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Koneksa – Bildungsidentität und Vernetzung der Schulen

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Das Projekt Koneksa strebt die digitale Vernetzung der Schulen an, um den Datenaustausch zwischen Schulen untereinander und mit dem Kanton zu vereinfachen. Zur Erreichung dieses Ziels wird den Schulträgern die Basis-Schulverwaltungslösung PUPIL kostenlos zur Verfügung gestellt. Auch soll eine einheitliche Bildungsidentität eingeführt werden.

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Schulen arbeiten vermehrt mit digitalen Werkzeugen, sei es für die Administration, Kommunikation, Kollaboration oder den Unterricht. Für all diese Dienstleistungen werden Daten und digitale Identitäten benötigt. Aktuell ist die ICT-Infrastruktur der Schulen mehrheitlich dezentral organisiert. Zudem fehlen Schnittstellen zwischen den Schulen sowie zwischen den Schulen und dem Kanton. Dies führt in der Praxis zu Medienbrüchen und Mehraufwand. Um diese Situation zu verbessern, startete im Jahr 2023 das Projekt Koneksa.

Ziele

Das übergeordnete Ziel von Koneksa besteht darin, die Digitalisierung der Schulen zu fördern. Dafür sind zwei Massnahmen geplant, welche zu einer vereinfachten digitalen Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Akteuren im Bildungsbereich führen:

  • Es soll eine Basis-Schulverwaltungslösung kantonal eingeführt und Schulen kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Dies dient der digitalen Vernetzung der Schulen untereinander sowie mit dem Kanton.
  • Zusätzlich soll eine sichere und benutzerfreundliche Bildungsidentität für alle Schülerinnen und Schüler sowie für das Schulpersonal eingeführt werden. Unter einer Bildungsidentität versteht man ein digitales Benutzerkonto, welches einer Person im Bildungsbereich zugewiesen ist und ihre Rolle im System beschreibt (z.B. Rolle als Schülerin, Lehrperson, etc.). Diese Identität ermöglicht den sicheren und personalisierten Zugang zu verschiedenen digitalen Bildungsdiensten und -ressourcen.

Durch diese Massnahmen wird der administrative Aufwand reduziert. Dies geschieht, indem Schnittstellen und Datenaustauschstandards geschaffen und redundante Daten in verschiedenen Systemen vermieden werden. Das Projekt Koneksa schafft somit eine effiziente, sichere und zukunftsfähige Basis für Schulen im Spannungsfeld der Digitalisierung.

PUPIL — Die neue Schulverwaltungslösung für Schulen im Kanton Aargau

Im Rahmen von Koneksa wurde im Sommer 2024 eine kantonale Schulverwaltungslösung ausgeschrieben, welche die Firma Pupil AG mit dem besten Angebot gewann. Diese Schulverwaltungslösung beinhaltet ein Basismodul – inklusive eines Unterrichtsmoduls – und sechs weitere, kostenpflichtig zu beziehende Module. Das Basismodul wird Volksschulen kantonsweit kostenlos zur Verfügung gestellt werden und muss verpflichtend genutzt werden. Die Schulträger können bei Bedarf die weiteren Module (z.B. Tagesstruktur/Mittagstisch oder Musikschule) optional auf eigene Rechnung beziehen. Sie müssen für die Nutzung dieser optionalen Module direkt Verträge mit der Pupil AG aushandeln.

Die heutigen Programme LehrerOffice Desktop und LehrerOffice Zusatz werden ab dem Schuljahr 2028/29 nicht mehr vom Kanton finanziert. Grund dafür ist die Entscheidung der Betreiberin von LehrerOffice, der Firma CMI AG, dieses Produkt nicht mehr weiterzuentwickeln. Deshalb wurde zu Beginn des Projekts Koneksa entschieden, die Ablösung von LehrerOffice in das Projekt und in die Ausschreibung einer neuen kantonalen Schulverwaltungslösung zu integrieren, damit diese und der Bereich Unterricht (ehemals LehrerOffice) aus einem Guss kommen. So wird neu die Erstellung der Beurteilungsinstrumente, die Datenlieferung an Statistik Aargau oder der Förderprozess für Sonderschulen in PUPIL bearbeitet. LehrerOffice kann jedoch bis zur Umstellung auf die kantonale Schulverwaltungslösung weiterhin genutzt werden.

Jedes neue Programm erfordert in der Einarbeitungszeit einen höheren Aufwand. Mit PUPIL wird den Schulen aber ein zeitgemässes Programm zur Verfügung gestellt, welches dazu beitragen wird, die administrative Belastung langfristig zu senken. Dies kann unter anderem erreicht werden, da das Programm komplett webbasiert ist und dadurch orts- und geräteunabhängig genutzt werden kann. Auch müssen sich die Schulen nicht um Updates oder um die Sicherung der Daten kümmern.

Weiteres Vorgehen

Gegen den Vergabeentscheid an die Firma Pupil AG sind innerhalb der Rekursfrist keine Einsprachen eingegangen. Darum finden ab April die ersten Absprachen zwischen den Projektverantwortlichen seitens Kantons und Pupil AG statt. In der nun folgenden Realisierungsphase wird das Projekt auf einer detaillierteren Ebene ausgearbeitet. Dabei werden Fragen zu Schnittstellen, der Migration, sowie der Spezifikation der Basis-Schulverwaltungslösung adressiert. Antworten auf diese Fragen werden in den kommenden Monaten erarbeitet und anschliessend zeitnah kommuniziert. Sollten seitens Schulträger dennoch zeitsensitive Fragen zum weiteren Vorgehen aufkommen, melden Sie sich bitte direkt beim Projektleiter Koneksa: peter.streit@ag.ch

Anschliessend wird die Software an die Projektvorgaben und an die kantonalen Gegebenheiten angepasst. Vorgesehen ist, dass die kantonale Basis-Schulverwaltungslösung Ende 2025 zuerst an ausgewählten Schulen getestet wird und kantonale Anpassungen vorgenommen werden. Ab Schuljahr 2026/27 bis Ende Schuljahr 2027/28 erfolgt die gestaffelte Einführung von PUPIL an allen Volksschulen des Kantons Aargau.

Neben dieser Schulverwaltungslösung soll ebenso eine sichere und benutzerfreundliche Bildungsidentität eingeführt werden. Im Laufe des Jahres 2025 werden die genauen Details bezüglich des Vorgehens erarbeitet. In diesem Rahmen wird ebenfalls der kantonale Anschluss an Edulog in Angriff genommen.

Um beide Massnahmen umsetzen zu können, werden im Zuge der Totalrevision des Schulgesetzes die gesetzlichen Grundlagen geschaffen. Das revidierte Gesetz soll nach aktuellem Stand am 1. August 2026 in Kraft treten.

Zeitplan

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WannWas
Q2 bis Q4 2023Erarbeitung Konzept Koneksa
2024 bis Mitte 2025Prozess Beschaffung und Vergabe
März 2025Publikation Vergabeentscheid Schulverwaltungslösung
Q4 2025Implementierung an Pilotschulen
2026Kantonaler Anschluss an Edulog
1. August 2026Inkraftsetzung Rechtsgrundlage im Rahmen der Totalrevision Schulgesetz
Ab SJ 2026/27Einführung kantonale Bildungsidentität sowie gestaffelte Einführung Schulverwaltungslösung

Funktionen Schulverwaltungslösung

Die vom Kanton beschaffte Schulverwaltungslösung der Pupil AG enthält folgende Funktionen:

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Häufige Fragen (FAQ)

Die folgenden Antworten sind vorbehaltlich der Genehmigung des totalrevidierten Schulgesetzes durch den Grossen Rat und der Inkraftsetzung des Gesetzes am 1. August 2026.

Was geschieht im Projekt Koneksa?

  • Ziel des Projekts ist die Unterstützung der Digitalisierung an Aargauer Volksschulen.
  • Massnahmen:
    • Beschaffung einer für die Schulträger kostenlosen Basis-Schulverwaltungslösung
    • Aufbau von Schnittstellen für vereinfachten Datenaustausch
    • Einführung einer sicheren und benutzerfreundlichen Bildungsidentität
    • Schaffung einer kantonalen Anbindung an Edulog

Welche Funktionen beinhaltet das Basismodul?

  • Die im Basismodul enthaltenen Funktionen lassen sich der obigen Grafik Kantonale Schulverwaltungslösung entnehmen.
  • Das Basismodul von PUPIL beinhaltet unter anderem:
    • Erfassen und Verwalten von Stammdaten
    • Anzeigen der Schullaufbahn
    • Erstellen und Verwalten von Vorlagen, Formularen, Listen und Reports
    • Erfassen und Verwalten von Absenzen
    • Unterstützung beim Anmeldeprozess zur Volksschule durch geografische Cluster für die Klassenzuteilung
    • Unterstützung beim Übertrittsprozess
    • Erstellung der Beurteilungsinstrumente
    • Datenlieferung an Statistik Aargau
    • Unterstützung Förderprozess

Für welche Funktionen müssen Schulen das Basismodul der Pupil AG verpflichtend nutzen?

  • Funktionen, welche vorher in LehrerOffice erledigt wurden, müssen neu im Basismodul bearbeitet werden.
  • Dies beinhaltet:
    • Erstellung der Beurteilungsinstrumente
    • Datenlieferung an Statistik Aargau
    • Förderprozess an Sonderschulen

Welcher Vorteil entsteht für Schulen, die komplett auf die kantonale Schulverwaltungslösung PUPIL umsteigen?

  • Einsparung von Kosten: Schulen erhalten das kantonale Basismodul kostenlos zur Verfügung gestellt.
  • Medienbruchfrei: Schulen brauchen neben ihrer Schulverwaltungslösung nicht zusätzlich LehrerOffice, sondern können alle Funktionen in einer einzigen Lösung bearbeiten.
  • Investitionsschutz: das kantonale Basismodul PUPIL wird in den nächsten Jahren kontinuierlich weiterentwickelt.

Welche Kosten entstehen durch das Projekt Koneksa für Schulen?

  • Grundsätzlich keine Kosten, da Anschaffung sowie Betrieb der Basis-Schulverwaltungslösung PUPIL vom Kanton übernommen werden.
  • Kosten entstehen nur,
    • wenn Schulen ihre bereits bestehende Lösung (z.B. von CMI) weiterhin nutzen wollen und Schnittstellen zu der Kantonslösung PUPIL bauen müssen.
    • wenn Schulen ihre bereits bestehende Lösung weiterhin nutzen wollen und Daten aus dieser Lösung in die Kantonslösung PUPIL migrieren müssen.
    • wenn Schulen weitere optionale Module der kantonalen Schulverwaltungslösung (z.B. im Bereich Musikschulen oder Elternkommunikation) nutzen wollen.

Sollen Schulen weiterhin in ihre Systeme investieren oder warten, bis die kantonale Lösung eingeführt wird?

  • Es wird empfohlen, voll auf die für Schulen kostenlose Basis-Schulverwaltungslösung PUPIL umzusteigen
  • Neue Investitionen sind nur dann sinnvoll, wenn diese bis zur Einführung der Basis-Schulverwaltungssoftware notwendig sind
  • Bei Bedarf können Schulträger neben der Basis-Schulverwaltungssoftware weitere kantonale Module von PUPIL (siehe die obige Grafik Kantonale Schulverwaltungslösung) optional auf eigene Rechnung beschaffen und Verträge mit der Pupil AG aushandeln
  • Auch kann geprüft werden, ob bestehende an Schulen genutzte Systeme, z.B. Klapp für die Elternkommunikation, mit Schnittstellen angebunden werden können

Können Schulen ihre bestehende Schulverwaltungslösung weiterhin nutzen?

  • Ja, dies ist möglich.
  • Jedoch existiert kein automatischer Datenaustausch zur kantonalen Basis-Schulverwaltungslösung PUPIL. Daher muss eine Schnittstelle kostenpflichtig geschaffen werden oder es müssen zwei Systeme gleichzeitig gepflegt werden.
  • Wichtig: Auch wenn eine Schule weiterhin ihre eigene Schulverwaltungslösung nutzt, muss sie zwingend das kantonale Basismodul PUPIL zusätzlich nutzen.

Müssen Schulen für die Nutzung des Basismoduls PUPIL zusätzliche Infrastruktur aufbauen?

  • Nein, denn es handelt sich beim Basismodul um eine Software-as-a-Service-Lösung, welche webbasiert (z.B. via Edge, Chrome etc.) abgerufen werden kann.

Bis wann kann ich LehrerOffice noch nutzen?

  • LehrerOffice wird von der Firma CMI weiterhin betrieben.
  • Die Nutzung wird vom Kanton bis Ende des Schuljahres 2027/28 wie bisher finanziert.
  • In den Schuljahren 2026/27 und 2027/28 erfolgt die gestaffelte Einführung der neuen kantonalen Schulverwaltungslösung, welche LehrerOffice ersetzt.
  • Ab Schuljahr 2028/29 finanziert der Kanton nur noch die Nutzung der neuen Schulverwaltungslösung.

Beinhaltet das kantonale Basismodul von PUPIL ein Tool zur Elternkommunikation?

  • Nein, ein Elternkommunikationswerkzeug ist nicht Teil des kantonalen Basismoduls.
  • Auch eine automatisierte Schnittstelle zu bestehenden Lösungen wie Klapp ist nicht Teil des kantonalen Beschaffungsgegenstands.
  • Allerdings enthält die kantonale Schulverwaltungslösung PUPIL ein kostenpflichtiges, in das Basismodul integriertes Elternkommunikationswerkzeug, dass von Schulträgern optional bezogen werden kann.
  • Schulen mit bestehender Lösung (z.B. Klapp) können grundsätzlich ihr Tool für die Elternkommunikation weiterhin nutzen.

Welche Funktionen sind nicht Teil des für die Schulträger kostenlosen Basismoduls von PUPIL?

  • Grundsätzlich alle Funktionen, welche sich nicht den "Funktionen Basismodul " in obiger Grafik entnehmen lassen.
  • Unter anderem nicht Teil des kostenlosen Basismoduls sind:
    • Elternkommunikation / Elternportal
    • Ressourcenverwaltung (z.B. Raum, Material etc.)
    • Sonderschulen (erweiterte Funktionen)
    • Tagesstruktur / Mittagstisch
    • Schulsozialarbeit
    • Musikschule
  • Diese weiteren Module können von Schulen bei der Pupil AG optional auf eigene Rechnung bezogen werden.

Kann ich als Schule bei der Einführung des Basismoduls bereits die weiteren Module beziehen?

  • Ja, die weiteren Module von PUPIL sind bereits entwickelt und können bei Bedarf mit der Einführung des Basismoduls bezogen werden.
  • Dazu müssen Schulen Verträge direkt mit der Pupil AG ausarbeiten.
  • Ob den Schulträgern bei Bedarf ein vorzeitiger Bezug gewisser PUPIL-Module ermöglicht werden kann, wird im Rahmen der Realisierungsphase in den kommenden Monaten erarbeitet und anschliessend kommuniziert .

In welchem Zeitraum ist die Umsetzung des Projekts geplant?

  • Voraussichtlich im Q4/2025 wird die kantonale Basis-Schulverwaltungslösung PUPIL an ausgewählten Schulen getestet (Pilotphase).
  • Ab Schuljahr 2026/27 erfolgt die gestaffelte Einführung der kantonalen Basis-Schulverwaltungslösung in allen Volksschulen des Kantons (Einführungsphase).

Welche Schulung muss ich wann besuchen?

  • Ab Schuljahr 2026/27 beginnen die Schulungen zur Einführung der kantonalen Basis-Schulverwaltungslösung.
  • Weitere Informationen werden frühzeitig veröffentlicht.

Wie werden die Schulen in das Projekt Koneksa miteinbezogen?

  • Seit Beginn sind Personen aus dem Schulumfeld im Projektteam vertreten und unterstützen das Projekt.

Wo werden die Daten gespeichert?

  • Daten werden in zertifizierten Servern mit Standort Schweiz gespeichert.
  • Schulen müssen keine eigenen Server mehr haben.

Gibt es die Möglichkeit, vom Einwohnerdienst Daten für die kantonale Basislösung zu übernehmen?

  • Ja, es wird eine Schnittstelle geschaffen.

Wie ist das weitere Vorgehen mit ALSA?

  • In naher Zukunft ist nicht geplant, ALSA in das Basismodul zu integrieren.
  • Eingegebene Stammdaten werden von ALSA automatisch an das kantonale Basismodul weitergeleitet.

Kann ich mich als Pilotschule bewerben?

  • Ja, bei Interesse melden Sie sich beim Projektleiter Peter Streit (peter.streit@ag.ch).
  • Eine Bewerbung ist keine Garantie, als Pilotschule ausgewählt zu werden.

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