ALSA – Administration Lehrpersonen Schule Aargau
Mit ALSA verfügt der Kanton über ein einheitliches Administrationssystem, auf das die Schulen sowie der Kanton online Zugriff haben.
ALSA verfügt in zwei zusammenhängenden Modulen über drei Kernfunktionen, die die Administration der Personalplanung, Ressourcenzuteilung sowie die Abwicklung der Anstellungen unterstützt.
Der Wechsel vom Modul Ressourcen & Anstellungen (ALSA R/A) zum Modul Personalplanung (ALSA PP) erfolgt mit Klick auf die farbige Modulbezeichnung in der rechten oberen Ecke in ALSA.
Kernfunktionen
Folgend sind die Kernfunktionen beschrieben.
Personalplanung
Die der Anstellungsbehörde zugeteilten Ressourcen werden in ALSA PP manuell durch die Anstellungsbehörde erfasst. ALSA PP unterstützt die Planung mit dem Zugriff auf den Personenstamm, der Zurverfügungstellung der Stundentafeln sowie der Möglichkeit, sich auf die Vorjahresplanung zu berufen.
Ist die Planung in ALSA PP erfolgt, können Pensen generiert und für die Pensenmeldung in ALSA R/A übernommen werden. Als Auswertung stehen nach erfolgter Planung verschiedene Exporte für Excel, sowie eine Pensenvereinbarung pro Person zur Verfügung.
Ressourcen
Mit der neuen Ressourcensteuerung teilt der Kanton die entsprechenden Ressourcenkontingente gemäss der Ressourcenverordnung in ALSA pauschal zu. Das Ressourcenkontingent beinhaltet folgende Komponenten:
- Standardkomponente (SK): Diese deckt den Regelunterricht gemäss Stundentafel ab.
- Zusatzkomponente 1 (ZK1): Diese berücksichtigt die sprachlichen und sozialen Unterschiede.
- Zusatzkomponente 2 (ZK2): Diese ermöglicht es kleinen Schulen, ein sachgerechtes Schulangebot aufrecht zu erhalten.
Zusätzlich sind die Ressourcen in den Bereichen substanzielle Veränderungen, Härtefall und Instrumentalunterricht von der Anstellungsbehörde in ALSA zu beantragen.
Anstellungen
Mit ALSA wird auf die Personenstammdaten des kantonalen Personal- und Lohnsystems (SAP PULS HR) zugegriffen, so dass alle Personen der jeweiligen Anstellungsbehörde (Lehrpersonen, Schulleiter, Assistenzpersonen und externe Fachpersonen) angezeigt werden. Neue Personen können erfasst werden. Mithilfe des Personenstamms werden Verträge erstellt, dem Kanton Pensen und Abwesenheiten gemeldet sowie Stellvertretungen administrativ abgewickelt. Die Zuteilung der Prämien aus vorhandenen Prämienguthaben erfolgt ebenso in ALSA. Für alle genannten Funktionen ist ALSA zwingend und exklusiv als Tool zu verwenden.
Erklärvideo ALSA
Das Erklärvideo gibt einen Überblick über die Funktionen von ALSA. Detaillierte Hilfeseiten zu den einzelnen Funktionen und Prozessschritten sind direkt in ALSA integriert.
Login und Systemzugriff
Login: https://alsa.ag.ch
Für das Login in ALSA ist zwingend ein @schulen-aargau-Benutzeraccount mit hinterlegter Zwei-Faktor-Authentifizierung notwendig.
Benutzerverwaltung und Benutzerkonto
Als erste Voraussetzung braucht jede Anwenderin und jeder Anwender von ALSA ein Benutzerkonto. Bei kantonalen Schulen ist dieses von der zentralen Verwaltung im BKS zu vergeben. Volksschulen können das Benutzerkonto in der Benutzerverwaltung des Schulportals durch die Administratorin oder den Administrator der Anstellungsbehörde erstellen.
ALSA-Rollenverwaltung
Die Rollenverwaltung erfolgt direkt in ALSA pro Anstellungsbehörde. Alle Anwenderinnen und Anwender an derselben Schule mit denselben Berechtigungen haben die gleiche Sicht und die gleichen Bearbeitungsmöglichkeiten in ALSA. Den Anwenderinnen und Anwender von ALSA können pro Schule eine oder mehrere der nachfolgend aufgeführten Rollen mit den entsprechenden Berechtigungen zugewiesen werden.
| Rolle | Berechtigung |
|---|---|
| Personalverantwortung |
|
| Personaladministration |
|
| Personalcontrolling |
|
| Ressourcenadministration | Einsicht in Zuteilung von Ressourcen:
Erstellung und Bearbeitung von Anträgen:
|
| Ressourcenfreigabe | Freigabe und Versand von Anträgen:
|
| Ressourcencontrolling | Auswertungen
|
| Personalplanung |
|
| Personalplanungsadmin |
|
| Rollenverwaltung | Verwaltung der ALSA-Rollen
|
Support
| alsa.support-ressourcen@ag.ch | |
| Telefonnummer | 062 835 50 30 |
| Erreichbarkeit | 09:00-11:30 Uhr und 14:00–16:00 Uhr |
| alsa.support@ag.ch | |
| Telefonnummer | 062 835 50 20 |
| Erreichbarkeit | 09:00–11:30 Uhr und 14:00–16:00 Uhr |
Sperrzeiten
Während der Vorarbeiten für den monatlichen Lohnlauf (Auszahlung der Löhne) ist das kantonale Personal- und Lohnsystem PULS SAP HR wenige Tage für direkte Eingaben gesperrt. In dieser Zeit können ALSA-Prozesse, welche von den Schulen an den Personaldienst Lehrpersonen gelangt sind, nicht weiterverarbeitet werden (betroffen sind alle Prozesse ausser der Vertragserstellung).
Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die erwähnten Sperrzeiten.
Aktuelle Sperrzeiten
2026
| Monat | von | bis |
|---|---|---|
| Januar 2026 | 19.01.2026 | 22.01.2026 |
| Februar 2026 | 18.02.2026 | 23.02.2026 |
| März 2026 | 18.03.2026 | 23.03.2026 |
| April 2026 | 17.04.2026 | 22.04.2026 |
| Mai 2026 | 13.05.2026 | 21.05.2026 |
| Juni 2026 | 18.06.2026 | 23.06.2026 |
| Juli 2026 | 17.07.2026 | 22.07.2026 |
| August 2026 | 18.08.2026 | 21.08.2026 |
| September 2026 | 18.09.2026 | 23.09.2026 |
| Oktober 2026 | 19.10.2026 | 22.10.2026 |
| November 2026 | 18.11.2026 | 23.11.2026 |
| Dezember 2026 | 09.12.2026 | 14.12.2026 |
Korrekte Pensenmeldungen, die bis zum 10. eines Monats (Ausnahme Dezember,: Frist verkürzt) beim Personaldienst Lehrpersonen eingegangen sind, werden zum folgenden Lohnlauf bearbeitet.
Die Erstpensenmeldungen ab dem 1. August des folgenden Schuljahres muss zwingend bis zum 10. Juni des laufenden Schuljahres über ALSA an den Personaldienst Lehrpersonen erfolgen, um die korrekte Lohnzahlung Juli und August sicherzustellen.
Zur Bearbeitungs- und Mutationssperre (siehe Sperrzeiten Dezember 2026) müssen alle pendenten und bis dahin bekannten ALSA-Meldungen an den Personaldienst Lehrpersonen erfolgt sein (Mutationen können bis am Donnerstag, 03.12.2026 erfolgen). ALSA-Meldungen, die nicht fristgerecht erfolgen, lösen umfangreiche Fehler in den Abrechnungen mit den Sozialversicherungsträgern und bei der Erstellung gesetzlich vorgeschriebener Dokumente aus, die für die Lehrpersonen und für den Kanton als Lohnzahler weitreichende Konsequenzen haben (falsche beziehungsweise fehlende Abrechnung mit der SVA, der Aargauischen Pensionskasse, der Krankentaggeldversicherung, der gesetzlichen Unfallversicherung, Erstellung eines falschen Lohnausweises etc.).
Weiterbildungen
Der Personaldienst Lehrpersonen des Departements Bildung, Kultur und Sport bietet Weiterbildungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Anstellungsbehörden an. Der Personaldienst Lehrpersonen empfiehlt, diese, gemäss der Aufgabe innerhalb der Schule oder der Anstellungsbehörde, zu besuchen.
| Weiterbildung | Schul- leitung | Schul- verwaltungs- leitung | Mitarbeitende Schul- verwaltung | Vertreter/in Anstellungs- behörde | Lehrperson |
|---|---|---|---|---|---|
| ALSA Personalplanung & Ressourcen (Erstanwender) | X | X | X | - () | - () |
| ALSA-Einsteigerkurs | X wenn sie in ALSA arbeiten | X | X | - () | - () |
| Personalrecht "Anstellungsrecht und Lohneinstufung" | X | X | X | - () | - () |
| Personalrecht "Bezahlte und unbezahlte Abwesenheiten" | X | X | X | - () | - () |
| Personalrecht "Sozialversicherung und Lohnabrechnung" | X | X | X | - () | - () |
| Personalrecht "Personaltrennung" | X | X wenn sie in ALSA arbeiten | - () | X | - () |
Neue Benutzeroberfläche ALSA
Ab dem Schuljahr 2025/26 erhält ALSA eine neue Benutzeroberfläche.
Release 09.02.2026
Kurzschulungs-Videos
Die Kurzschulungen informieren über die geplanten Änderungen und neuen Funktionen.
Kurzschulung ALSA - neue Benutzeroberfläche (Etappe 1 / Teil 1)
Der Teil 1 geht auf folgende Themen ein: Navigation, Hauptmenü, Breadcrumb, Sortier-, Filter-, Suchfunktion, Aktivitätenliste (Inbox/Alle), neue Aktivitäten starten, Aktionenmenü.
Kurzschulung ALSA - neue Benutzeroberfläche (Etappe 1 / Teil 2)
Der Teil 2 geht auf folgende Themen ein: Markierungen, Personenliste, Ansicht Personendetail.
Kurzschulung ALSA - neue Benutzeroberfläche (Etappe 2)
Ab 9. Februar 2026 wird ALSA die zweite Etappe der neuen Benutzeroberfläche erhalten. Die Kurzschulung informiert über die geplanten Änderungen und neuen Funktionen (u.a. der Bereich Ressourcen und die Stammdatenänderung).
Rechtliche Grundlagen
- Gesetz über die Anstellung von Lehrpersonen (SAR 411.200) (öffnet in einem neuen Fenster)
- Dekret über die Löhne der Lehrpersonen (SAR 411.210) (öffnet in einem neuen Fenster)
- Verordnung über die Anstellung und Löhne der Lehrpersonen (SAR 411.211) (öffnet in einem neuen Fenster)
- Verordnung über die Ressourcierung der Volksschule (SAR 421.322) (öffnet in einem neuen Fenster)