Eine sachgemässe und korrekte Bearbeitung von personenbezogenen Daten ist wichtig; dies insbesondere, wenn es sich um sensible bzw. besonders schützenswerte Daten handelt.
Info eidg. Datenschutzgesetz
Das neue eidg. Datenschutzgesetz des Bundes, das am 1.9.2023 in Kraft trat, ist nur für die Bundesbehörden sowie Private (u.a. Unternehmen) anwendbar. Für öffentliche Organe der Gemeinden und Kantone (Behörden inkl. Schulen, Private im Auftrag von Kanton und Gemeinden) gilt das neue eidg. Gesetz nicht, sondern die kantonale Datenschutzgesetzgesetzgebung des Kantons Aargau:
Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen (IDAG, SAR 150.700)
Verordnung zum Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen (VIDAG; SAR 150.711)
Zur Unterstützung für eine korrekte Bearbeitung von personenbezogenen Daten stehen den Schulen Informationsmaterialien zur Verfügung, die auf relevante Fragen im Bereich Datenschutz in der Schule Antworten geben.
Datenschutz und Datensicherheit an der Volksschule
Der Leitfaden "Datenschutz und Datensicherheit an der Volksschule" dient den Akteuren im schulischen Alltagsbetrieb, allen voran Lehrpersonen und Schulleitungen, als Nachschlagewerk. Er bietet die Möglichkeit, gezielt nach Antworten auf die drängendsten datenschutzrechtlichen Fragen im Umgang mit Personendaten von Schülerinnen und Schülern, aber auch von Lehrpersonen, zu suchen. Datenschutzrechtliche Unsicherheiten können beseitigt und eine einheitliche Anwendung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben gefördert werden.
Im Merkblatt der Aargauer Beauftragten für Öffentlichkeit und Datenschutz sind Empfehlungen zum Umgang mit Videoaufnahmen im Sportunterricht der Schulen zu finden.
Das Amtsgeheimnis ist eine gesetzliche Geheimhaltungspflicht, welche für die Behördenmitglieder und für die Verwaltungsmitarbeitenden allgemein besteht. Es untersagt die Bekanntgabe von Geheimnissen, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit oder in der Eigenschaft als Behörden in Erfahrung gebracht wurden, ohne dass dafür ein gesetzlicher Rechtfertigungsgrund besteht.
Auch Lehrpersonen und Schulleitungen sowie Fachpersonen an der Schule unterstehen dem Amtsgeheimnis. Das Amtsgeheimnis untersagt das Offenbaren von schulischen Angelegenheiten, die nicht jedermann bekannt sind. Diese Schweigepflicht bleibt auch nach Beendigung des Anstellungsverhältnisses bestehen. Die Verletzung des Amtsgeheimnisses ist strafbar.
In bestimmten Situationen können Personen, die dem Amtsgeheimnis unterstehen, mit schriftlicher Einwilligung (Entbindung) ein Geheimnis offenbaren, ohne sich strafbar zu machen. Eine Entbindung erfolgt dann, wenn die Vorladung zu einer Einvernahme oder eine schriftliche Aufforderung um Zustellung eines Berichts durch eine Behörde (Gericht, Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde, Polizei, Staatsanwaltschaft) vorliegt. In diesem Fall muss ein Gesuch um Entbindung vom Amtsgeheimnis beim Rechtsdienst des Departements BKS eingereicht werden.
Vorgehen für Lehrpersonen und Schulleitungen sowie Fachpersonen an der Schule
Dieses Vorgehen gilt für alle Personen, die gemäss Gesetz über die Anstellung von Lehrpersonen (GAL) an der Schule angestellt sind.
Per E-Mail ist ein Gesuch an den Rechtsdienst des Departements BKS (rechtsdienst.bks@ag.ch) zu richten mit folgenden Informationen:
Vorladung oder Schreiben der Behörde als eingescanntes PDF im Anhang
Name, Vorname, Privatadresse (der vom Amtsgeheimnis zu entbindenden Person)
Schule
Tätigkeit an dieser Schule
Thema des Verfahrens und betroffene Personen
Datum der Einvernahme (im Falle einer Vorladung)
Nach Eingang und Prüfung des Gesuchs wird die durch den Vorsteher des Departements BKS unterzeichnete Entbindung vom Amtsgeheimnis per A-Post Plus an die Privatadresse der vom Amtsgeheimnis zu entbindenden Person versendet. Damit eine rechzeitige Zustellung gewährleistet werden kann, muss das Gesuch mindestens 5 Arbeitstage vor dem Einvernahmetermin im Rechtsdienst des Departements BKS eingehen.
Zum Einvernahmetermin ist das Entbindungsschreiben mitzunehmen.
Vorgehen für weiteres Schulpersonal und Gemeinderatsmitglieder
Für weiteres Schulpersonal (beispielsweise Schulsozialarbeiterinnen und Schulsozialarbeiter, Mitarbeitende beim Mittagstisch und im Hort etc.), das nach kommunalem Personalreglement angestellt ist, gelten die dortigen Regelungen. Bei Fehlen einer Regelung ist das Gesuch um Entbindung vom Amtsgeheimnis an den Gemeinderat zu richten.
Sind Gemeinderätinnen und Gemeinderäte als Zeuginnen oder Zeugen vorgeladen oder zur Auskunft aufgefordert, richten sie das Gesuch um Entbindung vom Amtsgeheimnis an die Gemeindeabteilung des Departements Volkswirtschaft und Inneres.
Aus Datenschutzgründen darf nur an Behörden Auskunft erteilt werden.
An weitere Parteien (beispielsweise Journalistinnen und Journalisten, Anwältinnen und Anwälte etc.), darf keine Auskunft erteilt werden. Im Zweifelsfall ist vorab der Rechtsdienst des Departements BKS (rechtsdienst.bks@ag.ch, Tel. 062 835 21 22) zu kontaktieren.