Schuladministration
Die Schuladministration sorgt für einen administrativ und organisatorisch professionell geleiteten Schulbetrieb und ist Drehscheibe für alle schulischen Akteure.
Die Schuladministration beinhaltet sämtliche administrativen und organisatorischen Prozesse im Zusammenhang mit dem Schulbetrieb. Die dafür verantwortliche Schulverwaltung unterstützt die Schulführung und ist Anlauf- und Auskunftsstelle für die Schulleitungen, die Lehrpersonen, die Schülerinnen und Schüler, die Eltern, alle weiteren Mitarbeitenden der Schule sowie auch für den Gemeinderat, die Gemeindeverwaltung und die Öffentlichkeit.
Organisation und Zusammenarbeit
Organisation und Struktur des administrativ-organisatorischen Bereichs unterscheiden sich von Gemeinde zu Gemeinde und orientieren sich an den Gegebenheiten und Bedürfnissen vor Ort. Entscheide über die Ausgestaltung und die personelle Führung dieses Bereichs liegen grundsätzlich in der Autonomie der Gemeinden. Aufgrund der engen Zusammenarbeit mit der Schulleitung ist eine Anbindung der Schulverwaltung an die Struktur der Schulführung jedoch sinnvoll. In diesem Zusammenhang empfiehlt sich auch die Klärung der Stellvertretungsregelung.
Aufgabenbereiche und Delegationspotential
Die administrativen und organisatorischen Aufgaben einer Schule sind sehr vielfältig. Das Spektrum von Leistungen, die erbracht werden können, ist entsprechend gross und anspruchsvoll. Aufgabenbereiche können teilweise oder ganz an die Schulverwaltung delegiert werden. In welchem Mass dieses Delegationspotential genutzt wird, ist jedoch von Schule zu Schule unterschiedlich. Es hängt unter anderem von der Grösse und den strukturellen Rahmenbedingungen der Schule, von der Arbeitsgestaltung der beteiligten Personen sowie von deren Pensum und beruflicher Erfahrung ab.
Das Delegieren entbindet die Schulleitung nicht von der Führungsverantwortung. Diese wird wahrgenommen, indem geeignete Zielvereinbarungen getroffen und geeignete Informations- und Kontrollverfahren eingesetzt werden.
Administrativ-organisatorische Aufgaben im Schulbereich
Zu den administrativ-organisatorischen Aufgaben gehören unter anderem spezifische Sekretariatstätigkeiten, Personal- sowie Schülerinnen- und Schüleradministration, Tätigkeiten im Bereich Finanzen, ICT und Infrastruktur sowie Aufgaben anlässlich regelmässig wiederkehrender Abläufe und besonderer Anlässe.
Aufgaben im Zusammenhang mit Entscheiden im Schulbereich
Die Entscheidungsbefugnisse im Bereich der beschwerdefähigen schulischen Entscheide sowie im Bereich Personalrecht obliegen dem Gemeinderat. Viele dieser Entscheide kann er an ein Gemeinderatsmitglied oder an die Schulleitung delegieren (vgl. Delegation von Entscheidungskompetenzen). Unabhängig davon, ob der Gemeinderat von der Delegationsoption Gebrauch macht oder nicht, hat dies Auswirkungen im administrativ-organisatorischen Bereich, da beispielsweise zuhanden der Entscheidungsträger Akten aufbereitet werden müssen. Ob und inwieweit die gewählte Delegationspraxis Konsequenzen auf den administrativ-organisatorischen Bereich hat, ist sorgfältig zu beobachten und allenfalls im Pensum zu berücksichtigen.
Zusätzliche Aufgabenbereiche an der Schnittstelle von Schule und Gemeinde
Der Schuladministration können auch weitere Aufgabenbereiche zugeordnet werden, die ausserhalb des Aufgabenbereichs der Volksschule liegen. Dazu können gehören:
- Vermietung von Schulräumen
- Kontakte mit Hauswartung und Abteilung Bau
- Schnittstelle mit Schulsozialarbeit, Schuldiensten usw. pflegen
- Arbeiten im Zusammenhang mit der Organisation/Administration/Fakturierung von schulergänzenden Tagesstrukturen beziehungsweise Mittagstischen
- Schnittstellen zur Musikschule: Organisation der Anmeldungen zum lehrplanmässigen Instrumentalunterricht (Wahlfach der Volksschule für Schülerinnen und Schüler der 6.–9. Klasse und somit ein Angebot der Volksschule); wo Musikschulen keine eigenen Sekretariate haben, übernehmen Schulverwaltungen zum Teil auch die Organisation der Anmeldungen ausserhalb des Angebots der Volksschule.
Private Schulung
Die private Schulung steht unter staatlicher Aufsicht.
Diesbezüglich sind folgende Informationen für die Schulführung relevant:
- Aufnahme und Beendigung einer privaten Schulung sind gestützt auf die Verordnung über die Volksschule der Schulleitung mindestens 14 Tage im Voraus zu melden.
- Die Aufnahme einer privaten Schulung ist in der Regel nur auf Semesterbeginn möglich.
- Die Schulführung fordert die Eltern auf, den Nachweis des genügenden Unterrichts (regelmässiger, strukturierter Unterricht, Einhalten des Lehrplans, Leistungsnachweise der Kinder, u.a.) zu erbringen.
- Es besteht eine Meldepflicht durch die Schulführung an das Departement Bildung, Kultur und Sport (BKS).
- Die Überprüfung des genügenden Unterrichts erfolgt regelmässig durch die Schulaufsicht in Absprache mit der Schulführung vor Ort.