ALSA – Administration Lehrpersonen Schule Aargau

Mit ALSA verfügt der Kanton über ein einheitliches Administrationssystem, auf das die Schulen sowie der Kanton online Zugriff haben.

ALSA verfügt in zwei zusammenhängenden Modulen über drei Kernfunktionen, die die Administration der Personalplanung, Ressourcenzuteilung sowie die Abwicklung der Anstellungen unterstützt.

Der Wechsel vom Modul Ressourcen & Anstellungen (ALSA R/A) zum Modul Personalplanung (ALSA PP) erfolgt mit Klick auf die farbige Modulbezeichnung in der rechten oberen Ecke in ALSA.

Kernfunktionen

Folgend sind die Kernfunktionen beschrieben.

Personalplanung

Die der Anstellungsbehörde zugeteilten Ressourcen werden in ALSA PP manuell durch die Anstellungsbehörde erfasst. ALSA PP unterstützt die Planung mit dem Zugriff auf den Personenstamm, der Zurverfügungstellung der Stundentafeln sowie der Möglichkeit, sich auf die Vorjahresplanung zu berufen.

Ist die Planung in ALSA PP erfolgt, können Pensen generiert und für die Pensenmeldung in ALSA R/A übernommen werden. Als Auswertung stehen nach erfolgter Planung verschiedene Exporte für Excel, sowie eine Pensenvereinbarung pro Person zur Verfügung.

Weitere Informationen zum Prozess Personalplanung

Ressourcen

Mit der neuen Ressourcensteuerung teilt der Kanton die entsprechenden Ressourcenkontingente gemäss der Ressourcenverordnung in ALSA pauschal zu. Das Ressourcenkontingent beinhaltet folgende Komponenten:

  • Standardkomponente (SK): Diese deckt den Regelunterricht gemäss Stundentafel ab.
  • Zusatzkomponente 1 (ZK1): Diese berücksichtigt die sprachlichen und sozialen Unterschiede.
  • Zusatzkomponente 2 (ZK2): Diese ermöglicht es kleinen Schulen, ein sachgerechtes Schulangebot aufrecht zu erhalten.

Zusätzlich sind die Ressourcen in den Bereichen substantielle Veränderung, Härtefall und Instrumentalunterricht von der Anstellungsbehörde in ALSA zu beantragen.

Weitere Informationen zur Ressourcierung

Anstellungen

Mit ALSA wird auf die Personenstammdaten des kantonalen Personal- und Lohnsystems (PULS) zugegriffen, so dass alle Personen der Anstellungsbehörde (Lehrpersonen, Assistenzpersonen und Schulleiter) angezeigt und auch neue Personen erfasst werden können. Mithilfe dieses Personenstamms werden Verträge erstellt, dem Kanton Pensen gemeldet und Abwesenheiten sowie Stellvertretungen administrativ abgewickelt. Die Zuteilung der Prämien erfolgt ebenso in ALSA. Für alle diese genannten Funktionen ist ALSA zwingend und exklusiv als Tool zu verwenden.

Weitere Informationen zum Thema Anstellungen

Login und Systemzugriff

Login: https://alsa.ag.ch

Die Logindaten für das ALSA (Benutzername und Passwort) entsprechen den Logindaten ins Schulportal. Alle Benutzerinnen und Benutzer brauchen einen Benutzeraccount im Schulportal. Als zweite Login-Stufe erfolgt eine Authentifizierung via SMS-Code. Die Mobile-Nummer des Benutzers/der Benutzerin ist in den Benutzerstammdaten im Schulportal (Benutzerverwaltung) hinterlegt.

Benutzerverwaltung und Benutzerkonto

Als erste Voraussetzung braucht jede Anwenderin und jeder Anwender von ALSA ein Benutzerkonto. Bei kantonalen Schulen ist dieses von der zentralen Verwaltung im BKS zu vergeben. Volksschulen können das Benutzerkonto in der Benutzerverwaltung des Schulportals durch den Administrator der Anstellungsbehörde erstellen.

Ist eine Person an mehreren Schulen administrativ tätig oder erstellt sie im Namen mehrerer Schulpflegen Verträge und Pensenmeldungen (z.B. Musikschul-Sekretariate), ist ihr von jeder Schule ein entsprechendes Benutzerkonto einzurichten. In diesem werden für die Arbeiten in ALSA jeder Anwenderin und jedem Anwender Rollen und Berechtigungen zugewiesen. Für die Arbeit auf der produktiven Umgebung von ALSA müssen Volksschulen in den Benutzerstammdaten des Schulportals den Eintrag "Mobiltelefonnummer" ausfüllen. Zu diesem Eintrag ist nur die für die Benutzerverwaltung Schulportal zuständige Person berechtigt. Die Mobiltelefonnummer ist relevant für das Login-Verfahren in ALSA.

Berechtigung und Rollenvergabe

Alle Benutzerinnen und Benutzer an derselben Schule mit denselben Berechtigungen haben die gleiche Sicht und die gleichen Bearbeitungsmöglichkeiten in ALSA. Den Benutzerinnen und Benutzern von ALSA können pro Schule eine oder mehrere der nachfolgend aufgeführten Rollen mit den entsprechenden Berechtigungen zugewiesen werden.

RolleBerechtigung
ALSA Personalplanungsadmin Schule XYZ
  • Eröffnen eines neuen Planungsjahrs
  • Löschen eines Planungsjahrs
ALSA Personalplanung Schule XYZ
  • Durchführung aller Planungsschritte
ALSA Personaladministration Schule XYZ
  • Erfassung reduzierter Stammdaten
  • Änderung von Personenstammdaten
  • Erstellen von Anstellungsverträgen
  • Auflösung von Anstellungsverträgen
  • Pensenmeldungen
  • Abwesenheitsmeldungen und Beantragung von Stellvertretungsressourcen
ALSA Personalverantwortung Schule XYZ
  • Zuteilung von Prämien
ALSA Personalcontrolling Schule XYZAuswertungen
  • Vertrags- und Pensendaten (Output: Excel)
  • Übersicht Verträge und Pensen je Person (Output: PDF)
  • Übersicht Stellvertretungen (Output: PDF)
ALSA Ressourcenadministration Schule XYZEinsicht in Zuteilung von Ressourcen:
  • Zuteilung Schulleitungsressourcen
  • Zuteilung Ressourcenkontingent
  • Zuteilung Poolressourcen
  • Übertrag Ressourcenkontingent

Erstellung und Bearbeitung von Anträgen:
  • Weitere Ressourcen (Instrumentalunterricht, Begabtenförderung Musik, etc.)
  • Substanzielle Veränderungen Anzahl SuS
  • Härtefall
  • Transfer
  • Änderung Schulleitungsressourcen
ALSA Ressourcenverantwortung Schule XYZFreigabe und Versand von Anträgen:
  • Weitere Ressourcen (Instrumentalunterricht/Ensemble, Begabtenförderung Musik, u.a.)
  • Substanzielle Veränderungen Anzahl SuS
  • Härtefall
  • Transfer
  • Änderung Schulleitungsressourcen
ALSA Ressourcencontrolling Schule XYZAuswertungen
  • Ressourcendaten (Output: Excel)
  • Pensenkontrolle (Output: PDF)

Support

Kontakt für Fragen zum Login, zu den Berechtigungen sowie zum Personalplanungs- und Ressourcenbereich
E-Mailalsa.support-ressourcen@ag.ch
Telefonnummer062 835 50 30
Erreichbarkeit09:00-11:30 Uhr und 14:00–16:00 Uhr
Kontakt für Fragen zum Anstellungsbereich
E-Mailalsa.support@ag.ch
Telefonnummer062 835 50 20
Erreichbarkeit09:00–11:30 Uhr und 14:00–16:00 Uhr

Sperrzeiten

Während den Vorarbeiten für den monatlichen Lohnlauf (Auszahlung der Löhne) ist das kantonale Personal- und Lohnsystem PULS ein paar Tage für direkte Eingaben gesperrt. In dieser Zeit können ALSA-Prozesse, welche von den Schulen an den Personaldienst Lehrpersonen gelangt sind, nicht weiterverarbeitet werden (betroffen sind alle Prozesse ausser der Vertragserstellung).

Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die erwähnten Sperrzeiten.

Aktuelle Sperrzeiten

Monatvonbis
Dezember 202009.12.202014.12.2020
Januar 202118.01.202121.01.2021
Februar 202118.02.202123.02.2021
März 202118.03.202123.03.2021
April 202116.04.202121.04.2021
Mai 202117.05.202120.05.2021
Juni 202118.06.202123.06.2021
Juli 202116.07.202121.07.2021
August 202118.08.202123.08.2021
September 202117.09.202122.09.2021
Oktober 202118.10.202121.10.2021
November 202118.11.202123.11.2021
Dezember 202108.12.202113.12.2021

Kurse

Das Departement Bildung, Kultur und Sport bietet Kurse und Anleitungen für die Anstellungsbehörden an.

Einsteigerkurse Anstellungen

Die Einsteigerkurse sind für neue ALSA-Anwenderinnen und Anwender konzipiert. Im Anstellungsbereich werden die Prozessverarbeitungen mit ALSA unter Beachtung der kantonalen gesetzlichen Bestimmungen vermittelt. Im Ressourcenbereich wird das Antragswesen und die Auswertungen in den Mittelpunkt gestellt.

Zielpublikum

Die Veranstaltung richtet sich an Schulleitungen, Schulverwaltungen und Schulsekretariate, welche neu mit der Applikation ALSA unter Beachtung der kantonalen gesetzlichen Bestimmungen im Anstellungsbereich arbeiten. Die Abläufe und Prozesse in ALSA sind nicht oder nur rudimentär bekannt.

Die Teilnehmendenzahl ist beschränkt.

Ziel

Die Teilnehmenden kennen den Aufbau von ALSA und die Abläufe in den einzelnen Rubriken. Sie sind in der Lage, die Standardeingaben durchzuführen und Anträge vollständig abzuwickeln. Das Hintergrundwissen zu den einzelnen Prozessen ist grob vorhanden. Die Teilnehmenden haben einen Überblick über die möglichen Auswertungen.

Themen

  • Aufbau ALSA
  • Stammdaten erfassen
  • Verträge erstellen
  • Pensen melden
  • Abwesenheiten erfassen
  • Stellvertretungen melden

Termine

  • Donnerstag, 27. Mai 2021, 08.30–12.00 Uhr und 13.30–17.00 Uhr (ausgebucht)
  • Dienstag, 24. August 2021, 08.30–12.00 Uhr und 13.30–17.00 Uhr (ausgebucht)
  • Mittwoch, 10. November 2021, 08.30–12.00 Uhr und 13.30–17.00 Uhr

Ort

Informatik Aargau, ​Bahnhofstrasse 96, 5001 Aarau

Anmeldung

Zur Anmeldung

Einsteigerkurs Personalplanung & Ressourcen

Die Einsteigerkurse sind für neue ALSA-Anwenderinnen und Anwender konzipiert. Der Einsteigerkurs Personalplanung & Ressourcen vermittelt die Grundlagen der Personalplanung sowie die Funktionalitäten des Ressourcensbereichs in ALSA.

Zielpublikum

Die Veranstaltung richtet sich an Schulleitungen, Schulverwaltungen und Schulsekretariate, die keine oder nur rudimentäre Kenntnisse über die Funktionalitäten der Personalplanung und des Ressourcenbereichs in ALSA haben.

Die Teilnehmendenzahl ist beschränkt.

Ziel

Die Teilnehmenden können die Grunddaten für die Personalplanung einlesen, erfassen und eine auf die Belange ihrer Schule abgestimmte Personalplanung durchführen. Sie können die Auswertungen während des Planungsprozesses einsetzen und die Pensen in erfasste Pensenmeldungen übermitteln. Im Ressourcenbereich von ALSA sind sie in der Lage die vom BKS zugeteilten Ressourcen abzurufen sowie selbständig Anträge für weitere Ressourcen zu erfassen. Über die Auswertungen in diesem Bereich können sie sich einen Überblick über die Einhaltung der Ressourcenhöhe im Vergleich zu den gemeldeten Pensen verschaffen.

Themen

Personalplanung in ALSA

  • Personen einlesen
  • Unterrichtsfächer und Organisationseinheiten erfassen
  • Grob- und Detailplanung durchführen
  • Pensen übernehmen
  • Auswertungen

Ressourcensprechung und -beantragung

  • Ressourcen erhalten
  • Ressourcen beantragen
  • Auswertungen

Termine

  • Freitag, 22. Oktober 2021, 13.30–17.00 Uhr
  • Mittwoch, 27. Oktober 2021, 13.30–17.00 Uhr

Ort

Informatik Aargau, ​Bahnhofstrasse 96, 5001 Aarau

Anmeldung

Zur Anmeldung

Personalrecht I

Im Kurs "Personalrecht I" werden Grundlagen zum Personalrecht, punktuell in Bezug zur Applikation ALSA, unter Einbezug von Fallbeispielen vermittelt.

Zielpublikum

Die Veranstaltung richtet sich an Vertreter der Gemeinde (Gemeindepersonal, Gemeindeschreiber, Gemeinderäte), Schulleitungen, Schulverwaltungen bzw. Schulsekretariate, welche ihre Kenntnisse in den gesetzlichen Grundlagen vertiefen oder sich aneignen möchten. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um die gleichen, neu strukturierten Themeninhalte wie im Jahr 2020 handelt.

Die Zahl der Teilnehmerinnen und Teilnehmer ist beschränkt.

Ziel

Die Teilnehmenden kennen die gesetzlichen Grundlagen (bundesrechtliche und kantonale Normen). Personalrechtliche und organisatorische Fragestellungen stehen dabei im Vordergrund. Das Einbringen eigener Fallbeispiele ist möglich und erwünscht.

Themen

  • Sozialversicherungen Schweiz (AHV, ALV, BU/NBU, KTG, PK)
  • Familienzulagen
  • Lohnausfallentschädigungen
  • Arbeitsunfähigkeitszeugnis
  • Lohnfortzahlung und Lohnersatzleistung
  • Dienstaltersgeschenke
  • Personaldaten

Termine

  • Freitag, 7. Mai 2021, 08.30–12.00 Uhr
  • Mittwoch, 15. September 2021, 13.30–17.00 Uhr

Ort

Departement Bildung, Kultur und Sport, Bachstrasse 15, 5001 Aarau​

Anmeldung

Zur Anmeldung

Personalrecht II

Im Kurs "Personalrecht II" werden Grundlagen zum Personalrecht, punktuell in Bezug zur Applikation ALSA, unter Einbezug von Fallbeispielen vermittelt.

Zielpublikum

Die Veranstaltung richtet sich an Vertreter der Gemeinde (Gemeindepersonal, Gemeindeschreiber, Gemeinderäte), Schulleitungen, Schulverwaltungen bzw. Schulsekretariate, welche ihre Kenntnisse in den gesetzlichen Grundlagen vertiefen oder sich aneignen möchten. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um die gleichen, jedoch um den Vaterschaftsurlaub erweiterten Themeninhalte wie im Jahr 2020 handelt.

Die Zahl der Teilnehmerinnen und Teilnehmer ist beschränkt.

Ziel

Die Teilnehmenden kennen die gesetzlichen Grundlagen (bundesrechtliche und kantonale Normen). Personalrechtliche und organisatorische Fragestellungen stehen dabei im Vordergrund. Das Einbringen eigener Fallbeispiele ist möglich und erwünscht.

Themen

  • Bezahlte und unbezahlte Abwesenheiten
  • Mutterschaftsentschädigung und Mutterschaftsurlaub
  • Unterrichtsfreie Zeit
  • Stellvertretung einer Lehrperson
  • Stellvertretung der Schulleitung

Termine

  • Freitag, 14. Mai 2021, 08.30–12.00 Uhr
  • Freitag, 24. September 2021, 08.30–12.00 Uhr

Ort

Departement Bildung, Kultur und Sport, Bachstrasse 15, 5001 Aarau​

Anmeldung

Zur Anmeldung

Personalrecht III

Im Kurs "Personalrecht III" werden Grundlagen zum Personalrecht, punktuell in Bezug zur Applikation ALSA, unter Einbezug von Fallbeispielen vermittelt.

Zielpublikum

Die Veranstaltung richtet sich an Vertreter der Gemeinde (Gemeindepersonal, Gemeindeschreiber, Gemeinderäte), Schulpflegen, Schulleitungen, Schulverwaltungen bzw. Schulsekretariate, welche ihre Kenntnisse in den gesetzlichen Grundlagen vertiefen oder sich aneignen möchten. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um die gleichen Themeninhalte wie im Jahr 2020 handelt.

Die Zahl der Teilnehmerinnen und Teilnehmer ist beschränkt.

Ziel

Die Teilnehmenden kennen die gesetzlichen Grundlagen (bundesrechtliche und kantonale Normen). Personalrechtliche und organisatorische Fragestellungen stehen dabei im Vordergrund. Das Einbringen eigener Fallbeispiele ist möglich und erwünscht.

Themen

  • Personaltrennung
  • Mahnung
  • Rechtliches Gehör
  • Sperrfristen

Termine

  • Freitag, 28. Mai 2021, 08.30–12.00 Uhr (ausgebucht)
  • Mittwoch, 25. August 2021, 13.30–17.00 Uhr
  • Mittwoch, 29. September 2021, 13.30–17.00 Uhr

Ort

Departement Bildung, Kultur und Sport, Bachstrasse 15, 5001 Aarau​

Anmeldung

Zur Anmeldung

Erklärvideo ALSA

Das Erklärvideo gibt einen Überblick über die Funktionen von ALSA. Detaillierte Hilfeseiten zu den einzelnen Funktionen und Prozessschritten sind direkt in ALSA integriert.

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Rechtliche Grundlagen

Dieser Inhalt richtet sich an

Schuladministration, Schulleitung