrichtsfach aus Stundentafel generieren: Durch Anklicken dieses Symbols werden alle Unterrichtsfächer aus der Stundentafel eingelesen. Es kann ausgewählt werden, ob das Einlesen pro Schultyp oder über alle Schultypen hinweg ausgeführt werden soll. Das Einlesen der Stundentafel kann jederzeit erfolgen. Allenfalls bereits erfasste Unterrichtsfächer werden dabei nicht verändert. Sollte sich ein Namenskonflikt ergeben, wird die Bezeichnung des erzeugten Unterrichtsfachs mit einer Nummer ergänzt. Die eingefügten Unterrichtsfächer können einzeln oder mittels Mehrfachauswahl gelöscht werden.

• Hinweis: Für die Schultypen "Kindergarten", "Werkjahr", "Berufswahljahr" und "Integrations- und Berufsfindungsklasse" sind KEINE Stundentafeln hinterlegt. Informationen zu den Stundentafeln dieser Schultypen sind unter dem Link "Vorgaben Kanton (Stundentafel) anzeigen" abgelegt.

3 Schulstufen und Schultypen: Es erscheinen alle Schulstufen (Kindergarten, Primarstufe, Sekundarstufe) mit den jeweiligen Schultypen. Mit dem Pfeil-Symbol kann jede Schulstufe auf- oder zugeklappt werden.

4 Unterrichtsfach hinzufügen: Durch Anklicken dieses Symbols öffnet sich ein Editor, um ein Unterrichtsfach manuell hinzufügen zu können. Es spielt dabei keine Rolle, ob das Symbol oberhalb oder unterhalb der Liste angeklickt wird. Es handelt sich um die gleiche Funktion, immer auf einen Schultyp bezogen. Die Auflistung der Unterrichtsfächer erfolgt alphabetisch.

5 Unterrichtsfächer löschen: Durch Anklicken dieses Symbols werden alle markierten Unterrichtsfächer gelöscht.

6 Stiftsymbol: Ermöglicht Änderungen der Eingaben für dieses Fach. Wird ein bereits in der Planung verwendetes Fach geändert, hat diese Änderung keinen Einfluss auf die Planung. Gewünschte Änderungen in der Planung müssen manuell in jeder betroffenen Organisationeinheit vorgenommen werden.

7 Papierkorb: Löscht das Fach für diesen Schultyp in dieser Übersicht. Wird dieses Fach in der Planung bereits verwendet, bleibt es in der Planung erhalten.

8 Filterfunktionen: Die gesamte Liste kann nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert werden: Freie Textsuche, Schultyp, Lohnfunktion, Pensenkategorie. Die einzelnen Filter können frei kombiniert werden und schränken das Resultat immer weiter ein. Dabei werden nur die Inhalte der Liste eingeschränkt, die Gruppen (Schulstufe und Schultyp) bleiben immer alle sichtbar. Ist eine Schulstufe zugeklappt, werden die Fächer nicht angezeigt, auch wenn sie den Filterkriterien entsprechen würden.

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9 Editor Unterrichtsfächer: In den Editor gelangt man durch das Hinzufügen eines neuen Unterrichtsfachs oder durch das Ändern (Stiftsymbol) eines bestehenden Unterrichtsfachs.

• a Unterrichtsfach: Die Bezeichnung des Fachs ist frei wählbar.
• b Einheit: Benennt die Einheit der Dotation.
• c Funktion: Gibt die Lohnfunktion an, welche für das Fach vorgesehen ist. Hier ist die Eingabe optional. Spätestens in der Planung muss jedem Fach eine Funktion zugeordnet werden. Ist die Kombination von Einheit und Funktion nicht kompatibel, kann die Eingabe nicht gespeichert werden (eine Fehlermeldung erscheint beim Versuch zu speichern).
• d Pensenkategorie: Gibt die Pensenkategorie an, die für die spätere Pensenmeldung verwendet werden soll. Hier ist die Eingabe optional. Spätestens in der Planung muss jedem Fach eine Pensenkategorie zugeordnet werden. Wurde zuvor eine Funktion ausgewählt, orientiert sich die Auswahl der Pensenkategorien an der erlaubten Kombination.
• e Dotation: Die Spalten der Dotation weisen immer alle Jahrgänge des entsprechenden Schultyps auf. Die Dotation kann pro Jahrgang festgelegt werden oder es kann durch das Setzen eines Hakens markiert werden, dass das Fach für bestimmte Jahrgänge relevant ist. In der Detailplanung wird dann dieses Fach eingelesen, sofern der ausgewählte Jahrgang übereinstimmt.
• f Speichern und Neu: Neben dem Speichern und Abbrechen besteht die Möglichkeit den Eintrag zu speichern und danach im Editor zu verbleiben, um direkt den nächsten Eintrag vornehmen zu können.

Die Benutzerin / der Benutzer erfasst alle Organisationseinheiten (beispielsweise Abteilungen). Durch die Möglichkeit der Vergabe einer provisorischen Dotation pro Organisationseinheit dient diese Übersicht auch der Grobplanung. Weiterhin gibt sie mittels Symbolen Auskunft über den Stand des Planungsstatus der einzelnen Organisationseinheiten.

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1 Organisationeinheit hinzufügen: Durch Anklicken dieses Symbols öffnet sich ein Editor, um eine Organisationseinheit hinzufügen zu können. Es spielt dabei keine Rolle, ob das Symbol oberhalb oder unterhalb der Liste angeklickt wird. Es handelt sich um die gleiche Funktion, immer auf einen Schultyp bezogen.

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2 Editor Organisationseinheit: Die im Editor gemachten Einträge werden in die Übersicht übernommen und können hier wieder geändert oder gelöscht werden. Ausserdem wird die Übersicht aufgrund der Detailplanung laufend angepasst.

• a Bezeichnung: Die Bezeichnung der Organisationseinheit ist frei wählbar.
• b Schulhaus: Es stehen die in ALSA hinterlegten Schulhäuser zur Verfügung.
• c Verteilgefäss: Es stehen die Verteilgefässe zur Verfügung, die dem Kontingent des Schultyps entsprechen.
• d Dotation provisorisch: Es besteht die Möglichkeit einer provisorischen Vergabe von Ressourcen. Diese dient der Grobplanung des Ressourceneinsatzes. Innerhalb eines Schultyps ist die Vergabe in der Übersicht über alle Organisationseinheiten vergleichbar. Im Export Organisationsübersicht (Auswertungen) sind die Werte über alle Schultypen und Schulstufen auswertbar.
• e Restkontingent aus prov. Dotation: Das Restkontingent im Editor zeigt die Differenz zwischen den zugewiesenen Ressourcen im gewählten Verteilgefäss und den bereits provisorisch verteilten Ressourcen. Der Wert dient zur Übersicht in der Grobplanung, bezieht sich also auf die provisorische Dotation und nicht die effektiv verplanten Wochenlektionen.
• f Anzahl SuS: Es können die Anzahl Schülerinnen und Schüler (SuS) pro Klasse für diese Organisationseinheit angegeben werden. Alternativ dazu kann eine Klasse als relevant für die Organisationseinheit markiert werden. Eines von beidem ist zwingend, damit ALSA beim Einlesen von Unterrichtsfächern auf die richtigen Stundentafeln zugreifen kann.
• g Speichern und Neu: Neben dem Speichern und Abbrechen besteht die Möglichkeit, den Eintrag zu speichern und danach im Editor zu verbleiben, um direkt den nächsten Eintrag vornehmen zu können.

3 Stiftsymbol: Ermöglicht Änderungen der Eingaben für diese Organisationseinheit.

4 Papierkorb: Löscht die Organisationseinheit endgültig aus der Planung.

5 Spalte "effektiv": Zeigt die effektiv in der Planung eingesetzte Ressourcenmenge für die Organisationseinheit an. Diese Zelle ist automatisch abgefüllt.

6 Grünes Schloss: Ein grünes Schloss zeigt an, dass die Planung für diese Organisationseinheit abgeschlossen ist. Das Abschliessen einer Planung pro Organisationseinheit erfolgt aktiv durch die verantwortliche Person in der Detailplanung. Ist das Schlosssymbol grau, ist die Planung noch nicht abgeschlossen.

7 Grüne Person: Eine grüne Person zeigt an, dass jedem Unterrichtsfach in einer Organisationseinheit eine Person zugeordnet wurde. Ist das Personensymbol grau, sind in der Organisationseinheit noch Unterrichtsfächer erfasst, denen noch keine Person zugeordnet wurde.

8 Sprechblase: Eine Sprechblase zeigt an, dass für die Organisationseinheit eine Bemerkung erfasst wurde.

9 Totalzeile: Die Totalzeile ist die Summe aller Organisationseinheiten pro Schultyp und stellt die Summe der effektiv verplanten und der provisorisch angenommenen Dotation gegenüber.

10 Organisationseinheit: Durch das Anklicken der farbig hinterlegten Bezeichnung einer bestimmten Organisationseinheit wird die Detailplanung geöffnet.

11 Filterfunktionen: Die gesamte Liste kann nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert werden: Freie Textsuche, Schultyp, Schulhäuser, Verteilgefässe. Die einzelnen Filter können frei kombiniert werden und schränken das Resultat immer weiter ein. Dabei werden nur die Inhalte der Liste eingeschränkt, die Gruppen (Schulstufe und Schultyp) bleiben immer alle sichtbar.

Die Benutzerin / der Benutzer erfasst für alle Organisationseinheiten die zugehörenden Unterrichtsfächer und definiert dafür die einzusetzende Lohnfunktion, den Zeitraum für das Unterrichtsfach, das vorgesehene Pensum, sowie die zugehörige Pensenkategorie. Mit der Zuordnung der Person, welche das Unterrichtsfach erteilt, ist die Planung abgeschlossen und für die Pensenmeldung vorbereitet.

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Die Ausstattung der Organisationseinheit mit den entsprechenden Unterrichtsfächern kann auf verschiedene Arten erfolgen.

1 Organisationseinheit automatisch ausstatten: Eine leere Organisationseinheit kann automatisch aus dem Unterrichtsfächerkatalog ausgestattet werden. Hierbei werden alle Fächer aus der Übersicht der Unterrichtsfächer eingefügt, die zum Schultyp und Klasse der Organisationseinheit passen. Bei Mehrjahrgangsklassen wird die höhere Dotation eines Faches eingelesen. Sofern dem Fach bereits eine Funktion und eine Pensenkategorie zugeordnet wurden, werden diese ebenfalls eingelesen. Eine Organisationseinheit kann mit dieser Funktion aber auch in eine andere, leere Organisationeinheit kopiert werden. Für die Kopie stehen nur Organisationseinheiten zur Auswahl, die im Jahrgang übereinstimmen. Übernommen werden alle Planungswerte mit Ausnahme der Personen. Ist das Symbol grau, ist eine Organisationseinheit bereits ausgestattet mit mindestens einem Unterrichtsfach. Eine automatische Ausstattung oder eine Kopie kann dann nicht mehr erfolgen.

2 Neues Unterrichtsfach hinzufügen: Es kann ein neues Unterrichtsfach hinzugefügt werden.

3 Einzelne Unterrichtsfächer aus dem Unterrichtsfächerkatalog einlesen: Es können einzelne Unterrichtsfächer aus dem Unterrichtsfächerkatalog eingelesen werden (zum Beispiel gleiches Fach infolge Teamteaching). Zur Auswahl stehen nur die Unterrichtsfächer, die zum Schultyp und Jahrgang der Organisationseinheit passen. Alle dem Unterrichtsfach hinterlegten Daten werden übernommen (Dotation pro Klasse, Lohnfunktion und Pensenkategorie).

4 Mehrfachauswahl: Einer Lehrperson können in der Detail-Planung einer Organisationseinheit mehrere Fächer gleichzeitig zugewiesen werden.

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• a Person: An dieser Stelle wird die Person ausgewählt, welche für mehrere Unterrichtsfächer eingetragen werden soll.
• b Checkbox Mehrfachauswahl: Mit dem Aktivieren der Check-Boxen der gewünschten Unterrichtsfächer und Klick auf Speichern werden diesen Unterrichtsfächern die ausgewählte Person zugewiesen.

5 Unterrichtsfach: Durch das Anklicken der farbig hinterlegten Bezeichnung des Unterrichtsfachs wird der Editor zur Ausstattung des Fachs geöffnet.

6 Papierkorb: Löscht das Unterrichtsfach aus der Organisationseinheit.

7 Abgeschlossen: Mit der Aktivierung dieser Check-Box kennzeichnet man eine Organisationseinheit als fertig geplant.

8 Vorgaben Kanton (Stundentafel) anzeigen: Zur Information kann die Kantonsseite zu den Vorgaben zur Stundentafel im Schulportal aufgerufen werden.

9 Pensum Total / Restkontingent und Dotation provisorisch: Es wird angezeigt, wie viel Pensum für die Organisationseinheit effektiv verplant wurde und dieses wird der provisorischen Dotation der Grobplanung gegenübergestellt. Ausserdem ist ersichtlich, wie viele Wochenlektionen (WL) dem betroffenen Verteilgefäss nach Abzug dieser Planung noch zur Verfügung steht. Alle Angaben sind dafür in Wochenlektionen bezogen auf ein Schuljahr umgerechnet worden.

• Beispiel: 1 WL für den Zeitraum vom 01.08.-31.01. entspricht auf das ganze Schuljahr ≈ 0,5 WL

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10 Ausstattung eines Unterrichtsfachs (im Editor): Für die Ausstattung eines Unterrichtsfachs sind verschiedene Eingaben nötig. Alle Eingaben bis auf die Bezeichnung des Unterrichtsfachs und der Funktion sind zunächst optional. Spätestens für das Übernehmen der Pensenmeldung in ALSA Ressourcen & Anstellungen (ALSA R/A) müssen alle weiteren Eingaben erfolgen. Alle nachfolgenden Eingaben betreffen einzig die entsprechende Organisationseinheit. Es besteht kein automatisches Abfüllen des Unterrichtsfächerkatalogs.

• a Unterrichtsfach: Die Bezeichnung des Unterrichtsfachs kann jederzeit geändert werden.
• b Funktion: Sofern dem Fach noch keine Lohnfunktion hinterlegt ist, muss diese hier erfasst werden.
• c Person: Im Dropdown stehen alle Personen zur Auswahl, die der zuvor ausgewählten Lohnfunktion entsprechen. Ist die gewünschte Person nicht aufgeführt, muss entweder die Funktion angepasst oder bei der Person die gewählte Lohnfunktion hinzugefügt werden.
• d Pensum / Einheit: Ist die Dotation aus dem Unterrichtsfächerkatalog übernommen worden, kann sie hier bei Bedarf überschrieben werden (Beispiel Halbklassenunterricht). Es stehen nur Einheiten zur Auswahl, die zur ausgewählten Funktion passen.
• e Zeitraum: Es ist jeder Zeitraum möglich, der sich im ausgewählten Planungsschuljahr befindet.
• f Berufsfeld: Das Feld wird nur angezeigt, wenn eine Lohnfunktion einer Lehrperson ausgewählt wurde. Standardmässig ist die "Standardverteilung" ausgewählt (vgl. Rubrik Personen). Handelt es sich um ein Fach, das explizit dem Berufsfeld 2 zugewiesen werden soll (besondere Aufgaben für die Schule), kann es hier ausgewählt werden.
• g Pensenkategorie: Zur Auswahl stehen nur Pensenkategorien, die zur ausgewählten Lohnfunktion passen.
• h Bemerkung: Zu dem Fach kann eine Bemerkung erfasst werden. In dem Fall erscheint nach der Speicherung in der Übersicht ein Sprechblasensymbol hinter dem Fach.

Die Benutzerin / der Benutzer kann gemäss dem Stand der Planung eine Pensenübernahme in ALSA Ressourcen & Anstellungen (ALSA R/A) simulieren. Hierbei werden die verplanten Pensen daraufhin überprüft, ob alle Eingaben korrekt und vollständig für eine Pensenübernahme vorliegen.

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1 Auswahl des Schultyps: Bevor die Vorschau generiert wird, muss entschieden werden, ob die Vorschau für alle Schultypen oder nur für einen bestimmten Schultyp ausgeführt werden soll. Hierbei ist zu beachten, dass die Übernahme von Pensen in ALSA R/A der folgenden Regel unterliegt: "Für eine Person können Pensen mit einer identischen Pensenkategorie im gleichen Schuljahr nur einmal übernommen werden."

2 Vorschau generieren: Eine Vorschau kann jederzeit durchgeführt werden und führt noch nicht direkt zu einer Pensenübernahme. Wird eine Vorschau generiert, erhält sie den Status "wird erstellt". Je nach Grösse der Datenmengen, kann dies wenige Sekunden bis Minuten in Anspruch nehmen. Der Status ändert sich erst mit dem nochmaligen Aufrufen der Rubrik "Pensen übernehmen" oder Aktualisierung der Internetseite. Ist die Aufbereitung abgeschlossen, ändert der Status auf "Bereit".

3 Aufträge: In der Liste der Aufträge werden alle Aufträge angezeigt, für die eine Vorschau oder in einem zweiten Schritt eine Pensenübernahme stattgefunden hat.

• a Vorschau generieren: Das Resultat der Vorschau wird geöffnet.
• b Pensenmeldungen generieren: Das Resultat der Pensenübernahme wird geöffnet. Auch hier ändert der Status von "In Bearbeitung" erst mit dem erneuten Aufrufen der Rubrik in "Abgeschlossen".

Detailansicht

Die Benutzerin / der Benutzer kann nach dem Generieren der Vorschau einer Pensenübernahme entscheiden, ob diese tatsächlich durchgeführt werden soll. Die Übernahme der verplanten Pensen aus dem ALSA Modul Personalplanung (ALSA PP) führt zu einer Vorerfassung von Pensenmeldungen im ALSA Modul Ressourcen & Anstellungen (ALSA R/A). Diese vorbereitete Pensenmeldung erscheint in der Inbox. Hier muss jeder Pensenmeldung noch der zugehörige Vertrag zugewiesen werden. Ausserdem können in der vorerfassten Pensenmeldung noch Korrekturen vorgenommen werden. Erst das Abschicken der Pensenmeldung aus dem ALSA R/A führt zu einer Übertragung in das kantonale Personal- und Lohnsystem und damit zu einer Lohnzahlungsprüfung.

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1 Vorschau - Pensenmeldung möglich: Die Vorschau zeigt an, welche Pensenmeldungen in die Inbox übernommen werden. Aufgelistet sind alle Einträge, mit denen bei einer Pensenübernahme die Pensenmeldungen vorerfasst werden. Die Warnungen weisen darauf hin, welche Pensenmeldungen kontrolliert, je nach Hinweis ergänzt oder angepasst werden sollen.

• a Personen-ID: Durch Anklicken der farbig hinterlegten Personalnummer wird der Bereich Personendetail aufgerufen.
• b Auswahlmöglichkeit: Die zu übernehmenden Pensen sind standardmässig alle ausgewählt, können jedoch selektiv durch Deaktivierung der Check-Box ausgeschlossen werden.

2 Pensenmeldungen generieren: Durch Anklicken dieses Buttons werden alle Pensenmeldungen der oberen Tabelle in der Inbox im ALSA R/A übernommen.

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3 Vorschau - Keine Pensenmeldung möglich: Die zweite Tabelle der Vorschau zeigt an, welche Pensenmeldungen gegen eine oder mehrere Prüfregel verstossen und damit nicht von ALSA R/A übernommen werden können. Folgende Begründungen kann es geben:

Wurde gegen eine Regel verstossen, liegt die Ursache in der Detailplanung einer Organisationseinheit oder bei der Person. Aus der Tabelle "Keine Pensenmeldung möglich" kann direkt auf diese beiden Bereiche zugegriffen werden.

• c Textsuche: Die Auflistung der Pensen, die nicht übernommen werden können, kann mit einer Text-Suche gefiltert werden.
• d OE: Durch Anklicken der farbig hinterlegten Organisationseinheit wird die Detailsicht der Organisationseinheit aufgerufen.

Protokoll Pensenmeldungen generieren

Die Benutzerin / der Benutzer kann sich nach dem Generieren der Pensenmeldungen jederzeit das Protokoll der Generierung der Aufträge anzeigen lassen. Das Protokoll zeigt die zu dem Zeitpunkt generierten Pensenmeldungen an und jene, welche nicht generiert werden konnten.

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4 Pensenmeldung generiert: Die erste Tabelle des Protokolls zeigt an, welche Pensenmeldungen in ALSA R/A übernommen wurden.

5 Keine Pensenmeldung generiert: Die zweite Tabelle zeigt an, welche Pensenmeldungen gegen eine oder mehrere Prüfregel(n) verstossen hat / haben und damit nicht übernommen wurden.

Die Benutzerin / der Benutzer kann sich alle Eingaben zu den erfassten Organisationseinheiten und der Detailplanung für weitere Analysen nach Excel exportieren. Ausserdem kann aufgrund der Planungsdaten pro Person eine Pensenvereinbarung erstellt werden, die den Einsatz der Person aufzeigt.

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1 Export Daten Organisationsübersicht und Detailplanung: Grundsätzlich sind alle Eingabedaten, die in der Rubrik Organisationseinheiten erfasst wurden, auswertbar. Es wird unterschieden zwischen den Daten der Organisationsplanung (alle Organisationseinheiten, Grobplanung) und den Daten der Detailplanung pro einzelner Organisationseinheit. Bereits beim Erstellen der Auswertung ist es möglich, Filter zu setzen, um die Daten für bestimmte Bereiche (Beispiel Schultyp) zu generieren. Wird kein Filter gesetzt, werden alle Daten zu allen Bereichen aufbereitet. Gewisse Filter schliessen sich gegenseitig aus. Sobald der Filter "Schulstufe", "Schultyp" oder "Verteilgefäss" ausgewählt wurde, kann keiner der anderen beiden dazu gewählt werden. In dem Fall ist das Auswahlfeld der anderen Filter grau hinterlegt. Grundsätzlich können Filterungen auch in der späteren Excel-Tabelle vorgenommen werden.

2 Export ausführen: Durch Anklicken dieses Buttons wird die Datenaufbereitung angestossen.

3 Pensenvereinbarung: Eine Pensenvereinbarung kann nur für Personen ausgeführt werden, die in der Detailplanung verwendet wurden. Die Pensenvereinbarung wird in einem vordefinierten pdf-Format erstellt. Sie kann über eine oder alle Personen oder gemäss Filter erstellt werden. Die einzelnen pdf-Dateien der Personen werden alle in einer pdf-Datei abgelegt.

• a Mit oder ohne Details zu Unterrichtsfächern: Vor dem Erstellen kann entschieden werden, ob die Pensenvereinbarung die Zuteilung der Person auf die einzelnen Organisationseinheiten und Unterrichtsfächer ausweisen soll oder nicht. Das Zuschalten wird über die Aktivierung der Checkbox vorgenommen.

Die Aktivitätenliste - Inbox stellt eine Art "To-do-Liste" der angemeldeten Person mit ihrer Rolle dar. Hier werden Anträge aufgeführt, die den Prozess noch nicht fertig durchlaufen haben und für deren Weiterbearbeitung die angemeldete Person zuständig ist. Zudem befinden sich hier ebenfalls die Anträge, welche vom BKS zurückgewiesen oder abgelehnt wurden und durch die Anstellungsbehörde erneut bearbeitet werden müssen. Eine Aktivität kann durch das Öffnen via Klick auf den verlinkten Zeileninhalt in Spalte "Art" geöffnet und bearbeitet werden. Aktivitäten, die durch die Anstellungsbehörde angestossen aber noch nicht fertig bearbeitet wurden, werden in der Inbox mit dem Status "Erfasst" aufgelistet und können jederzeit weiterbearbeitet werden.

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1 Toggle "INBOX - ALLE": Mit diesem Toggle kann man einfach zwischen der Inbox und der Auflistung aller Aktivitäten wechseln.

2 Suchen: Durch Eingabe eines Suchbegriffs werden alle Einträge angezeigt, die den eingegebenen Wert in irgendeiner Spalte enthalten (Wort beginnt mit). Es können mehrere Begriffe eingegeben werden, so wird die Suche immer mehr eingeschränkt.

3 Filtern: Auf den Spalten, auf jenen das Trichtersymbol vorhanden ist, kann man nach Einträgen filtern. Beim Status wird für die Übersichtlichkeit zwischen laufenden und abgeschlossenen Aktivitäten unterschieden.

4 Neue Aktivität starten: Über den Button können neue Aktivitäten gestartet werden. Die angemeldete Person sieht nur diejenigen Aktivitäten, für die sie auch die Berechtigungen besitzt. Der Bereich "Anstellungen" wird erst im August 2026 mit dem dritten Release vervollständigt. Personenbezogene Aktivitäten sind unter der Rubrik "Personen" zu starten.

5 Aktionen: Im Aktionenmenü können unter anderem Markierungen auf mehrere Zeilen hinzugefügt oder gelöscht werden oder mehrere Einträge erweitert bzw. eingeklappt werden. Zudem kann die Auflistung exportiert werden.

6 Listeneinträge anwählen: Will man eine Aktion bei mehreren Einträgen anwenden, müssen diese vorher mit der Checkbox ausgewählt werden.

7 Listeneinträge erweitern / einklappen: Durch Klick auf das Symbol "Winkel" werden die Listeneinträge mit Details erweitert und mit nochmaligem Klick wieder eingeklappt. Je nach Art der Aktivität sind andere Informationen dargestellt, bspw. das Schuljahr, die Person mit der Personen-ID oder die interne Notiz.

8 Listeneinträge sortieren: Der Pfeil zeigt an, nach welcher Spalte die Einträge aktuell sortiert sind. Mit Klick auf eine Spaltenüberschrift wird nach dieser sortiert. Ein zweiter Klick kehrt die Sortierreihenfolge um.

9 Hinweise: Es gibt drei Arten von Hinweisen

• a interne Notiz: Diese kann im Aktivitäten-Detail erfasst/verändert werden und ist nur für die Anstellungsbehörde (Personen mit den entsprechenden Rollen) sichtbar, nicht aber für den Kanton.
• b Anhang vorhanden: Der Anhang kann im Aktivitätendetail eingesehen werden.
• c Kommentar vorhanden: Wurde vom Kanton oder dem System bei der letzten Verantwortlichkeitsänderung ein Kommentar erfasst, wird dies mit dem Symbol angezeigt.

10 Markierungen: Vorbereitete Markierungen können den Aktivitäten mit Klick auf das "Plus"-Symbol zugewiesen werden. Mit Klick auf das X innerhalb einer Markierung entfernt man die Markierung von dem Listeneintrag.

11 Aktivitäten: Durch Klicken gelangt man in die Aktivitätenliste - Inbox oder - Alle, je nachdem, welche Liste man zuletzt besucht hat.

12 Neue Aktivität starten: Dieser Menüpunkt öffnet eine Auswahl an Aktivitäten, die gestartet werden können (analog Punkt 4).

• a Aktivität im Bereich Anstellungen starten: In diesem Bereich können Neuanstellungen gestartet und der Import von vorbereiteten Pensen aus dem Personalplanungs-Tool angestossen werden.
  • Neuanstellung starten: Wird eine für die Anstellungsbehörde neue Person angestellt, wird dies mit diesem Prozess in ALSA initiiert. Mittels der Eingabe von wenigen Informationen findet im Personal- und Lohnsystem (PULS) des Kantons ein Abgleich statt.
  • Personalplanungs-Tool Pensen importieren: Mittel- und Sonderschulen können diesen Button zum Einlesen ihrer ausserhalb von ALSA geplanten Pensen nutzen und generieren so vorerfasste Pensenmeldungen in ALSA. In einem zweiten Schritt müssen die vorerfassten Pensenmeldungen in der Inbox geöffnet und dann in der Pensenmeldung ergänzt werden. Volksschulen verwenden für die Personalplanung das Modul PP in ALSA.
• b Aktivität im Bereich Ressourcen starten: Alle Ressourcenarten, die beantragt bzw. angefordert werden können, werden hier aufgeführt und der Prozess dazu kann hier gestartet werden.
  • Substanzielle Veränderungen SuS beantragen: Erhöht sich die Schülerzahl im Kindergarten und in der Primarschule oder auf der Oberstufe gegenüber den für die Berechnung relevanten statistischen Werten des Vorjahrs, kann mit dem Prozess "Substanzielle Veränderungen SuS" geprüft werden, ob die Erhöhung der Zahl der Schülerinnen und Schüler gemäss der Ressourcenverordnung als substanziell gilt und für wie viele Schülerinnen und Schüler entsprechende Ressourcen zugeteilt werden können. Eine substanzielle Veränderung liegt vor, wenn die Erhöhung der Schülerzahl mehr als 5% der Ressourcenkontingente, mindestens aber fünf Schülerinnen und Schüler beträgt.
  • Härtefall beantragen: Die Sektion Ressourcen BKS kann einem Schulträger im Härtefall ausnahmsweise für eine beschränkte Zeit situationsadäquat zusätzliche Ressourcen zu den Ressourcenkontingenten zuteilen.
  • Ressourcentransfer anfordern: Schulen, deren Schülerinnen und Schüler pädagogische Leistungen bei anderen Schulträgern oder bei Sprachheilverbänden beziehen, können Ressourcen aus dem Ressourcenkontingent an jene transferieren. Die Anzahl der zu transferierenden Ressourcen werden zwischen Nehmer und Geber vereinbart. Der Nehmer-Schulträger startet den Prozess.
  • Weitere Ressourcen beantragen: Hier werden Ressourcen für die Begabtenförderung, den Instrumentalunterricht, Begleitung und Mentorate zum begleiteten Berufseinstieg sowie Ressourcen für RIK und EVK beantragt.
  • Schulleitungsressourcenänderung beantragen: Schulleitungsressourcen werden basierend auf den gesprochenen Ressourcenkontingenten jeweils für drei Jahre gesprochen. Ergibt sich innerhalb der drei Jahre eine substanzielle Veränderung der Schülerzahlen, kann die Schule eine Zwischenveranlagung für ein neues Schulleitungspensum beantragen. Bestätigt die Sektion Ressourcen BKS den Bedarf nach einem höheren Schulleitungspensum, wird das bewilligte Pensum im System zugeteilt.
• c Aktivität im Bereich Prämien starten: Hier kann die Ausrichtung von Geld-, Natural-, Team- und Urlaubsprämien gestartet werden.

13 Personen: Die Personenliste umfasst alle Personen, die derzeit beschäftigt sind oder eine zukünftige Anstellung haben, sowie diejenigen, deren letzte Anstellung nicht länger als 370 Tage zurückliegt. Zusätzlich werden alle Personen aufgeführt, für die eine Einstufung vorgenommen wurde und für die eine Neuanstellung vorgesehen ist. Unter Personen werden alle personenbezogenen Aktivitäten gestartet (bspw. Vertrag erstellen, Pensum melden, Abwesenheit melden) und die Informationen insbesondere die Verträge der Personen sind im jeweiligen Personendetail einseh- und bearbeitbar.

14 Auswertungen: Auswertungen wie die Pensenkontrolle, die Übersicht über Abwesenheiten und Stellvertretungen sowie csv-Exporte unter anderem zu den Verträgen, Pensen, Abwesenheiten oder Ressourcen sind über diesen Menüpunkt erreichbar.

15 Admin: Im Bereich Admin werden unter anderem die Markierungen, die Rollen, die Unterschriften, das "Vertreten durch", die Logos und die Ferien und Feiertage verwaltet.

16 Modulswitch: Mit Klick auf den Button "Personalplanung" wechselt man in das ALSA-Modul "Personalplanung". An derselben Stelle befindet sich dieser (Bezeichnung: "Ressourcen & Anstellungen") auch im Modul Personalplanung.

Die Aktivitätenliste - ALLE enthält sämtliche laufenden, bewilligten, gelöschten und abgeschlossenen Aktivitäten im Anstellungs- wie im Ressourcenbereich. Die Aktivitäten sind mit dem aktuellen Status und den Verantwortlichkeiten aufgelistet. Dabei ist ersichtlich, ob ein Antrag zurzeit durch den Kanton überprüft wird, durch die Anstellungsbehörde weiterbearbeitet werden muss oder bereits abgeschlossen ist. Falls sich der Antrag in einem Status befindet, der eine Weiterbearbeitung durch die Anstellungsbehörde verlangt, befindet sich derselbe Antrag zusätzlich auch in der Aktivitätenliste - INBOX.

Bewilligte Aktivitäten (Härtefall, Transfer, Weitere Ressourcen und Abwesenheitsmeldungen) können geöffnet und reaktiviert werden. Aktivitäten, welche noch in der Verantwortlichkeit Kanton sind, können erst nach Abschluss der Überarbeitung weiterbearbeitet oder abgeschlossen werden. Das Lesen der Aktivität ist jederzeit möglich.

Da die beiden Aktivitätenlisten - INBOX und ALLE - im Grunde dieselbe Liste sind, können weitere Informationen unter "Aktivitäten - INBOX" entnommen werden.

Für Härtefallressourcen wählt man das entsprechende Schuljahr und das betroffene Ressourcenkontingent. Mittels anschliessendem Klick auf den Speichern-Button gelangt man zum eigentlichen Formular. Falls bereits für dasselbe Schuljahr und Kontingent ein Härtefall beantragt und bewilligt wurde, kann kein neuer Antrag erfasst werden. In diesem Fall muss der letzte bewilligte Härtefall-Antrag aufgerufen und reaktiviert werden.

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1 Antrag abschicken: Mit Klick auf den Haken wird der Antrag, mit der Möglichkeit zur Erfassung eines Kommentars, an die Sektion Schulaufsicht des BKS versendet.

2 Antrag löschen: Klickt man auf das "X", wird der Antrag gelöscht. Der Antrag ist anschliessend mit dem Status "Gelöscht" unter der Rubrik Aktivitäten - ALLE aufgeführt. Es muss ein neuer Prozess gestartet werden, wenn der Antrag doch gestellt werden möchte.

3 Formular: In diesem Bereich werden die Informationen zum Härtefall erfasst und angezeigt.

• a Neue Gruppe: Mit diesem Button werden Gruppen erstellt. Eine Gruppe ist beispielsweise ein einzelner Schüler oder eine Schülergruppe, für die während einem bestimmten Zeitraum Ressourcen beantragt werden sollen.
• b Periode hinzufügen: Innerhalb einer Gruppe kann der Bedarf pro Zeiteinheit (Periode) verschieden ausfallen. Beispielsweise benötigt man für einen Schüler für den ersten Monat zwei Wochenlektionen und anschliessend bis zum Ende des ersten Semesters nur noch eine Wochenlektion. Die Zeiträume innerhalb einer Gruppe dürfen sich dabei nicht überschneiden.
• c Bearbeitung einer Zeile: Mit Klick auf das Bleistift-Symbol kann man eine bereits erfasste Zeile ändern.
• d Löschen einer Zeile: Eine erfasste Zeile kann mit Klick auf den Papierkorb wieder gelöscht werden.
  Beim Erstellen einer neuen Gruppe (a), beim Hinzufügen einer neuen Periode (b) oder mit Klick auf das Bearbeiten-Symbol (c) gelangt man in den Editor, um die nötigen Eingaben zu erfassen oder zu ändern.

4 Anhänge: Beilagen zum Antrag Härtefallressourcen müssen dem Antrag angehängt werden. Im Schulportal sind die konkreten Beilagen aufgeführt.

5 Historie: Wie in ALSA üblich, können im Abschnitt Historie die vergangenen Prozessschritte des Antrags eingesehen werden.

Eine substanzielle Veränderung wird separat für die beiden Ressourcenkontingente geprüft. Dazu wählt man das entsprechende Ressourcenkontingent und mit Klick auf den Speichern-Button gelangt man in das Formular zur Prüfung der substanziellen Veränderung.

Der Prozess kann erst nach der Zuteilung der Ressourcenkontingente des folgenden Schuljahrs aufgerufen und ausschliesslich zwischen dem 1. März und dem 31. Juli eingereicht werden.

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1 Antrag abschicken: Mit Klick auf den Haken wird der Antrag an das BKS versendet, mit der Möglichkeit, einen Kommentar für die Sachbearbeitung zu erfassen. Der Antrag kann nur zwischen dem 1. März und dem 31. Juli eingereicht werden.

2 Antrag löschen: Klickt man auf das "X", wird der Antrag gelöscht. Der Antrag ist anschliessend mit dem Status "Gelöscht" unter der Rubrik Aktivitäten - ALLE aufgeführt.

3 Formular: Hier werden die Regeln der substanziellen Veränderung gemäss der Ressourcenverordnung abgebildet und die unter diesen Regeln berechnete relevante Änderung angezeigt.

• a SuS bisher: Diese Zahlen entsprechen grundsätzlich der Anzahl SuS aus der Ressourcenzuteilung. Wurde bereits eine substanzielle Änderung für dasselbe Schuljahr beantragt und bewilligt, sind die SuS aus diesem Antrag bereits in der Anzahl berücksichtigt.
• b SuS neu: Hier werden die neuen SuS pro Schultyp erfasst.
• c relevante Änderung: ALSA berechnet gemäss der Regelung zur substanziellen Veränderung die relevante Änderung auf dem Kontingent und zeigt auch die Verteilung auf die Schultypen an.
• d Berechnete zusätzliche Ressourcen: in diesem Bereich berechnet ALSA die zusätzlichen Ressourcen anhand der Anzahl SuS aus der relevanten Änderung und der SuS-Pauschale des folgenden Schuljahrs.

4 Anhänge: Zwingend ist eine Namensliste aller Schülerinnen und Schüler des kommenden Schuljahres [Name, Vorname, Geburtsdatum, Schulstufe/Schultyp, Klasse] wenn möglich als Excel-Datei, z. B. Export aus LehrerOffice/Scolaris

5 Historie: Wie in ALSA üblich, können im Abschnitt Historie die vergangenen Prozessschritte des Antrags eingesehen werden.

Der Nehmer-Schulträger oder -Verband (Übernahme von Schülerinnen und Schülern und dafür vereinbarte Ressourcen) hat den Prozess angestossen und wählt neben dem entsprechenden Schuljahr auch das gewünschte Ressourcenkontingent und die Geber-Anstellungsbehörde. Alle für den Transfer berechtigten Institutionen, die zum gewählten Ressourcenkontingent kompatibel sind, werden im Dropdown des Auswahlfeldes angezeigt. Für eine Geber-/Nehmer-Kombination ist pro Kontingent und Schuljahr nur ein Antrag möglich. Finden mehrere Transfers statt, wird der bereits angelegte Transferantrag reaktiviert und ergänzt.

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1 Antrag abschicken: Mit Klick auf den Haken wird der Antrag zur Prüfung versendet, mit der Möglichkeit, an die Geber-Anstellungsbehörde einen Kommentar zu verfassen.

2 Antrag löschen: Klickt man auf das "X", wird der Antrag gelöscht. Der Antrag ist anschliessend mit dem Status "Gelöscht" unter der Rubrik Aktivitäten - ALLE aufgeführt.

3 Formular: In diesem Abschnitt werden die Antragszeilen für den Transfer erfasst und angezeigt.

• a Antragszeile hinzufügen: Mit Klick auf das + Symbol öffnet sich ein Editor, in welchem die Angaben für die entsprechende Transferzeile erfasst werden.
• b Antragszeile bearbeiten: Das Bleistift-Symbol öffnet den Editor, damit eine bereits erfasste Zeile bearbeitet werden kann.
• c Antragszeile löschen: Mit Klick auf den Papierkorb wird die Antragszeile gelöscht.

4 Anhänge: Falls gewünscht, kann ein Anhang zum Zweck der Dokumentation der gegenseitigen Vereinbarung angefügt werden.

5 Historie: Wie in ALSA üblich, können im Abschnitt Historie die vergangenen Prozessschritte des Antrags eingesehen werden.

Die Geber-Anstellungsbehörde erhält eine Inboxmeldung und kann den Antrag entweder bewilligen, ablehnen oder mit einem Kommentar zurücksenden.

Mit dem Prozess weitere Ressourcen werden folgende Ressourcenarten beantragt:

• Begabtenförderung kantonal
• Begabtenförderung Instrumentalunterricht
• Instrumentalunterricht / Ensemble
• Instrumentalunterricht / Ensemble 6. Klasse
• Regionaler Integrationskurs RIK
• Einschulungsvorbereitungskurs EVK Asyl (nur relevant für den kantonalen Sozialdienst)
• Begleitung KG/PRIM und SEK I
• Mentorat Begleiteter Berufseinstieg KG/PRIM und SEK I

Weitere Informationen sind im Schulportal aufgeführt.

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1 Allgemeine Pflichtangaben: Um weitere Ressourcen zu beantragen, wählt man das Schuljahr, die gewünschte Ressourcenart und den entsprechenden Schultyp aus.

2 Speichern: Hat man die Pflichtfelder ausgefüllt, kann man den Speichern-Button klicken und gelangt dadurch in den Detailbereich des Ressourcenantrags.

3 Antragsformulare: Einige Ressourcenarten benötigen ein separates Formular, welches ausserhalb von ALSA ausgefüllt und dem Antrag in ALSA angehängt werden muss. Mit Klick auf das Büroklammer-Symbol wird eine Link-Liste angezeigt. Mit Klick auf einen der angezeigten Links öffnet sich das entsprechende Formular. Dieses muss ausgefüllt und lokal gespeichert werden, damit es im Antrag unter Anhänge hinzugefügt werden kann.

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4 Neue Gruppe: Mit Klick auf den Button "Neue Gruppe" gelangt man in den Zeileneditor, um die Angaben zu den Anzahl SuS, den zu beantragenden Ressourcen und dem Zeitraum zu erfassen. Je nach Ressourcenart wird zusätzlich das Schulhaus abgefragt.

5 Periode hinzufügen: Falls der Zeitraum des Unterrichts nicht kontinuierlich über das Schuljahr verteilt ist oder sich einzelne Angaben zur Gruppe (z.B. Anzahl Personen) über den Zeitraum verändern, kann dies durch einzelne Perioden abgegrenzt werden.

6 Anhänge: Mit Klick auf den Button "Hinzufügen" kann man das zuvor ausgefüllte und gespeicherte Formular hinzufügen.

7 Antrag speichern: Erst wenn die Antragsseite gespeichert ist, kann der Antrag abgeschickt werden. Ist der Speichern-Button grau, sind alle Änderungen bereits gespeichert.

8 Antrag abschicken: Mit Klick auf den Haken sendet man den Antrag ab, mit der Möglichkeit, noch einen allgemeinen Kommentar zu erfassen. Das BKS prüft anschliessend den Antrag und kann diesen annehmen, ablehnen oder zur Überarbeitung zurückweisen. Während der Bearbeitung durch das BKS kann der Antrag in der Rubrik Aktivitäten - ALLE angesehen, aber nicht verändert werden. Mit einer Inboxmeldung wird die Schule informiert, dass der Antrag vom BKS bearbeitet wurde.

9 Antrag löschen: Hiermit wird der Antrag gelöscht und ist als solcher unter der Rubrik Aktivitäten - ALLE aufgeführt.

Mit einer Inboxmeldung wird der Schulträger / Sprachheilverband über die auf Basis der Schülerzahlen zugewiesenen Poolressourcen (Logopädie / Legasthenie) informiert. Weiter wird unter "Zusätzliche Informationen" informiert, welcher Schulträger welchen Beitrag zur Gesamtsumme der Ressourcen beiträgt.

Mit Klick auf den Haken wird die Meldung als gelesen markiert und verschwindet aus der Inbox. In der Rubrik Aktivitäten - ALLE kann die Meldung jederzeit aufgerufen werden.

Mit einer Inboxmeldung wird der Schulträger über die zugeteilten Schulleitungsressourcen informiert. Die Berechnung erfolgt alle drei Jahre, wird jedoch jährlich in ALSA eingetragen.

Öffnet man die Inboxmeldung und klickt auf den Haken "als gelesen markiert", verschwindet die Meldung aus der Inbox, kann jedoch weiterhin in der Rubrik Aktivitäten - ALLE aufgerufen werden.

Eine relevante Änderung der Schülerzahl hat gegebenenfalls eine Erhöhung des Schulleitungspensums zur Folge. Diese Anpassung wird über den Prozess "Schulleitungsressourcenänderung beantragen" beantragt.

Schulleitungsressourcen werden nicht wie Ressourcen zur Anstellung von Lehrpersonen jährlich neuberechnet, sondern jeweils für drei Jahre festgelegt. Ergibt sich innerhalb der drei Jahre eine substanzielle Veränderung der Schülerzahlen (entweder aufgrund einer neuen Zuteilung der Ressourcenkontingente und/oder aufgrund substanzieller Veränderungen der Anzahl SuS), kann die Schule im Zeitraum von 31. März bis 31. Juli für das folgende Schuljahr eine Änderung der Schulleitungsressourcen geltend machen.

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1 Hinweise zur Beantragung: In diesem Bereich wird die Schule darauf hingewiesen, in welchem Zeitraum ein Antrag zur Änderung der Schulleitungsressourcen eingereicht werden kann. Zudem wird erläutert, dass die Veränderung zwischen dem Vollzeitäquivalent (VZÄ) bisher und dem neu berechneten VZÄ mehr als 7% betragen muss, damit der Antrag abgeschickt werden kann.

2 VZÄ bisher: Dies entspricht der zuletzt für die Berechnung der Schulleitungsressourcen geltenden Anzahl VZÄ.

3 VZÄ neu: Dies entspricht der Summe aus den gesprochenen Ressourcenkontingenten (gesprochene Wochenlektionen in den Ressourcenkontingenten KG/Prim und Sek I geteilt durch 28) und den gesprochenen Ressourcen aus bereits bewilligten substanziellen Veränderungen Anzahl SuS (ebenfalls Anzahl WL geteilt durch 28).

4 Veränderung in %: Automatisch wird die Veränderung in % zwischen VZÄ bisher (=100%) und VZÄ neu berechnet und ausgewiesen.

5 Antrag versenden: Sind die genannten Kriterien erfüllt, kann der Antrag mit Klick auf den Haken an das BKS gesendet werden.

Für die Vertragserstellung werden Personalien benötigt. Ist die Person bereits bei der Anstellungsbehörde angestellt, wird durch das System auf die Stammdaten zugegriffen und diese für die Erstellung des Vertrags verwendet. Steht die Person bei der Anstellungsbehörde noch nicht zur Verfügung, muss die Person zuerst mittels dem Prozess "Einstufung Neuanstellung" im System erfasst werden.

Das System liest bei der Vertragserstellung den berechneten Lohn aus dem kantonalen Personal- und Lohnsystem (PULS) aus. Dieser wird zusammen mit weiteren Daten verwendet, um den Vertrag und die Lohnverfügung zu erstellen. Verträge werden durch die Arbeitgeber/in und Arbeiternehmer/in unterzeichnet. Nach Erhalt der unterschriebenen Dokumente wird der Empfang verarbeitet und der Vertrag systemisch in ALSA abgelegt. Ab diesem Zeitpunkt kann der Vertrag nicht mehr geändert werden.

Im Schulportal sind weitere Informationen zu den Verträgen einsehbar. Ebenso ist die "Handreichung Anstellung von Assistenzpersonen und externen Fachpersonen" (PDF, 7 Seiten, 62 KB) im Schulportal abgelegt.

1 Formular ausfüllen: Die farbig hinterlegten Felder müssen zwingend und die anderen Felder optional ausgefüllt werden.

• • a Stellvertretungsvertrag: Mit der Aktivierung der Check-Box wird ein Vertrag als Stellvertretungsvertrag gekennzeichnet. Bei der Pensenmeldung ist dadurch die Angabe der abwesenden Person zwingend einzugeben.
    Handelt es sich um eine befristete Stellvertretung bis zu drei Monaten im Stundenlohn (Lehrpersonen, Assistenzen, externe Fachpersonen), die bereits über einen ordentlichen Anstellungsvertrag verfügt, wird ein vereinfachter Vertragsabschluss gewährt: Der Stellvertretungsvertrag sowie die Lohnverfügung müssen nicht mehr ausgedruckt und unterschrieben werden. Sind die Kriterien erfüllt, wird in ALSA eine auch später noch sichtbare Information in einem blauen Infofenster angezeigt. In diesem Fall wird empfohlen, die Dokumente an die Stellvertretung abzugeben (per E-Mail oder physisch), der Prozess kann aber ohne Verzögerung abgeschlossen werden (Vertrag und Lohnverfügung ablegen).
  • b Anstellungsdauer: Hier wird angegeben, ob der Vertrag befristet oder unbefristet abgeschlossen werden soll. Bei einer befristeten Anstellung muss neben dem Feld "Vertrag gültig ab" zwingend das Feld "Vertrag gültig bis" ausgefüllt werden. Das Anstellungsverhältnis ist in der Regel unbefristet.
  • c Lohnfunktion: Falls die gewünschte Lohnfunktion nicht im Dropdown zur Verfügung steht, nehmen Sie bitte mit dem ALSA-Support im Anstellungsbereich Kontakt auf. Dieser wird die nötigen Anpassungen vornehmen.
  • d Pensenarten: Die zur Auswahl stehenden Pensenarten hängen von der ausgewählten Lohnfunktion, sowie von der Dauer der Anstellung ab. Anstellungen über drei Monate sind im "Beschäftigungsgrad" oder in "Wochenlektionen" vorzunehmen, damit eine Anstellung im Monatslohn ausgelöst wird. Anstellungen, die von vornherein unter drei Monaten sind, sind in "Stunden Total" oder "Lektionen Total" vorzunehmen, damit eine Anstellung im Stundenlohn (und somit nicht pensionskassenpflichtig) ausgelöst wird.
  • e Rahmenvertrag: Für Lohnfunktionen, die während des Semesters oder von Semester zu Semester von stark schwankenden Unterrichtsverpflichtungen beeinflusst werden und bei denen die Festlegung eines durchschnittlichen Beschäftigungsgrads deshalb von vornherein unmöglich ist, kann ein Rahmenvertrag abgeschlossen werden. Dafür muss unter Pensum ein minimales und ein maximales Pensum angegeben werden. Die Differenz der beiden Werte darf nicht mehr als sechs Wochenlektionen betragen.
  • f Pensum: Das entsprechende Pensum wird in der gewählten Pensenart direkt eingetragen. Ist bei einer Assistenzperson die gewählte Einheit nicht identisch mit der Vertragseinheit, kann der Wert mittels dem Pensenrechner (Taschenrechnersymbol neben dem Feld Pensum) in die Zieleinheit umgerechnet werden. Der Vertragsrechner trägt bei jeder Umrechnung automatisch unter "Zusätzliche Vereinbarungen" die Ursprungseinheit und den Wert der Umrechnung ein.
  • g Abzug wegen fehlender Qualifikation: Beim zwingenden Lohnabzug ist eine entsprechende Kennzeichnung notwendig. Die zugrundeliegenden Angaben zur Ausbildung sind jeweils immer in den Personenstammdaten anzugeben.
  • h Probezeit: Die Probezeit wird in Monaten eingegeben. Sie darf gemäss den gesetzlichen Bestimmungen nicht mehr als drei Monate dauern. Für Anstellungen ohne Probezeit (beispielsweise für kurze Stellvertretungen oder Ersatzverträge) kann das Feld leer gelassen werden.
  • i Kündigungsfrist: Die Felder sind mit den gesetzlichen Bestimmungen von einem Monat beziehungsweise drei Monaten vorausgefüllt. Bei unbefristeten oder befristeten Anstellungen, die länger als 12 Monate dauern, müssen die Felder zwingend ausgefüllt werden. Für kurze Stellvertretungen sind Kündigungsfristen nicht sinnvoll. Daher sind die Felder vorausgefüllt leer, können jedoch bei Bedarf ausgefüllt werden.
  • j Vertreten durch: Die Auswahl muss vorgängig in der Rubrik "Admin" angelegt worden sein. Derjenige Eintrag, der als Standard definiert wurde, wird hier als Default angezeigt. Alle anderen Einträge können ausgewählt werden.
  • k Unterschrift: Die Unterschriftenauswahl muss vorgängig in der Rubrik "Admin" angelegt worden sein. Für die Unterschrift auf dem Vertrag muss zwingend eine unterschriftsberechtigte Person ausgewählt werden. Wird keine zweite unterschriftsberechtigte Person ausgewählt, erscheint auch nur eine Unterschriftenzeile auf dem Anstellungsvertrag.
  • l Vorgängiger Vertrag: Falls ein anderer Vertrag ersetzt werden soll, wird hier der zu ersetzende Vertrag ausgewählt. Der Prozess zur Vertragsauflösung des zu ersetzenden Vertrags wird dann vorbereitet (vergleiche letzten Abschnitt "Vertrag ersetzen" in diesem Kapitel).
  • m Zusätzliche Vereinbarung: Falls dem Vertrag zusätzliche Vereinbarungen hinzugefügt werden sollen, können diese hier eingegeben werden (zum Beispiel Anzahl Lektionen zu Lasten der Gemeinde oder unterrichtetes Fach). Bei Gebrauch des Pensenrechners werden die ursprüngliche Penseneinheit und die Menge hier vermerkt. Alle zusätzlichen Vereinbarungen (inklusive dieser Standardtexte) können mutiert werden.

2 Änderungen speichern: Durch Anklicken des Speichern-Buttons startet der nächste Prozessschritt, der Detailansicht des Vertragsabschlusses. Durch anschliessendes Anklicken des Hakens und der optionalen Eingabe eines Kommentars inklusive Bestätigung wird ein Anstellungsvertrag und die Lohnverfügung generiert, die danach im Bereich Anhänge eingesehen und von da aus ausgedruckt werden können. In der Inbox erscheint der Eintrag für den erstellten Vertrag.

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3 Vertrag und Lohnverfügung ablegen: Wenn das ausgedruckte Exemplar des Vertrags vom Arbeitgeber/in und vom Arbeitnehmer/in unterzeichnet ist, muss die Vertragsvorlage ebenfalls mit Klick auf den Haken definitiv abgelegt werden. Das anschliessend angezeigte Fenster zeigt den Vertragsabschluss im Detail, analog der Öffnung eines bereits bestehenden Vertrags. Aus dieser Ansicht kann ein Vertrag wieder aufgelöst oder gelöscht werden.
Im Falle eines vereinfachten Vertragsabschlusses bei Stellvertretungen (siehe auch Punkt 1 a) werden der Vertrag und die Lohnverfügung ohne unterzeichnetem Vertrag abgelegt.

4 Vertragsdaten korrigieren: Vor dem definitiven Ablegen kann der Vertrag noch durch Klick auf das Bleistiftsymbol angepasst werden. Dabei werden neue Vertragsvorlagen erstellt.

5 Vertragserstellung abbrechen: Mit Klick auf das X kann der Vorgang abgebrochen werden. Bei nachträglichen Änderungen (nach der Ablage des Vertrags und der Lohnverfügung) muss der Vertrag durch einen neuen ersetzt oder gelöscht werden.

6 Anhänge: In der Detailansicht des Vertrags sind die pdf-Dateien des Anstellungsvertrags und der Lohnverfügung einsehbar.

Vertrag ersetzen

Wird gemäss Ausführungen zum Buchstaben kein vorgängiger Vertrag ausgewählt und dadurch ersetzt, ist der Prozess nach Ablegen des Vertrags und der Lohnverfügung noch nicht beendet. Es erscheint eine weitere Maske mit dem Status "Vertragsauflösung / -ende abwarten". Durch das Klicken auf den Link wird der ursprüngliche Vertrag und die dazu gehörende Pensenmeldung an die Vertragsauflösung angepasst. Sobald die Nacharbeiten durch den Personaldienst Lehrpersonen (PEL) abgeschlossen wurden, erscheint eine Meldung in der Inbox der Anstellungsbehörde über die durchgeführte Vertragsauflösung. Das Pensum für den neuen Vertrag muss spätestens zu diesem Zeitpunkt gemeldet werden.

Es dürfen nur Anstellungsverträge aufgelöst werden, die rechtmässig beendet wurden.

Bereits in ALSA aufgelöste Verträge können auf ein früheres Datum erneut aufgelöst werden. Dies kann vorkommen, wenn eine Anstellung im gegenseitigen Einverständnis früher als die gesetzlichen Bestimmungen vorschreiben, beendet wird.

Beim Erreichen der durch das Dekret festgelegten Altersgrenze oder beim Bestehen eines befristeten Vertrages, wird das Pensum direkt im System freigegeben und die Anstellung wird aufgelöst. Die Anstellungsbehörde erhält in diesen Fällen eine Meldung in der Inbox, mit der die Vertragsauflösung/-beendigung angestossen werden muss.

Im Schulportal sind weitere Informationen zur Vertragsauflösung sowie zur Personaltrennung allgemein zu finden.

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1 Formular ausfüllen: Die farbig hinterlegten Felder müssen zwingend ausgefüllt werden. Im Falle eines Ersatzvertrags sind die Felder bereits durch das System vorausgefüllt. Es muss nur noch die Check-Box betreffend Merkblatt aktiviert werden, um den Vorgang abschliessen zu können.

• a Austrittsgrund: In diesem Feld wird der konkrete Austrittsgrund (beispielsweise Pensionierung oder Invalidität) festgehalten. Hinweis: Handelt es sich um einen Vertragsersatz, so wird der Prozess über die Erstellung eines neuen Vertrages gestartet und der zu ersetzende Vertrag muss nicht manuell aufgelöst werden.
• b Freistellungsdatum: Ein Freistellungsdatum muss nur in Fällen einer Freistellung eingetragen werden. In diesen Fällen muss nachgelagert noch eine Abwesenheit mit dem Grund "Freistellung" gemeldet werden.
• c Merkblatt "Austritt" abgegeben: Erst durch die Aktivierung dieser Check-Box ist es möglich, die Vertragsauflösung zu speichern. Die Check-Box dient als Erinnerung, dass das entsprechende Merkblatt abgegeben wird. Das Merkblatt kann im Schulportal heruntergeladen werden. Dem Arbeitnehmer muss das Austrittsmerkblatt bei der Beendigung eines Anstellungsverhältnisses abgegeben werden (Informationspflicht der Anstellungsbehörde als Arbeitgeber). Der Erhalt des Merkblattes ist vom Arbeitnehmer mit der Unterschrift zu bestätigen.
  Bei Beendigung eines vereinfacht erstellten Stellvertretungsvertrags muss kein Merkblatt "Austritt" mehr abgegeben werden. Nach Ablauf dieser Stellvertretungsverträge erscheint keine Meldung mehr in der Inbox. ALSA löst diese Verträge automatisch auf. Die Verträge können aber manuell aufgelöst werden, z. B. bei vorzeitiger Beendigung oder im Todesfall. In der ALSA-Inbox erscheint nur noch die Meldung "Vertrag beendet". Die Meldung kann als gelesen weggeklickt werden.

2 Änderungen speichern: Durch Anklicken des Speichern-Buttons wird der nächste Prozessschritt angestossen. Es wird die Detailsicht der Vertragsauflösung angezeigt, welche mit einem Klick auf den Haken abgeschlossen oder mit einem Klick auf das X abgebrochen werden kann. Weiterhin sind die Anhänge und die Historie sichtbar.

Abschluss Vertragsauflösung / -ende: Die Vertragsauflösung ist nach Anklicken des Hakens durchgeführt und im anschliessenden Fenster gibt es einen direkten Link zur automatisch angepassten Pensenmeldung, sofern für diesen Vertrag bereits eine Pensenmeldung gemacht wurde. Die Vertragsauflösung erscheint in der Inbox, da sie noch als gelesen markiert werden muss.

Ist ein Anstellungsvertrag mit einer Person abzuschliessen, die nicht bereits an der Anstellungsbehörde angestellt ist, braucht es eine Anfrage mittels dem Antragsformular "Einstufung Neuanstellung" an den Personaldienst Lehrpersonen BKS (PEL). Im kantonalen Personal- und Lohnsystem (PULS) wird geprüft, ob die Person bereits vorhanden ist. Falls dies der Fall ist, werden der anfragenden Anstellungsbehörde die für sie relevanten Informationen zur Person ausgegeben. Falls die Person noch nicht erfasst ist, wird für sie ein neuer Personalstamm angelegt und der anfragenden Anstellungsbehörde zugeordnet.

Der Prozess Einstufung Neuanstellung ist ebenfalls zu starten, wenn eine bestehende Person für eine weitere Lohnfunktion eingestuft werden soll.

Im Schulportal sind weitere Informationen zur Führung der Personenstammdaten und dem Personalienformular abrufbar.

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1 Basis ausfüllen: In diesem Formular sind alle Felder zwingend auszufüllen, daher sind sie farbig hinterlegt. Benötigt werden neben dem steuerrechtlichen Wohnsitz der Person die SV-Nummer, der vollständige Name gemäss Identitätskarte oder Pass, das Geburtsdatum, das Geschlecht und die Nationalität. Für Doppelbürger kann nur eine Nationalität angegeben werden. Falls es sich dabei um einen CH-Doppelbürger (beispielsweise CH/DE) handelt, ist die schweizerische Nationalität anzugeben. Hinweis: die Personen-ID muss nur angegeben werden, falls diese vorhanden ist. Ist bereits eine Einstufung für die erfasste Lohnfunktion vorhanden (Prüfung anhand der eingegebenen SV-Nummer), wird der Benutzer visuell darauf hingewiesen.

2 Änderungen speichern: Durch Anklicken des Speichern-Buttons startet der nächste Prozessschritt. Für die Einstufung der Neuanstellung sind die benötigten Nachweise für Ausbildung (Diplom) und Berufserfahrung in Form von PDF-Dokumenten hochzuladen, damit die Berechnung/Einstufung der Erfahrungsstufe vorgenommen werden kann. Ist bereits eine Einstufung vorhanden, müssen keine Dokumente angefügt werden.

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3 Erforderliches Diplom: In diesem Bereich werden die Diplome der Lehrperson hinzugefügt und angezeigt.

• a Hinzufügen: Öffnet den Editor, um ein Diplom zu erfassen. Das Diplom selbst muss als PDF-Dokument hochgeladen werden.
• b Download: Über diesen Button kann das bereits angehängte PDF-Dokument wieder heruntergeladen werden.
• c Bearbeiten: Mit Klick auf diesen Button wird der Editor geöffnet. So können nachträglich Änderungen vorgenommen werden.
• d Löschen: Durch Klicken auf den Papierkorb wird die erfasste Zeile gelöscht.

4 Antrag abschicken: Mit Klick auf den Haken wird der Antrag an PEL gesendet.

5 Antrag löschen: Mit Klick auf das Kreuz wird der Antrag gelöscht und allfällig hinzugefügte Dokumente entfernt.

6 Zur Mitarbeit einladen: Mit diesem Button wird eine E-Mail für den Versand an die bewerbende Person vorbereitet. In der E-Mail wird ein Link eingefügt, mit dem die bewerbende Person selbst die benötigten Dokumente hochladen und Angaben machen kann.

7 Report ausführen: Der Button exportiert die Einstufungsdaten als PDF-Dokument.

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8 Berufliche Erfahrung: In diesem Bereich werden die bisherigen beruflichen Erfahrungen eingetragen. Sofern es sich um eine quereinsteigende Person handelt, wird dieser Bereich nicht angezeigt.

9 Kleinstpensen: In diesem Bereich werden Pensen unter 30% eingetragen. Damit die Einträge in die Erfahrung einfliessen, muss ein überschneidender Zeitraum von mindestens 170 Tagen vorhanden sein und die Summe der Kleinstpensen muss grösser als 30% sein.

10 Anrechenbare Tage/Jahre: Summiert die Anzahl Tage im Zeitraum aus dem Bereich Berufliche Erfahrung und dem Bereich Kleinstpensen. Die Anzahl Tage werden auch in Anzahl Jahren angezeigt. Jeder Zeitraum der beruflichen Erfahrung wird jeweils nur einmal gerechnet. Allfällige Überschneidungen werden nicht doppelt gerechnet. Unabhängig davon, ob der Eintrag unter Berufliche Erfahrung oder Kleinstpensen erfasst wurde.

11 Berechnungen/Einstufung: In diesem Bereich wird die Berechnung der Erfahrungsstufe hergeleitet. Im oberen Bereich wird die Berechnung der allgemeinen Lebenserfahrung aufgrund des Alters und des Minimalalters der Lohnfunktion aufgezeigt. Im unteren Teil wird auf Basis der erfassten Zeiträume unter Berufliche Erfahrung die angerechnete berufliche und übrige Erfahrung aufgezeigt. Weitere Informationen zur Berechnung der Einstufung sind im Schulportal dokumentiert.

12 Einladungen: In diesem Bereich werden der Status und das Versanddatum der Einladung zur Mitarbeit durch die bewerbende Person angezeigt.

• a Antrag "Teilnahme bewerbende Person": Hat die bewerbende Person die Daten eingereicht, wird die Nummer farbig und kann angeklickt werden. Dadurch gelangt man in den Antrag, den man entweder übernehmen (Daumen hoch) oder verwerfen (Daumen runter) kann. Anschliessend gelangt man wieder in den eigentlichen Einstufungsantrag. Hier kann, falls nötig, der Prozess zur Mitarbeit der bewerbenden Person erneut gestartet werden.
• b Status: Der Status kann folgende Ausprägungen haben:

• • Offen: Der Link wurde verschickt, jedoch von der bewerbenden Person noch nicht bearbeitet.
  • In Bearbeitung: Die bewerbende Person hat mit der Bearbeitung begonnen, aber ihn noch nicht abgeschlossen.
  • Eingereicht: Die bewerbende Person hat die Daten und Dokumente eingereicht. Dies wird mit einer Rückmeldung in der Inbox signalisiert. Über diese kann direkt auf den Einstufungsantrag zugegriffen und dieser entweder angenommen oder verworfen werden.
  • Abgeschlossen (übernommen): Wird der Einstufungsantrag angenommen, werden die von der bewerbenden Person eingegebenen Daten und Dokumente im Antrag übernommen.
  • Abgeschlossen (verworfen): Wird der Einstufungsantrag verworfen, werden die von der bewerbenden Person eingegebenen Daten und Dokumente nicht übernommen.
  • Abgeschlossen (zurückgezogen): Zieht die bewerbende Person die Einladung zur Mitarbeit über die Bewerbungs-Applikation zurück, wird der Einladungsprozess abgeschlossen. Falls gewünscht, kann im Antrag zur Einstufung eine neue Einladung zur Mitarbeit versendet werden.

• c Link kopieren: Der Link kann kopiert werden, falls beispielsweise die E-Mail mit dem Link aus Versehen gelöscht wurde oder bei der bewerbenden Person nicht mehr gefunden wird.
• d Einladung abbrechen: Mit Klick auf das "X" kann die Einladung abgebrochen werden. Der versendete Link wird damit ungültig und kann nicht mehr verwendet werden.

Die Personenstammdaten werden im kantonalen Personal- und Lohnsystem (PULS) geführt. Die Anstellungsbehörden erfassen und bearbeiten die Personenstammdaten ihrer Lehrpersonen in ALSA. Sie sind für die korrekte und zeitnahe Erfassung aller Personenstammdaten verantwortlich.

Anpassungen, welche keine Prüfung und Weiterbearbeitung durch den Personaldienst Lehrpersonen BKS (PEL) bedingen, werden direkt durch das System verarbeitet (beispielsweise die Änderung der Hausnummer). Anpassung, die eine Prüfung durch den PEL bedingen, werden entsprechend kontrolliert und entweder genehmigt beziehungsweise eingetragen, zurückgewiesen, weil beispielsweise noch Anhänge fehlen oder begründet abgelehnt (beispielsweise die Änderung des Namens). Ist eine Lehrperson bei mehreren Anstellungsbehörden angestellt, werden die weiteren Anstellungsbehörden über die durchgeführten Änderungen in einem anonymisierten Antrag via Inbox informiert.

Im Schulportal sind weitere Informationen zur Führung der Personenstammdaten, Abläufe bei Mutationen und das Personalienformular zur schulinternen Verwendung abrufbar.

Stammdaten ändern: Mittels Überschreiben eines bestehenden oder eines noch leeren Feldinhaltes werden Stammdatenmutationen vorbereitet. Die einzelnen Abschnitte (Allgemein, Personalien, Lohnzahlung, Ehegatte / Ehegattin – Partner / Partnerin, Kinder und Lehrdiplome) können mit Klick auf die Bezeichnung oder auf den Pfeil neben der Bezeichnung aufgeklappt und anschliessend bearbeitet und / oder ergänzt werden.

Pflichtfelder sind farbig hinterlegt. Ohne diese auszufüllen, ist es nicht möglich, Änderungen zu speichern. Auch alle weiteren zu erfassenden Stammdaten sind von Gesetzes wegen nötig. Beispielsweise muss der Ehegatte oder die Partnerin für die Pensionskasse erfasst werden.

Im Folgenden sind weitere Hinweise und Erläuterungen (Auflistung nicht abschliessend) aufgeführt:

• Für Bankverbindungen muss die IBAN eingegeben werden. Kontonummern von ausländischen Banken werden vom System nicht akzeptiert. Die anzustellende Person benötigt ein Bank- oder Postkonto in der Schweiz.
• Angaben zu Kindern lösen nicht automatisch eine Anmeldung für die Familienzulagen aus. Sie müssen via Formular SVA beantragt werden.
• Mit Angaben zu bisherigen Tätigkeiten werden dem PEL Hinweise für Wiedereintritte und für die Berechnung von Dienstaltersgeschenken gemacht.
• Unter der Rubrik "Lehrdiplome" muss mindestens ein Diplom ausgewählt werden.
• Als Konfession wird für Personen mit Aufenthaltsstatus Schweizer/in und Wohnort Schweiz oder Niederlassungsbewilligung (Ausweis C) durch das System selbst mit "nicht relevant / nicht kirchensteuerpflichtig" ausgefüllt. Für Quellensteuerpflichtige muss eine der Landeskirchen ausgewählt werden. Für Quellensteuerpflichtige, welche keiner Landeskirche zugehören, kann ebenfalls die Eingabe "nicht relevant / nicht kirchensteuerpflichtig" ausgewählt werden.
• Änderungen betreffend Name, Zivilstand, Ausländerstatus oder den Eintrag eines Kindes müssen mit einer Dokumentkopie des entsprechenden Nachweises im Anhang belegt werden. Bei neuen Lehrpersonen ist zudem eine Kopie des Personalausweises und gegebenenfalls der Aufenthaltsbewilligung nötig.
• Bankmutationen per Ende Monat, nachdem der Lohnlauf bereits durchlaufen ist, können nicht im PULS eingetragen werden, da Änderungen in der Abrechnungsvergangenheit nicht möglich sind. Das Mutationsdatum muss auf Anfang des darauffolgenden Monats gesetzt werden, ansonsten kann der Antrag nicht genehmigt werden.

Änderungen speichern: Durch Anklicken des Speichern-Buttons öffnet sich das nächste Fenster. Es wird die Detailansicht des Antrags angezeigt, welcher mit einem Klick auf den Haken abgeschlossen oder mit einem Klick auf das X abgebrochen werden kann. Weiterhin ist das Hochladen von Anhängen möglich und die Historie wird angezeigt.

Bei einer an der Schule angestellten Person wird die Lohnauszahlung nicht aufgrund der Vertragserstellung ausgelöst, sondern aufgrund der Pensenmeldung. Jeweils vor Schuljahresbeginn oder bei einer Änderung im Anstellungsverhältnis wird pro Person, die an der Schule angestellt ist, von der Schule ein Antrag in ALSA ausgefüllt. Dieses besagt, in welchem Schulhaus und auf welcher Stufe wie viele Lektionen für eine gewisse Ressourcenart eingesetzt werden (zum Beispiel 20 Lektionen pro Woche für Unterricht nach Stundentafel im Kindergarten). Bei einer Stellvertretung muss zusätzlich ausgewiesen werden, welche Lektion für welche abwesende Person erteilt wird. Diese Angaben werden automatisch durch das System oder vom Personaldienst Lehrpersonen BKS (PEL) geprüft. Ist die Meldung in Ordnung, wird das Pensum als effektiv im aktuellen Schuljahr geleistetes Pensum im System eingetragen. Um eine Pensenmeldung für eine Person zu machen, müssen ein gültiger Vertrag im System hinterlegt und zahlungsrelevante Stammdaten erfasst sein.

Wurde die Planung mit dem Modul ALSA Personalplanung (ALSA PP) durchgeführt, können daraus Pensenmeldungen vorbereitet und in die Inbox übernommen werden. Diesen vorbereiteten Pensenmeldungen müssen dann nur noch die entsprechenden Verträge zugeordnet werden.

Im Schulportal sind weitere prozessrelevante Informationen zum Thema Pensenmeldung aufgeführt.

Pensenmeldung neu erstellen:

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1 Schuljahr wählen: Mit dem Dropdown wird das Schuljahr ausgewählt, für welches ein Pensum gemeldet werden soll.

2 Formular Pensenkärtchen: Durch Anklicken des Buttons "Neues Pensum" öffnet sich der Formularbereich des Pensenkärtchens.

• a Schultyp: In diesem Feld wird der Schultyp ausgewählt. Hinweis: Für Schulleitungen und Instrumentallehrpersonen der Volksschule ist der Schultyp "Regelschule übergreifend" zu wählen.
• b Pensenkategorie: Die auswählbaren Kategorien hängen vom gewählten Schultyp ab.
• c Pensum gültig von / bis: Der Zeitraum beträgt maximal ein ganzes Schuljahr. Für diesen Fall kann der Button "Ganzes Schuljahr" angeklickt werden, um die Felder automatisch zu befüllen.
• d Pensum Vereinbarung: Dies entspricht dem vereinbarten Pensum. Regelfall: Anstellungen über drei Monate sind im "Beschäftigungsgrad" oder "Wochenlektionen" vorzunehmen, damit eine Anstellung im Monatslohn ausgelöst wird. Anstellungen, die von vornherein unter drei Monaten sind, sind in "Stunden Total" oder "Lektionen Total" vorzunehmen, damit eine Anstellung im Stundenlohn ausgelöst wird. Wird die Einheit Wochenlektion gewählt, erscheint eine weitere Zeile für den Pensenausgleich. Das Feld wird unter Punkt 7 weiter unten beschrieben. Hinweis: Die Einheit Total Stunden bei Lehrpersonen wird beispielsweise dann verwendet, wenn diese ausserhalb des Unterrichts Konzeptarbeit verrichtet. Hinweis: Assistenzpersonen können auch im Monatslohn mit einem vereinbarten Pensum in Totalstunden angestellt werden (beispielsweise für 110 Totalstunden für das ganze Schuljahr).
• e Pensum Auszahlung: Das Pensum Auszahlung entspricht dem vertraglich definierten Pensum.
• f Vertrag: Damit wird die Pensenmeldung mit dem entsprechenden Vertrag verknüpft.
• g Stellvertretung für: Bei Pensenmeldungen für eine Stellvertretung muss die dazugehörige Abwesenheitsmeldung verknüpft werden.
• h Statistische Daten: Hier wird das Schulhaus eingetragen, in welchem unterrichtet wird. Ausserdem werden bei Pensenkategorien, die dafür vorgesehen sind, die Förderung von Fremdsprachigen erfasst. Um dies vorzunehmen und auch eine Aufteilung eines Pensums auf mehrere Schulhäuser aufzuteilen, klickt man auf den Button "Aufteilen". In der anschliessend erscheinenden Maske müssen die Pensen entsprechend eingetragen werden.
• i Zu Lasten: Falls die gemeldeten Pensen zu Lasten Gemeinde oder PH/Dritte ausbezahlt werden, muss die Eingabe in diesem Feld entsprechend angepasst werden.

3 Vertragsvergleich: Sobald die Pensenmeldung mit einem Vertrag verknüpft wird, wird farblich angezeigt, ob der Vertrag und das eingetragene Pensum stimmig sind. Falls der Vergleich in "rot" erscheint, kann an dieser Stelle die Abweichung eingesehen werden. Bei einer Übereinstimmung der Pensenmeldung mit dem entsprechenden Vertrag färbt sich der Button grün.

4 Speichern: Durch Anklicken des Speichern-Buttons werden die gemachten Eingaben gespeichert. Danach kann die Pensenmeldung mit Klick auf den Haken abgeschickt oder mit Klick auf das "X" abgebrochen werden.

Bestehende Pensenmeldung ändern / löschen:

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Ist bereits ein Pensenkärtchen der Person vorhanden (aus ALSA PP oder ein bereits gemeldetes Pensum), müssen die fehlenden Angaben ergänzt oder die nötigen Anpassungen (beispielsweise unterjährige Pensenänderung) vorgenommen werden. Bei der Pensenänderung muss zusätzlich ein neues Pensum erfasst und gemeldet werden. Die beiden Pensenkärtchen decken dann den Datumsbereich des ganzen Schuljahrs wieder ab. Bei vorbereiteten Pensenkärtchen aus dem ALSA PP muss noch der Vertrag verknüpft werden. Anschliessend kann das Pensum bereits gemeldet werden.

5 Papierkorb: Das Pensenkärtchen wird gelöscht.

6 Pensenmeldung kopieren: Um eine ähnliche Pensenmeldung zu erfassen, können Pensenkärtchen kopiert und danach abgeändert werden.

7 Pensenausgleich: Das Ziel des Pensenausgleichs ist ein immer gleicher, langjähriger Vertrag, wobei Schwankungen der Pensen von maximal fünf Wochenlektionen von einem Schuljahr zum anderen über das Gleitzeitkonto "Pensenausgleich" abgefangen werden können. Ein Pensenausgleich darf durch die Mittelschulen NICHT erfasst werden (Pensensaldo in SchulNetz führen).

8 Löschung beantragen: Bei bereits gemeldeten Pensen kann im Pensenkärtchen die Löschung beantragt werden; Beispielsweise, wenn eine falsche Pensenkategorie ausgewählt wurde. Es ist zwingend ein Grund für die Löschung zu erfassen. Falls bei einem Pensum noch Abwesenheiten und Stellvertretungen gemeldet sind, kann die Löschung erst beantragt werden, wenn die dazu gehörenden Pensenmeldungen der Stellvertretungen und Abwesenheit vorgängig gelöscht wurden. Falls notwendig kann bereits im gleichen Antrag das neue/geänderte Pensum mit den zu löschenden Pensen mitgeschickt werden. Dadurch kann eine bessere Prüfung durch den PEL erfolgen.

Für das Bundesamt für Statistik (BfS) müssen Daten im Zusammenhang mit der Förderung von Fremdsprachigen erfasst werden.

Die Erfassung dieser Daten wird in der Pensenmeldung im Pensenkärtchen in der Zeile "Statistische Daten" vorgenommen. Bei allen Pensenkärtchen, die explizit oder unter anderem die Förderung von Fremdsprachigen enthalten, muss dies entsprechend eingetragen werden.

Anleitung zum Nacherfassen der Anzahl Lektionen zur Förderung von Fremdsprachigen (Deutsch als Zweitsprache):

1. Rubrik "Personen" im ALSA auswählen
2. Person anwählen, die Lektionen zur Förderung von Fremdsprachigen erteilt
3. Auf die Schaltfläche "Neue Aktivität starten" klicken und den Eintrag "Pensum melden" wählen
4. Das passende Pensenkärtchen auswählen und aufklappen
5. Unter dem Punkt "Statistische Daten" den Button "Aufteilen" klicken
6. In der Spalte "davon Förderung Fremdsprachige" die Anzahl Lektionen eintragen
7. Die Pensenmeldung speichern
8. Auf den Haken "Antrag abschicken" klicken
9. Die Auflistung in der Inboxmeldung wurde um die bearbeitete Person ergänzt.

Mit der Umfrage zur Förderung Fremdsprachige erhalten die Schulen eine Aufforderung zur Erfassung dieser statistisch benötigten Daten. In der Umfrage werden alle Personen aufgelistet, bei denen bereits Einträge zur Förderung von Fremdsprachigen in den Pensenmeldungen vorhanden sind. Diese Auflistung wird jedes Mal aktualisiert, wenn in einer Pensenmeldung eine Erfassung vorgenommen wird und dient der Übersicht der Schule.

Hinweis: Wurde noch keine Pensenmeldung mit der Angabe zur Förderung Fremdsprachige ergänzt, ist die Auflistung in der Inboxmeldung zur Umfrage noch leer.

Die Umfrage wird mit Klick auf den Haken abgeschlossen und so dem BKS signalisiert, dass alle betroffenen Pensenmeldungen die statistischen Daten zur Förderung von Fremdsprachigen enthalten.

Jede Abwesenheit einer Person, die einen ganzen Tag umfasst, muss gemeldet werden. Auch während der unterrichtsfreien Zeit sind Abwesenheiten zu erfassen. Abwesenheiten beziehen sich immer direkt auf ein bereits gemeldetes Pensum. Abwesenheiten über einen bestimmten Zeitraum, mit mehreren Abwesenheitsgründen, können als Abwesenheitsereignis in einem Antrag gemeldet werden (beispielsweise Krankheit -> Mutterschaftsurlaub -> unbezahlter Urlaub). Die Anstellungsbehörde kann einen abgeschlossenen Antrag reaktivieren, verlängern und überarbeiten sowie erneut an den PEL senden.

Weitere prozessrelevante Informationen, Merkblätter und Formulare zu Abwesenheiten und Stellvertretungen sind im Schulportal publiziert.

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1 Zeitraum der Abwesenheitsmeldung: Mit der Eingabe des Abwesenheitszeitraums für das Ereignis werden alle in diesem Zeitraum betroffenen Pensen der entsprechenden Lehrperson aufgerufen.

2 Abwesenheitsmeldung hinzufügen: Durch Anklicken des Plus-Symbols innerhalb der zum Zeitraum passenden Pensenkärtchen wird eine Abwesenheitsmeldung zum entsprechenden Pensum hinzugefügt. Betrifft die Abwesenheit mehrere Pensenkärtchen, muss für alle betroffenen Pensen eine Abwesenheitsmeldung erfasst werden.

3 Gemeldete Abwesenheiten +/- 6 Monate ab Datum: Hier werden bestehende Abwesenheitsmeldungen der entsprechenden Person aufgeführt. Dies dient als Übersicht, damit allenfalls bereits gemeldete Abwesenheiten ersichtlich sind.

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4 Abwesenheit erfassen: Durch Anklicken des Plus-Symbols des betroffenen Pensenkärtchens, wird das Dialogfeld geöffnet, um die weiteren Informationen zur Abwesenheit zu erfassen.

• a Abwesenheitstyp: Aus dem Dropdown wird der entsprechende Abwesenheitstyp ausgewählt. Entsprechend dieser Eingabe werden dann die entsprechend auszufüllenden Felder darunter eingeblendet. Je nach Abwesenheitstyp unterscheiden sich diese.
• b Abwesend von / bis: Die zeitliche Abwesenheit gemäss Abwesenheitstyp wird hier eingegeben.
• c Abwesendes Pensum: Bei Lehrpersonen muss genau angegeben werden, an welchen Tagen welche Lektionen aufgrund der Abwesenheit betroffen sind. Dies ist für die Beantragung der Stellvertretungsressourcen relevant. Im Falle einer im Beschäftigungsgrad angestellten Person kann die Abwesenheit total wahlweise in Beschäftigungsgrad oder in Total Stunden eingegeben werden.
• d davon beantragtes Pensum für Stv.: Bei im Voraus planbaren Absenzen (beispielsweise Weiterbildung) darf ab dem ersten Tag, bei nicht planbaren Absenzen (beispielsweise Krankheit) ab dem zweiten Tag eine bezahlte Stellvertretung eingesetzt werden. Entsprechend müssen die Anzahl Lektionen bzw. Stunden des ersten Abwesenheitstags von der Anzahl Total Lektionen bzw. Total Stunden (Feld "Abwesenheit total über gesamten Zeitraum") abgezogen werden.

5 Case Management: Für Abwesenheiten über 30 Tage und in Kombination mit den Abwesenheitstypen Krankheit und Krankheit teilweise muss in der Regel ein Case Management (CM) geführt werden. Das rein optische Hinweisfeld auf das obligatorische Case Management mit "Ja/Nein" erscheint auch für Abwesenheiten unter 30 Tagen automatisch und soll mit einer Begründung aus der Auswahlliste ergänzt werden. Die Anmeldung zum CM erfolgt mittels Anmeldeformular ausserhalb von ALSA gemäss den Ausführungen im Schulportal.

6 Abwesenheit löschen: Durch Anklicken des Papierkorb-Symbols kann die Abwesenheitsbox wieder gelöscht werden.

7 Speichern: Durch Anklicken des Speichern-Buttons wird der nächste Prozessschritt gestartet, in dem die Abwesenheitsmeldung abgesendet (Haken) oder abgebrochen (X) werden kann. Unter Anhänge müssen die erforderlichen Dokumente (beispielsweise Arztzeugnis bei Unfall oder Krankheit, Aufgebot bei Militär oder Zivilschutz, Vertragszusatz bei unbezahltem Urlaub oder Bewilligung der Abteilung bei Weiterbildungen) hinzugefügt werden.

Eine bereits abgeschlossene Abwesenheit kann reaktiviert werden, indem das Detail der Aktivität aus der Hauptliste "Aktivitäten - Alle" aufgerufen wird. Über diesen Weg wird der entsprechende Prozess zur Reaktivierung von Abwesenheitsmeldungen gestartet. Dabei muss die abgeschlossene und bewilligte Abwesenheit zur Person ausgewählt werden. Der Zeitraum muss danach entsprechend angepasst werden.

Um eine bezahlte Abwesenheit aufgrund einer Weiterbildung zu melden, muss vorgängig, je nach Zuständigkeit, eine Bewilligung der Abteilung Volksschule oder der Abteilung Sonderschulung des BKS vorliegen. Diese Bewilligung wird mit dem Prozess "Bezahlte Abwesenheit für Weiterbildung beantragen" eingeholt, welcher über die Personenliste oder im Personendetail (Schaltfläche "Neue Aktivität starten") angestossen wird. Wird das Weiterbildungsgesuch genehmigt, erhält die Schule eine Bestätigung in der Aktivitätenliste. Diese Bestätigung enthält einen Link, der einen Abwesenheitsantrag für diese Weiterbildung erstellt und die Bewilligung verknüpft.

1 Formular Weiterbildungsgesuch: In diesem Bereich werden alle nötigen Angaben erfasst, damit das Weiterbildungsgesuch eingereicht werden kann.

• a Weiterbildung: Die Auflistung der Weiterbildungen, für die eine bezahlte Abwesenheit gemeldet werden können, ist abschliessend. Die entsprechende Weiterbildung kann aus der Liste ausgewählt werden.
• b Datum Weiterbildung von/bis: Hier wird das Start- und Enddatum der Weiterbildung eingetragen. Die Abwesenheit muss innerhalb dieses Datumsbereichs liegen, im besten Fall entspricht der Zeitraum der Weiterbildung auch dem Zeitraum der Abwesenheit.
• c Bemerkung: Dieses Feld kann benutzt werden, um weitere Informationen an die bewilligende Stelle zu übermitteln.

2 Anhänge: Bevor das Gesuch eingereicht werden kann, muss eine Bestätigung für die Weiterbildung angehängt werden.

3 Antrag einreichen: Mit Klick auf den Haken wird der Antrag an das BKS versendet.

4 Antrag löschen: Mit Klick auf das X wird der Antrag gelöscht.

5 Speichern: Beim erstmaligen Speichern wird der Betrag für die beantragte Kostenübernahme berechnet. Änderungen werden durch Klick auf das Disketten-Symbol gespeichert.

Für Weiterbildungen von Lehrpersonen, deren Kosten zu Lasten der Lehrperson gehen, kann unter bestimmten Voraussetzungen ein Gesuch um Rückerstattung von Kurskosten beantragt werden. Die Auszahlung der vom BKS bewilligten Gesuche erfolgt mit der individuellen Lohnabrechnung.

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1 Link Voraussetzungen/Richtlinien Kostenbeteiligung: Der Link führt ins Schulportal. Dort ist beschrieben, unter welchen Voraussetzungen Kursgelder vom BKS übernommen werden.

2 Formular Gesuch Kursgeld: In diesem Bereich werden alle nötigen Angaben erfasst, damit das Kursgeld-Gesuch eingereicht werden kann.

• a Kursdauer (h): Die Kursdauer wird in Stunden angegeben. Sie muss mindestens 18 Stunden betragen, damit allfällige Kurskosten zurückerstattet werden können.
• b Kursart: Unterschieden wird zwischen "Aus-/Weiterbildung", "Sprachaufenthalt" und "Sprachkurs", wobei das Budget für Sprachkurse und Sprachaufenthalte zusammen CHF 750.- pro Person und Kalenderjahr beträgt. Für Aus- und Weiterbildungen stehen separat maximal CHF 750.- pro Person und Kalenderjahr zur Verfügung.
• c Kurskosten (CHF): Die Kurskosten müssen in CHF eingegeben werden und mindestens CHF 250 betragen. Kurskosten in Fremdwährung müssen in CHF umgerechnet werden (Tageskurs).
• d Beantragte Kostenübernahme: Nach der Speicherung wird der übernommene Betrag abhängig vom verbleibenden Budget für diese Person und für das Kalenderjahr angezeigt.
• e Beschäftigungsgrad (%): Der Beschäftigungsgrad muss in Stellenprozenten angegeben werden. Gegebenenfalls ist eine Umrechnung von Wochenlektionen in Beschäftigungsgrad notwendig.
• f Lohnfunktion: Damit passende Verträge angezeigt werden, muss die Lohnfunktion ausgewählt werden. Es stehen alle gültigen Verträge im ausgewählten Zeitraum zur Verfügung.
• g Bewilligt durch Schulleitung: Der Kursbesuch muss von der Schulleitung bewilligt sein, damit der Antrag auf Rückerstattung der Kursgelder beantragt werden kann. Zur Bestätigung, dass der Kurs von der Schulleitung bewilligt ist, muss der Name und die E-Mail-Adresse der Schulleitungsperson für allfällige Rückfragen angegeben werden.

3 Antrag einreichen: Mit Klick auf den Haken wird der Antrag an das BKS versendet.

4 Antrag löschen: Mit Klick auf das X wird der Antrag gelöscht.

5 Speichern: Beim erstmaligen Speichern wird der Betrag für die beantragte Kostenübernahme berechnet. Änderungen werden durch Klick auf das Disketten-Symbol gespeichert.

Eine allfällige neue Prämiensumme wird durch den Personaldienst Lehrpersonen BKS (PEL) in ALSA eingespielt. Die Anstellungsbehörden werden über eine Meldung in der Inbox über allfällige neue Prämienguthaben informiert. Wird diese als gelesen markiert, kann sie weiterhin in der Hauptliste "Aktivitäten - Alle" aufgerufen werden.

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1 verfügbarer Prämienbetrag: Aufgrund der Schulgrösse stehen pro Anstellungsbehörde eine gewisse Anzahl Prämiengelder für an der Schule angestellte Personen zur Verfügung. Prämiengelder, die in einem Schuljahr nicht vergeben wurden, werden automatisch ins nächste Schuljahr übertragen. Der angegebene Wert informiert über die noch zur Verfügung stehenden Prämiengelder nach Abzug der im Antrag bereits erfassten Prämien.

2 Person hinzufügen: Mit dem Button kann eine weitere Person aus der Personenliste hinzugefügt werden, um dieser einen Prämienbetrag zuzuweisen.

3 Prämienbetrag: Der Prämienbetrag muss zwischen 400 Franken und 5’000 Franken liegen und auf 100 Franken gerundet sein. Pro Kalenderjahr dürfen einer Person gesamthaft nicht mehr als 5’000 Franken Prämien ausgerichtet werden. Prämienauszahlungen einer, an mehreren Anstellungsbehörden angestellten Lehrperson werden kumuliert und vom System überprüft.

4 Speichern: Durch Anklicken des Speichern-Buttons öffnet sich das nächste Fenster, in dem das Abschicken des Antrags finalisiert wird.

Prämien werden in der Regel automatisch durch das System bewilligt und in das kantonale Personal- und Lohnsystem (PULS) eingetragen. Falls die begünstigte Person über keine aktive Anstellung oder eine Anstellung zu Lasten der Gemeinde oder PH/Dritte verfügt, wird der Antrag zur Prüfung an PEL zugestellt.

Eine allfällige neue Prämiensumme wird durch den Personaldienst Lehrpersonen BKS (PEL) in ALSA eingespielt. Die Anstellungsbehörden werden über eine Meldung in der Inbox über allfällige neue Prämienguthaben informiert. Wird diese als gelesen markiert, kann sie weiterhin in der Hauptliste "Aktivitäten - Alle" aufgerufen werden.

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1 verfügbarer Prämienbetrag: Aufgrund der Schulgrösse stehen pro Anstellungsbehörde eine gewisse Anzahl Prämiengelder für an der Schule angestellte Personen zur Verfügung. Prämiengelder, die in einem Schuljahr nicht vergeben wurden, werden ins nächste Schuljahr automatisch übertragen. Der angegebene Wert informiert über die noch zur Verfügung stehenden Prämiengelder nach Abzug der im Antrag bereits erfassten Prämien.

2 Neue Naturalprämie: Für Naturalprämien können Werte zwischen 1 Franken und 500 Franken eingegeben werden. Naturalprämien werden dem PEL zur Genehmigung vorgelegt. Im Fall einer Zurückweisung kann die Prämienausrichtung überarbeitet und erneut eingereicht werden.

3 Neue Urlaubsprämie: Urlaubsprämien können maximal 5 Tage pro Person betragen (umgerechnet entspricht ein Urlaubstag 700 Franken). Urlaubsprämien werden freigegeben, wenn die entsprechende Abwesenheitsmeldung zur Bewilligung an den PEL eingeht.

4 Neue Teamprämie: Für Teamprämien müssen Quittungen via "Anhänge" dem PEL übermittelt werden. Die Gemeinde bezahlt die Auslage zur Teamprämie und stellt die Rechnung an den PEL via Zentralerechnungsstelle (ZRS) mit Angabe einer Referenznummer. Teamprämien werden freigegeben, sobald die Rechnung von der Gemeinde beim BKS zur Zahlung freigegeben wird.

5 Speichern: Durch Anklicken des Speichern-Buttons öffnet sich das nächste Fenster, in dem das Abschicken des Antrags finalisiert wird.

Sonder- und Mittelschulen können Pensenmeldungen aus dem alten Personalplanungs-Tool (PPT) in ALSA importieren. Startet man den Prozess, muss zuerst das Schuljahr ausgewählt werden, für das die Pensenmeldung erfasst werden soll. Zur Verfügung stehen das laufende und das zukünftige Schuljahr. Nach dem Speichern gelangt man zum nächsten Prozessschritt.

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1 CSV hochladen: Mit Klick auf den Durchsuchen-Button wählt man die aus dem PPT generierte csv-Datei aus. Mit anschliessendem Klick auf den Hinzufügen-Button wird die Datei hochgeladen. Mit erneutem Klick auf "Durchsuchen…" kann man die hinzugefügte Datei mit einer anderen ersetzen.

2 CSV Vorschau: Die in der hinzugefügten csv-Datei enthaltenen Daten werden in diesem Abschnitt angezeigt. Mit anschliessendem Klick auf den Vorprüfen-Button werden im Anschluss an die Auflistung die Resultate der Vorprüfung angezeigt.

3 Resultate der Vorprüfung: Die Verarbeitungsmeldungen weisen darauf hin, mit welchen Datenimporten keine automatische Pensenvorerfassung durchgeführt werden kann. Wird bei der Vorprüfung eine Fehlermeldung aufgrund eines Schulhauses ausgewiesen, wird das Pensum dieser Lehrperson trotzdem verarbeitet und als Pensenmeldung vorerfasst. Das Schulhaus muss in dem Fall jedoch manuell im Pensenkärtchen nacherfasst werden.

4 Import verarbeiten: Mit dem Haken werden die importierten Daten zur Verarbeitung freigegeben und aus den fehlerfreien Daten pro Person und Pensenkategorie ein Pensenkärtchen vorerfasst. Die vorerfassten Pensenmeldungen werden in der Inbox angezeigt und müssen noch mit den fehlenden Informationen ergänzt werden.

5 Auftrag löschen: Mit Klick auf das X wird der Antrag gelöscht, kann jedoch weiterhin mit dem Status gelöscht in der Hauptliste "Aktivitäten - Alle" eingesehen werden.

Die Personenliste umfasst alle Personen, die derzeit beschäftigt sind oder eine zukünftige Anstellung haben, sowie diejenigen, deren letzte Anstellung nicht länger als 370 Tage zurückliegt. Zusätzlich werden alle Personen aufgeführt, für die eine Einstufung vorgenommen wurde und für die eine Neuanstellung vorgesehen ist.

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1 Suchen: Über die Suchfunktion kann nach den Begriffen der Spalten in der Übersicht gesucht werden.

2 Link zum Personendetail: Mit Klick auf den Namen (Link) einer Person öffnet sich das Personendetail. Dieses ist über ein Sub-Menü (verschiedene Tabs) organisiert.

3 Personenauswahl: Eine Person kann mit Klick auf das Optionsfeld für das Starten von Aktivitäten ausgewählt werden.

4 Neue Aktivität starten: Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet eine durchsuchbare Liste aller verfügbaren Aktivitäten, die gestartet werden können. Bis auf die Aktivitäten "Neuanstellung starten" und "Geldprämien ausrichten" sowie "Natural-, Team- und Urlaubsprämien ausrichten" muss jeweils eine Person ausgewählt sein, damit der Prozess gestartet werden kann.

• a Aktivitäten im Anstellungsbereich
  • Neuanstellung starten:
  • Stammdaten ändern
  • Zusätzliche Einstufung starten
  • Vertrag erstellen
  • Pensum melden
  • Abwesenheit melden
  • Bezahlte Abwesenheit für Weiterbildung beantragen
  • Kursgeld-Gesuch stellen
  • HFH CAS Kursgeld-Gesuch stellen
• b Aktivitäten im Bereich Prämien
  • Geldprämien ausrichten
  • Natural-, Team- und Urlaubsprämien ausrichten

5 Aktionen: Im Aktionenmenü befindet sich die Funktion, die gesamte Auflistung zu exportieren. Exportiert werden dabei die angezeigten Spalten in der Personenliste.

Im Tab "Persönlich" des Personendetails werden die aktuellen Stammdaten der Person aus dem Personal- und Lohnsystem (PULS) gezogen und angezeigt. Unterteilt ist dieser Tab in die Bereiche "Personalien", "Steuerrechtliche Angaben / Lohnzahlung", "Familie / Bezugspersonen" und "Lehrdiplome".

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1 Bereiche erweitern / einklappen: Mit Klick auf das Symbol "Winkel" kann ein Bereich zur besseren Übersicht eingeklappt und wieder erweitert werden.

2 Neue Aktivität starten: Unabhängig vom angewählten Tab kann eine der folgenden Aktivitäten für die geöffnete Person gestartet werden:

• Stammdaten ändern: Dieser Prozess wird insbesondere dafür genutzt, um noch fehlende Stammdaten einer neu angestellten Person zu ergänzen.
• Zusätzliche Einstufung starten
• Vertrag erstellen
• Pensum melden
• Abwesenheit melden
• Bezahlte Abwesenheit für Weiterbildung beantragen
• Kursgeld-Gesuch stellen
• HfH CAS Kursgeld-Gesuch stellen

Im Tab "Erfahrungen" des Personendetails werden die aktuellen Einstufungen mit den zugehörigen Lohnfunktionen aufgelistet.

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1 Stichtag: Das aktuelle Datum ist vorausgewählt. Es schränkt die Liste auf Einstufungen ein, die zum gewählten Stichdatum gültig sind.

2 Vertrag erstellen: Durch Anklicken wird der Prozess der Vertragserstellung geöffnet für die ausgewählte Lohnfunktion.

3 Zusätzliche Einstufung starten: Unabhängig vom angewählten Tab kann unter anderem eine zusätzliche Einstufung für die Person gestartet werden.

Im Tab "Verträge" des Personendetails werden alle Verträge der Person bei der Anstellungsbehörde angezeigt.

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1 Suchfeld und Stichtag: Eine Stichwortsuche ermöglicht das Einschränken der aufgelisteten Verträge. Sie wird auf die Werte der vorhandenen Spalten mit der Methode “beginnt mit“ angewendet. Standardmässig ist der aktuelle Tag als Stichtag eingetragen, so dass nur gültige Verträge angezeigt werden. Durch Änderung oder Weglassen des Stichtags können auch aufgelöste oder zukünftige Verträge angezeigt werden.

2 Vertrag Nr. (Link): Mit Klick auf die Vertragsnummer öffnet sich der letzte Prozessschritt "Vertragsabschluss" des Vertrags. Von dort aus kann der Vertrag gelöscht oder aufgelöst/beendet werden.

3 Stellvertretungsverträge: Wenn ein Vertrag als Stellvertretungsvertrag erstellt wurde, wird dies in dieser Spalte optisch hervorgehoben.

4 Aktionen: In der Spalte Aktionen können die Prozesse "Vertragsersatz" und "Vertragsauflösung" gestartet werden.

5 Vertrag erstellen: Über den Button "Neue Aktivität starten" können unter anderem neue Verträge erstellt werden.

Im Tab "Pensen" des Personendetails werden alle Pensen der Person nach Vertrag gruppiert und für das ausgewählte Schuljahr aufgelistet.

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1 Schuljahr: Um die Übersicht hochzuhalten, werden immer nur die Pensen des ausgewählten Schuljahrs angezeigt. Zur Auswahl stehen auch das vorherige und das zukünftige Schuljahr (sofern dieses in ALSA schon eröffnet wurde).

2 Vertrag mit dazugehörigem Pensum: Die Pensen sind den Verträgen zugeordnet dargestellt. Mit dem Symbol "Winkel" können die Verträge erweitert und eingeklappt werden.

3 Pensendetail: Auf der rechten Seite werden alle Details des jeweils angeklickten Pensums angezeigt.

4 Stellvertretung: Stellvertretungs-Verträge und -Pensen werden optisch hervorgehoben.

5 Pensum melden: Mit Klick auf die Schaltfläche "Neue Aktivität starten" kann unter anderem eine Pensenmeldung für die Person gestartet werden. Der Prozess beinhaltet auch die Löschung oder die Änderung eines Pensums.

Im Tab "Abwesenheiten" des Personendetails werden alle gemeldeten Abwesenheiten inklusive der dazugehörigen Pensen des ausgewählten Schuljahrs aufgeführt.

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1 Schuljahr: Um die Übersicht hochzuhalten, werden immer nur die Pensen und Abwesenheiten des ausgewählten Schuljahrs angezeigt. Zur Auswahl stehen auch das vorherige und das zukünftige Schuljahr (sofern dieses in ALSA schon eröffnet wurde).

2 Abwesenheitsereignis - Abwesenheit mit dazugehörigem Pensum: Die von einer Abwesenheit betroffene Pensen werden entsprechend unterhalb des Abwesenheitsereignisses und der Abwesenheit dargestellt. Mit dem Symbol "Winkel" können sowohl das Abwesenheitsereignis wie auch die Abwesenheit erweitert und eingeklappt werden.

3 Pensendetail: Auf der rechten Seite werden alle Details des jeweils angeklickten Pensums angezeigt.

4 Abwesenheit melden / Bezahlte Abwesenheit für Weiterbildung beantragen: Mit Klick auf die Schaltfläche "Neue Aktivität starten" kann unter anderem eine neue Abwesenheit für die Person gestartet werden. Soll eine bezahlte Abwesenheit aufgrund einer Weiterbildung gemeldet werden, muss vorgängig eine Bewilligung der Abteilung Volksschule bzw. SHW des BKS vorliegen. Wählen Sie den Eintrag "Bezahlte Abwesenheit für Weiterbildung beantragen", um die Aktivität zu starten.

5 Abgeschlossene Abwesenheitsereignisse reaktivieren / bearbeiten: Eine bestehende Abwesenheit wird mit Klick auf die verlinkte Nummer geöffnet und kann dann reaktiviert werden.

Im Tab "Zusatzleistungen" des Personendetails werden die beantragten Kursgelder der Person aufgeführt und eine Übersicht der Kostenübernahme für Aus- und Weiterbildung, für Sprachkurse und Sprachaufenthalte sowie für Zertifizierende Angebote der HfH (Hochschule für Heilpädagogik) gegeben.

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1 Kursgelder: In diesem Abschnitt wird die Übersicht über die Kursgelder von allgemeinen Aus- und Weiterbildungen sowie Sprachkurse und Sprachaufenthalte gegeben.

• a Kalenderjahr: Das Budget pro Person gilt pro Kalenderjahr. In diesem Feld wird das Kalenderjahr eingetragen, für welches die Übersicht angezeigt werden soll. Das Budget gilt nicht für den Bereich Zertifizierende Angebote an der HfH.
• b Übersicht Restbudget / Bewilligtes Budget / Ausbezahlter Betrag: In dieser Tabelle sind die bereits bewilligten und davon ausbezahlten Beträge zusammengefasst. Zudem wird angezeigt, wie viel Restbudget für weitere Kurse für diese Person im ausgewählten Kalenderjahr noch vorhanden ist.
• c Auflistung der einzelnen Anträge: Mit Klick auf die Nummer kann zu den jeweiligen Anträgen navigiert werden. In der letzten Spalte "Ausbezahlt" ist ersichtlich, ob der Betrag bereits an das kantonale Personal- und Lohnsystem (PULS) zur Auszahlung im Folgemonat übermittelt wurde.

2 Zertifizierende Angebote der HfH: Rückerstattungen für HfH-CAS-Kurse werden in diesem Bereich angezeigt. Diese Kurse werden unabhängig vom Budget der anderen Kursgelder betrachtet.

3 Kursgeld-Gesuch stellen / HfH CAS Kursgeld-Gesuch stellen: Mit Klick auf die Schaltfläche "Neue Aktivität starten" können unter anderem die Gesuche zur Rückerstattung von Kursgeldern (allgemein und für HfH CAS) für die Person gestartet werden.

Im Tab "Springer-Einsätze" des Personendetails werden die einzelnen Springer-Einsätze der Person verwaltet. Eine zusätzliche, separate Dokumentation inklusive Zeiterfassung entfällt. Die Schulleitung erhält so eine Übersicht über das bereits eingesetzte und noch zur Verfügung stehende Pensum der Springer. Nach Auswahl des Schuljahrs werden, falls bereits vorhanden, Springer-Pensen angezeigt.

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1 Schuljahr: Zur Auswahl stehen das aktuelle und alle vergangenen Schuljahre. Somit kann die Dokumentation der Springer-Einsätze der Person auch rückwirkend eingesehen werden.

2 Einsatz hinzufügen: Mit Klick auf die Schaltfläche werden die einzelnen Springer-Einsätze erfasst. Eingegeben wird der Zeitraum, das Pensum und für wen die Stellvertretung benötigt wird. Zudem wählt man, falls mehrere vorhanden, das entsprechende Springer-Pensum aus. Mit einer Bemerkung können Notizen zum Springer-Einsatz hinterlegt werden. Die eingegebenen Informationen werden in der Auflistung der Übersicht angezeigt.

3 Details anzeigen: Mit Klick auf das Symbol "Winkel" werden längere Bemerkungen und das Detail des stellvertretenden Pensums sichtbar gemacht. Das Detail kann ebenfalls wieder eingeklappt werden.

4 Aktionen: Mit Klick auf das Bleistift-Symbol kann ein bestehender Eintrag angepasst und mit Klick auf das Papierkorb-Symbol wird der Einsatz ohne Rückfrage gelöscht.

5 Validierungsfehler-Marker: Der Eintrag der Springereinsätze erfolgt manuell. Änderungen bei der Abwesenheit (beispielsweise durch Anpassung des Zeitraums) oder beim Springerpensum (beispielsweise durch Löschung), werden durch ALSA bei den Springer-Einsätzen nicht korrigiert. ALSA weist durch ein Ausrufezeichen auf einen veränderten Abgleich zwischen Abwesenheit und Springereinsatz hin. Deckt sich der Abgleich wieder, verschwinden die Ausrufezeichen. Sobald eine Zeile beim Springereinsatz ein Ausrufezeichen aufweist, wird auch die Pensenübersicht mit einem Ausrufezeichen versehen.

6 Total gebucht und Total inkl. geplant: Wird bei einem Einsatz noch keine zu vertretende Person ausgewählt, erscheint der Einsatz als "geplant". Das Total inkl. geplant zeigt somit die Summe aller eingegebenen Einsätze an. Das Total gebucht enthält alle Einsätze, bei denen tatsächlich eine zu vertretende Person ausgewählt ist.

7 Pensenübersicht: Die eingesetzten Pensen (Summe der aufgelisteten Einsätze) werden vom Pensum vereinbart laufend abgezogen, so dass jederzeit ein Zwischenstand des verfügbaren Pensums der Springer ersichtlich ist. Rein geplante Einsätze werden in der Pensenübersicht nicht abgezogen.

Standard-Auswertungen sind programmierte Auswertungen im PDF-Format. Über die Filterfunktionen vor der Ausführung einer Auswertung kann die Datenausgabe eingegrenzt werden. Ist ein Filterfeld grau hinterlegt, kann nach diesem nicht mehr gefiltert werden. Dies kommt vor, weil gewisse Filterfelder mit anderen nicht kombinierbar sind.

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1 Übersicht Stellvertretungen: Diese Auswertung liefert eine Gegenüberstellung der Abwesenheiten zu den entsprechenden Stellvertretungen.

2 Vertrag und Pensum pro Person: Diese Auswertung liefert eine Übersicht pro Person über deren Verträge und den gemeldeten Pensen pro Vertrag.

3 Pensenkontrolle: Die Pensenkontrolle liefert eine Gegenüberstellung der bewilligten Ressourcen pro Schultyp und Ressourcenart und den tatsächlich für diese Bereiche gemeldeten Pensen. Mehr Informationen zur Pensenkontrolle sind im Schulportal aufgeführt.

Die Adhoc-Auswertungen dienen dem Export von Daten aus den Prozessen in ALSA. Diese Auswertungen werden als csv-Datei erstellt und können in Excel weiterbearbeitet werden. Es stehen verschiedene Adhoc-Auswertungen zur Verfügung.

Anstellungen:

• Export Pensendaten: Dieser Export zeigt alle gemeldeten Pensen der Anstellungsbehörde. Optional können die gelöschten Pensen mitangezeigt werden.
• Export Vertragsdaten: Mit diesem Export können Vertragsdaten exportiert werden. Inkludiert sind neben den laufenden Verträgen beispielsweise auch die erfassten und aufgelösten Verträge.
• Export Abwesenheiten: Dieser Export enthält die Abwesenheitsdaten.
• Export Springer-Einsätze: Mit dieser Auswertung können alle Springer-Einsätze eines Schuljahrs, die in der Springer-Übersicht erfasst wurden, als Export angezeigt werden.

Ressourcen:

• Export Alle Ressourcen: Mit diesem Export können alle Ressourcengruppen und alle Ressourcenarten exportiert werden.
• Export Weitere Ressourcen: Dieser Export zeigt alle Ressourcen aus der Ressourcengruppe "Weitere Ressourcen". Dazu gehören beispielsweise die Ressourcenarten Begabtenförderung kantonal, Begabtenförderung Musik, Instrumentalunterricht/Ensemble oder Regionaler Integrationskurs RIK.
• Export Transfer: Dieser Export zeigt die durchgeführten Transfers der Anstellungsbehörde ab dem Schuljahr 2020/21. Für die Schuljahre bis und mit 2019/20 ist dieser Report leer.
• Export Härtefall: Dieser Export beinhaltet die Details zu den bewilligten Härtefällen ab dem Schuljahr 2020/21. Für die Schuljahre bis und mit 2019/20 ist dieser Report leer.
• Export Gesuch Kursgelder: Mit dieser Auswertung können die beantragten Kursgelder von einer oder allen Personen der Anstellungsbehörde für einen gewählten Zeitraum exportiert werden.

Unterstützung:

• Export hängige Abwesenheitsanträge und Vertragsauflösungen: Dieser Export zeigt alle noch offenen Abwesenheitsanträge oder pendente Vertragsauflösungen. Die Einträge sind auch in der Inbox aufgeführt.

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1 Exporte aufklappen: Durch Anklicken der Bezeichnung des gewünschten Exports oder des Pfeils neben der Bezeichnung wird der Filterbereich der Auswertung aufgeklappt.

2 Filterbereich: Bei jedem Export stehen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Damit kann die Ausgabe der Daten wie gewünscht eingegrenzt werden.

3 Export ausführen: Durch Anklicken des Buttons wird die csv-Datei generiert. Sie kann nach erfolgtem Download für die Bearbeitung geöffnet und gespeichert werden.

Aktivitäten können markiert werden. Damit diese Markierungen individuell auf die Schule abgestimmt verwaltet werden können, bietet ALSA im Bereich Admin die Verwaltung der Markierungen. Die Markierungen können bspw. für verschiedene Schulhäuser, verschiedene Personen oder Personengruppen und/oder für die Dringlichkeitsbewertung eingesetzt werden.

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1 Markierung hinzufügen: Neue Markierungen lassen sich über die entsprechende Schaltfläche erstellen.

2 Markierungen: Die Liste zeigt alle bereits erstellten Markierungen. Diese besitzen eine eindeutige Bezeichnung, eine Farbe zur visuellen Hervorhebung (Farben können mehrfach verwendet werden) und eines der drei möglichen Verhalten:

• Bei Verantwortlichkeitsänderung entfernen: Wenn die Verantwortlichkeit wechselt (z.B. geht an Kanton), verschwindet die gesetzte Markierung.
• Bei Abschluss entfernen: Erst wenn die Aktivität den Status "Abgeschlossen" aufweist, verschwindet die gesetzte Markierung
• Nie entfernen: Die gesetzte Markierung verschwindet nie, in der Rubrik Aktivitäten - ALLE findet sich die Markierung wieder.

3 Aktionen: Über die Aktionen "Markierung bearbeiten" oder "Markierung löschen" können die bestehenden Markierungen angepasst werden. Anpassungen an bereits verwendeten Markierungen sind ebenfalls möglich und werden in der Aktivitätsliste automatisch aktualisiert.

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1 Semester: Hier werden zur Übersicht die Semesterdaten aufgeführt.

• a Semesterende des 1. Semesters: Das Semesterende ist mit dem Platzhalter 31.01. des entsprechenden Schuljahres voreingestellt. Das Datum kann mit dem schulspezifischen Semesterende überschrieben werden. Bei einer automatischen Vertragsauflösung infolge Pensionierung wird das hinterlegte Semesterende vorgeschlagen.

2 Ferien: Vom kantonalen Personal- und Lohnsystem (PULS) werden die generellen Ferienwochen pro Schuljahr eingespielt. Im Abschnitt Ferien werden diese für das gewählte Schuljahr angezeigt. Die Anstellungsbehörden werden gebeten, die Feriendaten jeweils nach der Aufschaltung pro Schuljahr auf ihre Aktualität zu prüfen.

3 Feiertage: Die Schulen müssen zusätzlich die nationalen und lokalen Feiertage (wie beispielsweise Karfreitag, Ostermontag, Pfingsten), welche nicht in die Schulferien fallen sowie die schulfreien Tage (beispielsweise Brückentage) ergänzen. Weil sich die Anzahl der abwesenden Lektionen der Abwesenheitsmeldung auf die zu leistenden Arbeitstage bezieht, ist eine Eingabe der nationalen und lokalen Feiertage sowie der schulfreien Tage zwingend notwendig.

• b Feiertag hinzufügen: Mit Klick auf den Button "Feiertag hinzufügen" werden die Feiertage erfasst.
• c Feiertag erfassen und speichern: Durch Anklicken des Speichern-Buttons wird die erfasste Feiertagszeile gespeichert.
• d Anzeige und Löschen der Feiertage: Die erfassten Feiertage werden untereinander angezeigt und können mit Klick auf den Papierkorb auch wieder gelöscht werden.

Die Verwaltung von "vertreten durch" ermöglicht die Erfassung von Personen, die bei der Vertragserstellung in einer Auswahlliste im Feld Vertreten erscheinen und im Vertrag aufgedruckt werden.

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1 "Vertreten durch" hinzufügen: Der Name, der beim Hinzufügen eines neuen "Vertreten durch"-Eintrags eingegeben wird, wird bei der Vertragserstellung angezeigt. Nach dem Speichern kann der Eintrag nicht mehr geändert werden. Bei einer Fehleingabe muss der Eintrag gelöscht und neu hinzugefügt werden.

2 Standard setzen: Jener Eintrag, der mit dem Stern als Standard gesetzt wurde, erscheint als Default bei der Vertragserstellung im Feld "Vertreten durch". Die anderen Einträge können weiterhin ausgewählt werden. Bei Bedarf kann ein anderer Eintrag als Standard definiert werden.

3 Papierkorb: Durch Anklicken des Papierkorbs wird der Eintrag gelöscht. Bei der Vertragserstellung kann die Person dann nicht mehr neu ausgewählt werden. Wurde der Eintrag bereits bei einem Vertrag verwendet, wird dieser dort immer noch angezeigt.

Mit der Unterschriftenverwaltung ist es möglich, eine Auswahlliste der unterschriftberechtigten Personen anzulegen. Auf diese Auswahlliste kann bei der Vertragserstellung zugegriffen werden. Die Pflege mindestens einer Unterschrift in der Unterschriftenverwaltung muss vor der Vertragserstellung erfolgen. Weitere Unterschriften sind optional.

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1 Unterschrift hinzufügen: Die Unterschrift beinhaltet immer Name, Vorname und die Funktion der Person. Nach dem Speichern der hinzugefügten Unterschrift kann diese nicht mehr geändert werden. Bei einer Fehleingabe muss die Unterschrift gelöscht und eine neue hinzugefügt werden.

2 Standard setzen: Ist eine Unterschrift als Standard gesetzt, wird diese Unterschrift bei der Vertragserstellung automatisch aufgeführt. Das Anwählen einer anderen Unterschrift anhand der Auswahlliste ist weiterhin möglich.

3 Papierkorb: Durch Anklicken des Papierkorbs wird die Unterschrift gelöscht.

In der Rubrik Admin - Logo kann eine Bilddatei (png, gif, jpg, tip oder bmp) in ALSA hochgeladen werden, die dann jeweils auf den in ALSA erstellten Anstellungsverträgen und Lohnverfügungen angezeigt wird. Beim Hochladen eines Anstellungsbehörden-Logos wird die Skalierung und Qualität geprüft. Das hochgeladene Bild wird in ein Rechteck von 25mm x 17.3mm (bei 300 dpi 295px x 2043px) eingepasst, ohne das Seitenverhältnis anzupassen. Ist das Logo kleiner als 22mm2 (bei 300dpi 260x260px=0.0676 Megapixel) wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.

Um das Logo zu testen, kann ein Beispielvertrag generiert werden. Dabei werden die Platzierung und Grösse des aktuellen Logos geprüft.