PUPIL@AG

GIS Map vereinfacht die Klassenbildung, indem Schülerinnen und Schüler auf Basis ihrer Adresse auf einer Karte einem Schulhaus zugeordnet werden. Aufgrund dieser Zuteilung sowie unter Berücksichtigung weiterer Kriterien wie Klassenkonstellationen oder Elternwünsche kann die Zuweisung zu einer bestimmten Klasse erfolgen. Schülerinnen und Schüler können neben dem Einzugsgebiet auch manuell einem Schulhaus zugeteilt werden.

In PUPIL gespeicherte Daten können mit der Stammdatenüberprüfung einem bestimmten Personenkreis zur Prüfung, Kontrolle und Ergänzung zur Verfügung gestellt werden (z.B. Brief an Eltern bei Anmeldung). Die durch die Erziehungsberechtigten mutierten Daten können wieder in PUPIL zurückgelesen werden.

Hier können Arzt- oder Zahnarztbesuche pro Schülerin oder Schüler in den Stammdaten hinterlegt werden. Diese Besuche können pro Schülerin und Schüler manuell erfasst sowie mutiert werden.

Das Personendossier ermöglicht die Erfassung und Kontrolle von schützenswerten, sensiblen Personendaten. Im Personendossier können beliebige Daten (bspw. Erziehungsberechtige) und Dokumente (bspw. Abklärungsberichte) zu einer spezifischen Person abgelegt werden. Je nach Rolle im System sind Schreibberechtigungen oder Leseberechtigungen für das Personendossier möglich. Die Ablagestruktur sowie die zugehörigen Rechte lassen sich durch den Schulträger individuell konfigurieren

Lehrpersonen können Absenzen rasch und unkompliziert eintragen. Diese Informationen stehen allen beteiligten Lehrpersonen direkt zur Verfügung. Absenzen werden ausserdem automatisch für das Zeugnis berücksichtigt.

Mit PUPIL können sowohl summative Beurteilungen (z. B. Prüfungen) als auch formative Rückmeldungen zum Lernstand erfasst werden. Mittels grafischer Darstellung der Beurteilungsanlässe wird zudem das Setzen der Zeugnisnote unterstützt.

Selbst- und Sozialkompetenzen können fachspezifisch oder auch überfachlich im Journal dokumentiert und für die Zeugnisse übertragen werden.

Der integrierte Förderplaner unterstützt Lehrpersonen bei der Erfassung und Planung individueller Fördermassnahmen. Diese werden automatisch im Schülerdossier dokumentiert und chronologisch abgelegt.

Das Journal dient zur Erfassung von fachlichen und überfachlichen Beobachtungen – für einzelne Lernende, Gruppen oder ganze Klassen. Die Einträge lassen sich filtern und strukturieren, zum Beispiel nach Fach, Lernendem oder Status.

Mit dem digitalen Schulplaner können Lektionen und Lektionsreihen übersichtlich geplant werden. Lehrpersonen können ihre Planung mit Kolleginnen und Kollegen teilen und mit Kompetenzen, Hausaufgaben oder Inhalten ergänzen.

Für schulische Anlässe wie Elternabende, Lager oder Kurse können online Anmeldungen erfasst werden – mit Begrenzungen und Wartelisten. Die Daten lassen sich bei Bedarf als PDF, Excel oder CSV exportieren.

Die Agenda dient der Erstellung von Terminen für einen internen oder externen Empfängerkreis.

• Die im Basismodul enthaltenen Funktionen lassen sich dem obigen Text und der obigen Grafik "Basismodul" entnehmen.
• Das Basismodul von PUPIL beinhaltet unter anderem:
  
  • Erfassen und Verwalten von Stammdaten
  • Anzeigen der Schullaufbahn
  • Erstellen und Verwalten von Vorlagen, Formularen, Listen und Reports
  • Erfassen und Verwalten von Absenzen
  • Unterstützung beim Anmeldeprozess zur Volksschule durch geografische Cluster für die Klassenzuteilung
  • Unterstützung beim Übertrittsprozess
  • Erstellung der Beurteilungsinstrumente
  • Datenlieferung an Statistik Aargau
  • Unterstützung Förderprozess

• Das Basismodul von PUPIL ist sowohl für Regel- als auch für Sonderschulen gleich.
  

• Funktionen, welche vorher in LehrerOffice erledigt wurden, müssen neu im Basismodul bearbeitet werden.
• Dies beinhaltet:
  • Erstellung der Beurteilungsinstrumente
  • Datenlieferung an Statistik Aargau
  • Förderprozess an Sonderschulen

• Grundsätzlich keine Kosten, da Anschaffung sowie Betrieb der Basis-Schulverwaltungslösung PUPIL vom Kanton übernommen werden.
• Kosten entstehen nur,
  • wenn Schulen ihre bereits bestehende Lösung (z.B. von CMI) weiterhin nutzen wollen und Schnittstellen zu der Kantonslösung PUPIL bauen müssen.
  • wenn Schulen ihre bereits bestehende Lösung weiterhin nutzen wollen und Daten aus dieser Lösung in die Kantonslösung PUPIL migrieren müssen.
  • wenn die Kündigung bestehender Verträge Kosten auslöst.
  • wenn Schulen weitere optionale Module der kantonalen Schulverwaltungslösung (z.B. im Bereich Musikschulen oder Elternkommunikation) nutzen wollen.

• Einsparung von Kosten: Schulen erhalten das kantonale Basismodul kostenlos zur Verfügung gestellt.
• Medienbruchfrei: Schulen können alle Funktionen in einer einzigen Lösung bearbeiten.
• Investitionsschutz: das kantonale Basismodul PUPIL wird in den nächsten Jahren kontinuierlich weiterentwickelt.

• Es wird empfohlen, voll auf die für Schulen kostenlose Basis-Schulverwaltungslösung PUPIL umzusteigen.
• Neue Investitionen sind nur dann sinnvoll, wenn diese bis zur Einführung der Basis-Schulverwaltungssoftware notwendig sind.
• Bei Bedarf können Schulträger neben der Basis-Schulverwaltungssoftware weitere kantonale Module von PUPIL (siehe obige Grafik "optionale Module") optional auf eigene Rechnung beschaffen und Verträge mit der Pupil AG aushandeln.
• Auch kann geprüft werden, ob bestehende an Schulen genutzte Systeme, z.B. Klapp für die Elternkommunikation, mit Schnittstellen angebunden werden können.

• Ja, dies ist möglich.
• Jedoch existiert kein automatischer Datenaustausch zur kantonalen Basis-Schulverwaltungslösung PUPIL. Daher muss eine Schnittstelle kostenpflichtig geschaffen werden oder es müssen zwei Systeme gleichzeitig gepflegt werden.
• Wichtig: Auch wenn eine Schule weiterhin ihre eigene Schulverwaltungslösung nutzt, muss sie zwingend das kantonale Basismodul PUPIL zusätzlich nutzen.

• Nein, denn es handelt sich beim Basismodul um eine Software-as-a-Service-Lösung, welche webbasiert (z.B. via Edge, Chrome etc.) abgerufen werden kann.

• LehrerOffice wird von der Firma CMI zwar weiterhin betrieben, aber nicht mehr weiterentwickelt.
• Die Nutzung wird vom Kanton bis Ende Schuljahr 2027/28 wie bisher finanziert.
• In den Schuljahren 2026/27 und 2027/28 erfolgt die gestaffelte Einführung der neuen kantonalen Schulverwaltungslösung, welche LehrerOffice ersetzt.
• Ab Schuljahr 2028/29 finanziert der Kanton nur noch die Nutzung der neuen Schulverwaltungslösung.

• Ja, die Schulen erhalten Unterstützung.
• Um die Datenmigration erfolgreich zu gestalten, erfolgt die Einführung der Schulverwaltungslösung PUPIL@AG gestaffelt in jeweils dreimonatigen Slots. Jede Schule wird während ihrem Dreimonatsslot engmaschig betreut.
• Seitens Pupil AG wird jeder Schule eine direkte Ansprechperson zugeteilt, die für die Migration an dieser Schule zuständig ist.
• Seitens BKS wird zusätzlich Personal gestellt, das den Einführungsprozess übergeordnet koordiniert und bei Bedarf die Schulen ebenfalls unterstützt kann.
  

• Nein, ein Elternkommunikationswerkzeug ist nicht Teil des kantonalen Basismoduls.
• Auch eine automatisierte Schnittstelle zu bestehenden Lösungen wie Klapp ist nicht Teil des kantonalen Beschaffungsgegenstands.
• Allerdings enthält die kantonale Schulverwaltungslösung PUPIL ein kostenpflichtiges, in das Basismodul integriertes Elternkommunikationswerkzeug, dass von Schulträgern optional bezogen werden kann.
• Schulen mit bestehender Lösung (z.B. Klapp) können grundsätzlich ihr Tool für die Elternkommunikation weiterhin nutzen.

• Grundsätzlich alle Funktionen, welche sich der Grafik "optionalen Module" entnehmen lassen.
• Nicht Teil des kostenlosen Basismoduls sind damit:
  • Elternkommunikation / Elternportal
  • Ressourcenverwaltung (z.B. Raum, Material etc.)
  • Sonderschulen (erweiterte Funktionen)
  • Tagesstruktur / Mittagstisch
  • Schulsozialarbeit
  • Musikschule
• Diese weiteren Module können von Schulen bei der Pupil AG optional auf eigene Rechnung bezogen werden.

• Ja, die weiteren Module von PUPIL sind bereits entwickelt und können bei Bedarf mit der Einführung des Basismoduls bezogen werden.
• Bei Interesse können Schulträger auch gewisse PUPIL-Module vorzeitig beziehen.
• Dazu müssen Schulen Verträge direkt mit der Pupil AG ausarbeiten.

• Im Q4/2025 wird die kantonale Basis-Schulverwaltungslösung PUPIL an ausgewählten Schulen getestet (Pilotphase).
• Ab Schuljahr 2026/27 erfolgt die gestaffelte Einführung der kantonalen Basis-Schulverwaltungslösung in allen Volksschulen des Kantons (Einführungsphase). Der genaue Slot je Schulträger kann dieser Tabelle entnommen werden

• Ja, es werden frühzeitig vor Beginn des Einführungsslots Schulungen angeboten.
• Die Schulungen für die Schulverwaltungssoftware PUPIL erfolgen nach dem Train-the-Trainer-Prinzip. Das heisst, die Pupil AG schult in einem ersten Schritt die Trainer in den Bereichen Schulverwaltung und Schulalltag, welche wiederum ihr Wissen an die User in den jeweiligen Bereichen weitergeben.
• Die Pupil AG stellt zusätzlich eLearnings zur Verfügung, die von allen Anwendenden absolviert werden müssen und die Trainer im Schulungsprozess unterstützen.
  

• Seit Beginn sind Personen aus dem Schulumfeld im Projektteam vertreten und unterstützen das Projekt.

• Daten werden in zertifizierten Servern mit Standort Schweiz gespeichert.
• Schulen müssen keine eigenen Server mehr haben.

• Ja, es wird eine Schnittstelle geschaffen.

• Derzeit ist nicht geplant, ALSA in das Basismodul zu integrieren.
• Eingegebene Stammdaten werden von ALSA automatisch an das kantonale Basismodul weitergeleitet.