Eine sachgemässe und korrekte Bearbeitung von personenbezogenen Daten ist wichtig; dies insbesondere, wenn es sich um sensible bzw. besonders schützenswerte Daten handelt.
Zur Unterstützung für eine korrekte Bearbeitung von personenbezogenen Daten stehen den Schulen Informationsmaterialien zur Verfügung, die auf relevante Fragen im Bereich Datenschutz in der Schule Antworten geben.
Eidgenössisches Datenschutzgesetz
Das neue eidg. Datenschutzgesetz des Bundes, das am 1.9.2023 in Kraft trat, ist nur für die Bundesbehörden sowie Private (u.a. Unternehmen) anwendbar. Für öffentliche Organe der Gemeinden und Kantone (Behörden inkl. Schulen, Private im Auftrag von Kanton und Gemeinden) gilt das neue eidg. Gesetz nicht, sondern die kantonale Datenschutzgesetzgesetzgebung des Kantons Aargau:
Datenschutz und Datensicherheit an der Volksschule
Der Leitfaden "Datenschutz und Datensicherheit an der Volksschule" dient den Akteuren im schulischen Alltagsbetrieb, allen voran Lehrpersonen und Schulleitungen, als Nachschlagewerk. Er bietet die Möglichkeit, gezielt nach Antworten auf die drängendsten datenschutzrechtlichen Fragen im Umgang mit Personendaten von Schülerinnen und Schülern, aber auch von Lehrpersonen, zu suchen. Datenschutzrechtliche Unsicherheiten können beseitigt und eine einheitliche Anwendung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben gefördert werden.
Im Merkblatt der Aargauer Beauftragten für Öffentlichkeit und Datenschutz sind Empfehlungen zum Umgang mit Videoaufnahmen im Sportunterricht der Schulen zu finden.
Das Amtsgeheimnis ist eine gesetzliche Geheimhaltungspflicht, welche für die Behördenmitglieder und für die Verwaltungsmitarbeitenden allgemein besteht. Es untersagt die Bekanntgabe von Geheimnissen, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit oder in der Eigenschaft als Behörden in Erfahrung gebracht wurden, ohne dass dafür ein gesetzlicher Rechtfertigungsgrund besteht.
Auch Lehrpersonen und Schulleitungen sowie Fachpersonen an der Schule unterstehen dem Amtsgeheimnis. Das Amtsgeheimnis untersagt das Offenbaren von schulischen Angelegenheiten, die nicht jedermann bekannt sind. Diese Schweigepflicht bleibt auch nach Beendigung des Anstellungsverhältnisses bestehen.
Die Verletzung des Amtsgeheimnisses ist strafbar.
Im Zusammenhang mit der Vorladung zu einer Einvernahme oder einer schriftlichen Aufforderung um Zustellung eines Berichts durch eine Behörde (Gericht, Kindes- und Erwachsenenschutzbehör-de, Polizei, Staatsanwaltschaft) kann es notwendig sein, dass Personen, die dem Amtsgeheimnis unterstehen, ein Geheimnis offenbaren.
Es gibt zahlreiche Rechtfertigungsgründe, die zur Folge haben, dass die Verletzung des Amtsgeheimnisses ausnahmsweise nicht strafbar ist. Rechtfertigungsgründe sind insbesondere das Vorliegen einer gesetzlichen Grundlage oder einer schriftlichen Einwilligung der vorgesetzten Behörde.
Notwendigkeit der Entbindung
Nachfolgende Tabelle zeigt auf, in welchem Fall auf die schriftliche Einwilligung (Entbindung) der Aufsichtsbehörde verzichtet werden kann, da eine genügend bestimmte, gesetzliche Grundlage besteht:
- ()
Bereich
Mitwirkungsform
Verfahren vor KESB
Kindes- und Erwachsenenschutz
Datenbekanntgabe inkl. Erteilung von Auskünften, Herausgabe von Akten, Berichterstattung etc. Art. 314e resp. Art. 448 Zivilgesetzbuch (ZGB), § 30 Einführungsgesetz zum ZGB (EG ZGB), § 2a Verordnung über das Kindes- und Erwachsenenschutzrecht (V KESR)
Verfahren vor KESB
Kindes- und Erwachsenenschutz
Meldung, wenn die Gefahr besteht, dass eine hilfsbedürftige Person sich selbst gefährdet oder ein Verbrechen oder Vergehen begeht, mit dem sie jemanden körperlich, seelisch oder materiell schwer schädigt Art. 453 ZGB
Verfahren vor KESB
Kindesschutz
Meldung, wenn die körperliche, psychische oder sexuelle Integrität eines Kindes gefährdet erscheint Art. 314c ZGB
Verfahren vor KESB
Erwachsenenschutz
Meldung, wenn jemand in seiner amtlichen Tätigkeit von der Hilfsbedürftigkeit einer Person erfährt und nicht im Rahmen seiner Tätigkeit Abhilfe schaffen kann Art. 443 ZGB
Strafverfahren
gegen Jugendliche
Aussagen im Zusammenhang mit Abklärungen betreffend die persönlichen Verhältnisse der oder des beschuldigten Jugendlichen Art. 31 Jugendstrafprozessordnung (JStPO)
Strafverfahren
gegen Jugendliche und Erwachsene
Herausgabe von Akten zur Einsichtnahme Art. 194 Strafprozessordnung (StPO)
Strafverfahren
gegen Jugendliche und Erwachsene
Anzeige von Verbrechen und schweren Vergehen Art. 302 StPO, § 34 Einführungsgesetz zur StPO (EG StPO)
Zivilverfahren
- ()
Mitwirkung als Verfahrenspartei Art. 163 Zivilprozessordnung (ZPO)
Wenn keine genügend bestimmte gesetzliche Grundlage gemäss obiger Tabelle besteht, muss ein Gesuch um Entbindung vom Amtsgeheimnis beim Rechtsdienst des Departements BKS eingereicht werden.
Vorgehen für Lehrpersonen und Schulleitungen sowie Fachpersonen an der Schule
Dieses Vorgehen gilt für alle Personen, die gemäss Gesetz über die Anstellung von Lehrpersonen (GAL) an der Schule angestellt sind.
Per E-Mail ist ein Gesuch an den Rechtsdienst des Departements BKS (rechtsdienst.bks@ag.ch) zu richten mit folgenden Informationen:
Vorladung oder Schreiben der Behörde als eingescanntes PDF im Anhang
Name, Vorname, Privatadresse (der vom Amtsgeheimnis zu entbindenden Person)
Schule
Tätigkeit an dieser Schule
Thema des Verfahrens und betroffene Personen
Datum der Einvernahme (im Falle einer Vorladung)
Nach Eingang und Prüfung des Gesuchs wird die durch den Vorsteher des Departements BKS unterzeichnete Entbindung vom Amtsgeheimnis per A-Post Plus an die Privatadresse der vom Amtsgeheimnis zu entbindenden Person versendet. Damit eine rechzeitige Zustellung gewährleistet werden kann, muss das Gesuch mindestens 5 Arbeitstage vor dem Einvernahmetermin im Rechtsdienst des Departements BKS eingehen.
Zum Einvernahmetermin ist das Entbindungsschreiben mitzunehmen.
Vorgehen für weiteres Schulpersonal und Gemeinderatsmitglieder
Für weiteres Schulpersonal (beispielsweise Schulsozialarbeiterinnen und Schulsozialarbeiter, Mitarbeitende beim Mittagstisch und im Hort etc.), das nach kommunalem Personalreglement angestellt ist, gelten die dortigen Regelungen. Bei Fehlen einer Regelung ist das Gesuch um Entbindung vom Amtsgeheimnis an den Gemeinderat zu richten.
Sind Gemeinderätinnen und Gemeinderäte als Zeuginnen oder Zeugen vorgeladen oder zur Auskunft aufgefordert, richten sie das Gesuch um Entbindung vom Amtsgeheimnis an die Gemeindeabteilung des Departements Volkswirtschaft und Inneres.
Datenschutz: Aus Datenschutzgründen darf nur an Behörden Auskunft erteilt werden.
An weitere Parteien (beispielsweise Journalistinnen und Journalisten, Anwältinnen und Anwälte etc.), darf keine Auskunft erteilt werden. Im Zweifelsfall ist vorab der Rechtsdienst des Departements BKS (rechtsdienst.bks@ag.ch, Tel. 062 835 21 22) zu kontaktieren.
Berufsgeheimnis
Personen, die gleichzeitig dem Berufsgeheimnis gemäss Art. 321 StGB unterstehen, haben zusätzlich die entsprechenden Bestimmungen zu beachten und sich gegebenenfalls durch das Departement Gesundheit und Soziales (DGS) von der beruflichen Schweigepflicht entbinden zu lassen.