Personalakten und Datenschutz

Der Datenschutz ergbit sich aus § 16 Gesetz über die Anstellung von Lehrpersonen (GAL) und § 22 Verordnung über die Anstellung und Löhne der Lehrpersonen (VALL).

Umgang mit Personalakten

Personalakten werden verschlossen aufbewahrt. Sie dürfen nur Daten enthalten, die für das Anstellungsverhältnis relevant sind. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben hinsichtlich ihrer Personendaten Anspruch auf Auskunft, Einsicht und Berichtigung im Rahmen des Datenschutzgesetzes. Die Daten dürfen nicht an Dritte oder an andere Behörden herausgegeben werden, ausgenommen für Besoldungs- und statistische Zwecke an die zuständigen Behörden (Departement Bildung, Kultur und Sport bzw. Statistik Aargau).

Personalakten sind während des Anstellungsverhältnisses regelmässig zu überprüfen und verschieben. Bei einem Wechsel der Schulleitung werden sie grundsätzlich unverändert aufbewahrt. Nicht mehr erforderliche Dokumente werden vernichtet, insbesondere persönliche Notizen und Dokumente, die vor mehr als zehn Jahren abgelegt wurden und nicht mehr benötigt werden.

Bei der Weitergabe von Personendaten ist es ratsam, wenn die abgebende Schulleitung beachtet, dass sie verpflichtet ist, über alle aktuellen Personalvorgänge und Massnahmen zu informieren (Veränderungen im Personalbestand des Kollegiums, Interventionsstufen bei Qualitätsdefiziten von Lehrpersonen usw.).

Beendigung des Anstellungsverhältnisses

Bei Beendigung von Anstellungsverhältnissen wird wie folgt vorgegangen:

• Bewerbungsunterlagen und allenfalls weitere Dokumente, die den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern gehören, werden diesen zurückgegeben.
• Über die Dauer von zehn Jahren nach dem Austrittsjahr werden verschlossen aufbewahrt:
  • Personalienblatt
  • Anstellungsvertrag und Lohnverfügung
  • Arbeitszeugnis und die letzten zwei Mitarbeiterbeurteilungen
  • allfällige Vereinbarungen und Mahnungen sowie allenfalls weitere sachdienliche Unterlagen hierzu.
• Bestehen noch offene Punkte in Bezug auf das Anstellungsverhältnis (Arbeitszeugnis, Lohnansprüche, Spesen, etc.) werden sachdienliche Unterlagen eine angemessene Zeit aufbewahrt, damit sie in eventuellen arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen als Beweismaterial zur Verfügung stehen.
• Die restlichen Unterlagen der Personalakten werden vernichtet.

Lehrpersonen haben hinsichtlich ihrer Personendaten Anspruch auf Auskunft, Einsicht und Berichtigung im Rahmen der Datenschutzgesetzgebung. Die Daten dürfen nicht an Dritte oder an andere Behörden herausgegeben werden, ausgenommen für Besoldungs- und statistische Zwecke an die zuständigen Behörden. Im Umgang mit Personendaten gelten die Vorschriften des Gesetzes über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen (IDAG) vom 24. Oktober 2006.

Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) hat Empfehlungen zur Aufbewahrung des Personaldossiers erstellt.