Der Datenschutz ergbit sich aus § 16 Gesetz über die Anstellung von Lehrpersonen (GAL) und § 22 Verordnung über die Anstellung und Löhne der Lehrpersonen (VALL).
Umgang mit Personalakten
Personalakten werden verschlossen aufbewahrt. Sie dürfen nur Daten enthalten, die für das Anstellungsverhältnis relevant sind. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben hinsichtlich ihrer Personendaten Anspruch auf Auskunft, Einsicht und Berichtigung im Rahmen des Datenschutzgesetzes. Die Daten dürfen nicht an Dritte oder an andere Behörden herausgegeben werden, ausgenommen für Besoldungs- und statistische Zwecke an die zuständigen Behörden (Departement Bildung, Kultur und Sport bzw. Statistik Aargau).
Personalakten sind während des Anstellungsverhältnisses regelmässig zu überprüfen und verschieben. Bei einem Wechsel der Schulleitung werden sie grundsätzlich unverändert aufbewahrt. Nicht mehr erforderliche Dokumente werden vernichtet, insbesondere persönliche Notizen und Dokumente, die vor mehr als zehn Jahren abgelegt wurden und nicht mehr benötigt werden.
Bei der Weitergabe von Personendaten ist es ratsam, wenn die abgebende Schulleitung beachtet, dass sie verpflichtet ist, über alle aktuellen Personalvorgänge und Massnahmen zu informieren (Veränderungen im Personalbestand des Kollegiums, Interventionsstufen bei Qualitätsdefiziten von Lehrpersonen usw.).
Elektronische Führung von Personalakten
Die Möglichkeit der digitalen Führung von Personaldossiers bietet Schulen die Chance, ihre administrativen Prozesse zu optimieren. Dabei sind jedoch einige rechtliche und praktische Aspekte zu beachten:
- Grundsätzlich ist die digitale Führung von Personaldossiers rechtlich möglich. Dies ermöglicht eine effizientere Verwaltung und einen schnelleren, ortsunabhängigen Zugriff auf relevante Informationen.
- Anstellungsverträge und Lohnverfügungen sind aus rechtlichen Gründen weiterhin handschriftlich auf dem Papierdokument zu unterzeichnen. Diese Papierdokumente können nach der Unterzeichnung sog. ersetzend eingescannt und nach Ablauf von 90 Tagen vernichtet werden (unter Vorbehalt eines eingeleiteten Rechtsmittels). Danach werden nur noch die eingescannten Dokumente aufbewahrt.
- Die digitale Aufbewahrung von Personaldossiers muss sicher erfolgen, zumal auch besonders schützenswerte Personendaten (u.a. zu Gesundheit, Sozialversicherungen) aufbewahrt werden. Es müssen entsprechende organisatorische und technische Massnahmen zur Datensicherheit ergriffen werden (vgl. §§ 4–5 Verordnung zum Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen, VIDAG).
- Die Zugriffsrechte auf das elektronische Personaldossier müssen eng beschränkt sein (Schulleitung, Schulsekretariat), vergleichbar mit der Zugriffskontrolle bei physischen Personaldossiers in einem abgeschlossenen Aktenschrank.
- Der Einsatz einer sicheren Software zur (Personal-)Dossierverwaltung für öffentliche Verwaltungen oder Schulen wird empfohlen.
- Die Einführung der digitalen Haltung von Personaldossiers stellt ein (IT-)Projekt dar, das nach den Grundsätzen des Projektmanagements anzugehen ist.
- Sowohl beim Einsatz einer Software oder einer einfachen Dateiablage (Explorer) müssen folgende Themen geregelt und im System implementiert sein:
- Registerdefinition (Personalstammdaten, Vertragliches, Absenzen, Beurteilungen, Personalentwicklung, Korrespondenz etc. jeweils mit definierter Aufbewahrungsfrist).
- Regelung der Zugriffsberechtigungen (u.a. Wer hat Lese-Zugriff?).
- Regelung der Bearbeitungsberechtigungen (Wer hat Bearbeitungsrechte? Wer legt ab? Wer löscht nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist?).
- Personen-ID aus ALSA auf Dossierebene oder Dokumentenebene integrieren, damit die Person in ALSA und beim Personaldienst Lehrpersonen BKS identifizierbar ist (Bsp. Personaldossier 111'222 Susanne Muster). Bei einer einfachen Dateiablage (Explorer) sollte die Personen-ID in jedem Dateinamen stehen, um eine spätere Migration in eine Software zur (Personal-) Dossierverwaltung zu erleichtern.
- Archivfähiges Dateiformat (PDF/A).
Beendigung des Anstellungsverhältnisses
Bei Beendigung von Anstellungsverhältnissen wird wie folgt vorgegangen:
- Bewerbungsunterlagen und allenfalls weitere Dokumente, die den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern gehören, werden diesen zurückgegeben.
- Über die Dauer von zehn Jahren nach dem Austrittsjahr werden verschlossen aufbewahrt:
- Personalienblatt
- Anstellungsvertrag und Lohnverfügung
- Arbeitszeugnis und die letzten zwei Mitarbeiterbeurteilungen
- allfällige Vereinbarungen und Mahnungen sowie allenfalls weitere sachdienliche Unterlagen hierzu.
- Bestehen noch offene Punkte in Bezug auf das Anstellungsverhältnis (Arbeitszeugnis, Lohnansprüche, Spesen, etc.) werden sachdienliche Unterlagen eine angemessene Zeit aufbewahrt, damit sie in eventuellen arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen als Beweismaterial zur Verfügung stehen.
- Die restlichen Unterlagen der Personalakten werden vernichtet.
Lehrpersonen haben hinsichtlich ihrer Personendaten Anspruch auf Auskunft, Einsicht und Berichtigung im Rahmen der Datenschutzgesetzgebung. Die Daten dürfen nicht an Dritte oder an andere Behörden herausgegeben werden, ausgenommen für Besoldungs- und statistische Zwecke an die zuständigen Behörden. Im Umgang mit Personendaten gelten die Vorschriften des Gesetzes über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen (IDAG) vom 24. Oktober 2006.
Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) hat Empfehlungen zur Aufbewahrung des Personaldossiers erstellt.